接收档案制度格式

接收档案制度格式一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，规范档案接收工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及所属单位档案的接收管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案接收工作合法合规。2.真实完整原则：保证接收的档案内容真实、准确，全面反映公司/组织各项活动的历史面貌。3.及时高效原则：及时接收各类档案，提高档案管理工作效率，为公司/组织各项工作提供有力支持。4.安全保密原则：确保档案在接收、整理、存储过程中的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案接收职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案接收工作计划和流程，明确接收标准和要求。2.组织开展档案接收培训工作，提高相关人员的档案管理意识和业务水平。3.对各部门及所属单位提交的档案进行审核、整理、编目和存储，建立健全档案管理数据库。4.定期对档案接收工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门及所属单位职责1.负责本部门及所属单位档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门规定的时间和要求，将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案接收过程中的相关工作，提供必要的协助和支持。三、档案接收范围（一）文书档案1.公司/组织各类会议文件、决议、纪要、通知等。2.公司/组织发布的各类规章制度、办法、细则等。3.公司/组织与上级主管部门、其他单位往来的文件、函件、报告等。4.公司/组织内部各部门之间的工作联系文件、请示、批复等。（二）人事档案1.员工入职、离职、调动等相关手续文件。2.员工薪酬、福利、考核、奖惩等人事资料。3.员工培训、学历、职称等相关证书及材料。4.员工劳动合同、保密协议等文件。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务预算、决算报告及相关文件。3.税务申报、缴纳等相关资料。4.财务审计报告、评估报告等文件。（四）业务档案1.公司/组织各类业务项目的立项、审批、实施、验收等文件。2.业务合同、协议、订单等商务文件。3.业务往来信函、传真、电子邮件等通讯记录。4.业务数据统计报表、分析报告等资料。（五）科技档案1.公司/组织科研项目的立项、研究、成果鉴定等文件。2.技术图纸、工艺文件、操作规程等技术资料。3.设备采购、安装、调试、维护等相关文件。4.知识产权相关文件，如专利证书、商标注册文件等。（六）其他档案1.公司/组织重大活动、突发事件的相关文件和资料。2.公司/组织荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的相关材料。3.其他具有保存价值的文件和资料。四、档案接收要求（一）档案内容要求1.档案应真实反映公司/组织各项活动的实际情况，数据准确、逻辑清晰。2.档案材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件等，确保档案的完整性。3.档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案保存要求。（二）档案整理要求1.按照档案管理部门规定的分类标准和编号规则，对档案进行分类整理和编号。2.编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的可读性。（三）档案移交要求1.各部门及所属单位应在规定时间内将整理好的档案移交至档案管理部门，不得拖延。2.移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案名称、数量、移交日期等信息，并由双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。五、档案接收流程（一）档案收集1.各部门及所属单位指定专人负责档案收集工作，定期对本部门及所属单位产生的档案进行收集整理。2.收集档案时，应确保档案资料的齐全完整，对不符合要求的档案及时进行补充和完善。（二）档案整理1.各部门及所属单位按照档案管理部门规定的分类标准和编号规则，对收集到的档案进行分类整理和编号。2.编制档案目录，将档案名称、编号、日期、保管期限等信息录入档案管理系统，建立电子档案目录。（三）档案审核1.档案管理部门对各部门及所属单位移交的档案进行审核，重点审核档案内容的真实性、完整性、准确性和规范性。2.对审核中发现的问题，及时反馈给移交部门，要求其限期整改。整改完成后，重新提交审核。（四）档案接收1.经审核合格的档案，档案管理部门办理接收手续，将档案移交至档案库房进行存储。2.档案管理人员对接收的档案进行登记，建立档案台账，记录档案的名称、编号、接收日期、保管期限等信息。（五）档案存储1.根据档案的保管期限和重要程度，对档案进行分类存储，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。六、档案保管期限（一）永久保管1.公司/组织设立、合并、分立、撤销、解散或破产等重大事项的相关文件。2.公司/组织年度财务决算报告、审计报告等重要财务文件。3.公司/组织重要的人事任免文件、员工档案等。4.公司/组织重大业务项目的立项、审批、实施、验收等全过程文件。5.公司/组织获得的国家级、省部级荣誉证书及相关文件。（二）定期保管1.保管期限为30年的档案：公司/组织一般性的会议文件、决议、纪要等。公司/组织发布的一般性规章制度、办法、细则等。公司/组织与上级主管部门、其他单位往来的一般性文件、函件、报告等。公司/组织内部各部门之间的一般性工作联系文件、请示、批复等。公司/组织一般性的业务合同、协议、订单等商务文件。公司/组织一般性的业务数据统计报表、分析报告等资料。2.保管期限为10年的档案：公司/组织临时性的会议文件、决议、纪要等。公司/组织发布的临时性规章制度、办法、细则等。公司/组织与上级主管部门、其他单位往来的临时性文件、函件、报告等。公司/组织内部各部门之间的临时性工作联系文件、请示、批复等。公司/组织临时性的业务合同、协议、订单等商务文件。公司/组织临时性的业务数据统计报表、分析报告等资料。七、档案利用与借阅（一）档案利用1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记表上签字，不得擅自涂改档案内容或抽取、撤换档案材料。（二）档案借阅1.公司/组织外部单位因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅单位名称、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并提供单位介绍信或相关证明材料，经公司/组织主管领导签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应与借阅单位签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务，确保档案的安全归还。3.借阅档案时，借阅人员应按照档案借阅协议的要求，妥善保管档案，不得转借、复印、泄露档案内容。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。八、档案保密与安全（一）档案保密1.档案管理人员应严格遵守保密规定，对档案内容进行保密，不得泄露给无关人员。2.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密制度，不得擅自复制、传播档案内容。3.对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案信息安全。（二）档案安全1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全存储。2.定期对档案库房进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案库房的安全环境。3.档案管理人员应定期对档案进行盘点，核对档案数量和存储情况，确保档案的完整和安全。九、档案信息化管理（一）档案数字化1.按照国家有关档案数字化的标准和要求，对公司/组织重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案数字化过程中，应确保档案内容的准确性和完整性，对数字化档案进行备份存储，防止数据丢失。（二）档案信息系统建设1.建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等全过程信息化管理。2.档案信息管理系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全和保密。（三）档案信息化利用1.公司/组织内部各部门可通过档案信息管理系统查阅、利用档案资料，提高档案利用效率。2.档案管理部门应定期对档案信息管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据的准确性。十、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，组成档案鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实价值和法律价值，确定档案的存毁。（二）档案销毁1.经鉴定需