学校档案制度建设

学校档案制度建设一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职员工。（三）档案定义学校档案是指学校在招生、教学、科研、管理、服务等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）基本原则1.集中统一管理原则。学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案。2.完整准确原则。确保档案内容的完整性和准确性，如实反映学校各项工作的历史面貌。3.安全保密原则。采取有效措施，保障档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为学校各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理体制与职责（一）档案管理机构学校设立综合档案室，作为学校档案管理的职能部门，归口管理全校档案工作。综合档案室在校长办公室领导下开展工作。（二）职责分工1.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导和监督学校各部门、各单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供档案资料支持和服务。做好档案的安全保密工作，确保档案的安全与完整。完成学校领导交办的其他档案工作任务。2.各部门、各单位职责负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确和系统。按照学校档案管理规定，定期向综合档案室移交档案。明确一名档案工作兼职人员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理和协调，并接受综合档案室的业务指导和监督。积极配合综合档案室开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与归档（一）收集范围学校档案的收集范围涵盖学校工作的各个方面，主要包括：1.党群工作类：党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、统战工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：学校行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障等方面形成的文件材料。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程建设、教材管理、教学实践、教学成果等方面形成的文件材料。4.学生管理类：学生招生、学籍管理、奖惩管理、就业指导等方面形成的文件材料。5.科学研究类：科研项目申报、研究过程、科研成果等方面形成的文件材料。6.基本建设类：学校基本建设规划、项目审批、工程设计、施工管理、竣工验收等方面形成的文件材料。7.仪器设备类：仪器设备购置、验收、使用、维护、报废等方面形成的文件材料。8.外事工作类：学校对外交流合作、外事活动、外籍人员管理等方面形成的文件材料。9.声像档案类：学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。10.电子档案类：学校在各项工作中形成的电子文件、数据等。（二）归档要求1.各部门、各单位应按照档案形成的规律和特点，及时收集、整理本部门、本单位的档案材料，确保档案的齐全完整。2.归档的文件材料应真实、准确、系统，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.归档的文件材料应按照规定的分类方案和编号方法进行整理、编目，便于保管和利用。4.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。电子档案应采用通用格式存储，并按照档案管理要求进行备份。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档完毕。2.教学档案、科研档案等应在项目结束或学年终了后三个月内归档完毕。3.基建档案、设备档案等应在项目竣工验收后一个月内归档完毕。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度：按照文件材料形成的年度进行分类。2.机构（问题）：按照学校内部机构设置或问题性质进行分类。3.保管期限：根据档案的价值和保存意义，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。短期保管：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（三）整理步骤1.装订：对归档的纸质文件材料进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。2.分类：按照分类方法，将文件材料进行分类。3.编号：对每一类文件材料编制顺序号，以便于查找和管理。4.编目：填写卷内文件目录、备考表等，对卷内文件材料进行详细登记和说明。5.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息。五、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具与排列1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架等，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案应按照分类方案进行排列，同一类档案应按照保管期限、年度顺序依次排列。3.档案架应标注架号、层号，档案盒应标注全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、盒号等信息。（三）档案保管期限的划分与调整1.档案保管期限的划分应根据档案的价值和保存意义，按照本制度规定的标准进行确定。2.对已确定保管期限的档案，应定期进行复查，根据档案的实际价值和学校工作需要，及时调整保管期限。3.档案保管期限的调整应履行审批手续，由综合档案室提出意见，报学校领导批准后执行。（四）档案的清点与检查1.综合档案室应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.档案清点和检查应每年进行一次，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对发现的问题应及时采取措施进行处理。3.档案清点和检查应做好记录，对档案的变化情况进行详细记载。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对学校档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性检查。2.档案的价值评估，包括档案对学校教学、科研、管理等工作的查考利用价值，以及对社会的历史文化价值。3.档案保管期限的合理性审查，根据档案的实际情况，确定是否需要调整保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案的题名、年度、机构（问题）、保管期限、卷号、数量等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.《档案销毁清册》报学校领导审批后，由综合档案室组织实施销毁。4.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息彻底销毁。销毁过程应进行记录，监销人员应在销毁记录上签字。5.已销毁的档案应在《档案销毁清册》上注明销毁日期，并永久保存。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。3.档案鉴定、销毁等工作情况。（二）统计方法综合档案室应建立档案统计台账，定期对档案工作各项数据进行统计，并填写相关统计报表。统计报表应做到数据准确、内容完整、报送及时。（三）统计分析与报告综合档案室应定期对档案统计数据进行分析，总结档案工作经验和存在的问题，提出改进措施和建议。同时，应按照学校要求，定期撰写档案统计分析报告，为学校领导决策提供参考依据。八、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度。2.服务学校中心工作原则。档案利用工作应紧密围绕学校教学、科研、管理等中心工作，为学校各项事业发展提供有力支持。3.方便利用原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。（二）利用范围1.学校内部各部门、各单位因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用相关档案。2.外单位因工作需要，经学校批准，可查阅利用学校相关档案。3.个人因特殊情况需要查阅利用本人档案的，按照学校有关规定办理手续。（三）利用手续办理1.校内各部门、各单位查阅利用档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经本部门、本单位负责人签字后，到综合档案室办理查阅手续。2.外单位查阅利用档案，应提前向学校提出申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经学校主管领导批准后，持单位介绍信到综合档案室办理查阅手续。3.个人查阅利用本人档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门、单位负责人签字后，到综合档案室办理查阅手续。4.查阅利用档案时，利用者应遵守档案查阅场所的规定，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。如需复印、摘录档案内容，应经综合档案室同意，并按照规定办理相关手续。（四）档案的借阅1.因工作需要长期使用档案的，可办理档案借阅手续。借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经本部门、本单位负责人签字后，报综合档案室负责人审批。2.档案借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时，借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出学校。如遇特殊情况需要带出学校的，应经学校主管领导批准。4.借阅者归还档案时，应认真检查档案是否完整无损，如有损坏或丢失，应及时报告并承担相应责任。（五）档案的出具证明1.学校各部门、各单位因工作需要，可申请综合档案室出具档案证明。申请出具档案证明应填写《档案证明申请表》，注明证明内容、用途等，经本部门、本单位负责人签字后，到综合档案室办理。2.综合档案室应根据档案记载，如实出具档案证明，并加盖学校档案专用章。3.档案证明应注明使用范围和有效期限，不得擅自涂改或扩大使用范围。九、电子档案管理（一）电子档案的收集与归档1.学校各部门、各单位应按照电子档案管理要求，及时收集、整理本部门、本单位在各项工作中形成的电子文件，并进行归档。2.电子档案的归档应遵循电子文件的形成规律和特点，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。电子档案应采用通用格式存储，并按照档案管理要求进行备份。3.电子档案的归档应与纸质档案同步进行，确保电子档案与纸质档案的一致性。（二）电子档案的整理与存储1.电子档案应按照年度机构（问题）保管期限分类法进行整理，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。3.电子档案存储设备应标明存储内容、存储时间、保管期限等信息，便于管理和查找。（三）电子档案的利用与安全