档案法归档制度

档案法归档制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和科学化。2.真实完整原则归档的文件材料应真实反映本公司/组织各项工作活动的实际情况，内容完整，手续完备，不得擅自涂改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，对档案进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案信息的泄露。二、归档范围（一）行政管理类1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照文件。2.公司/组织制定的各项规章制度、管理办法、工作流程等文件。3.公司/组织召开的各类会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.公司/组织的工作计划、总结、汇报材料等文件。5.公司/组织的人事档案，包括员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等相关材料。6.公司/组织的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等文件。7.公司/组织的合同档案（含劳动合同、业务合同、租赁合同等），包括合同文本、审批表、履行情况记录等。8.公司/组织的行政公文，包括请示、报告、批复、函等文件。9.公司/组织的印章管理文件，包括印章使用登记记录、印章保管制度等。10.公司/组织的办公设备采购、使用、维护等相关文件。（二）业务管理类1.公司/组织的业务规划、市场调研、项目策划等文件。2.公司/组织的业务合同执行过程中的相关文件，如订单、发货单、验收单、对账单等。3.公司/组织的产品研发、生产、质量控制等相关文件，包括研发报告、生产工艺文件、质量检验报告等。4.公司/组织的销售业务文件，包括销售合同、销售报表、客户信息等。5.公司/组织的采购业务文件，包括采购合同、采购订单、供应商信息等。6.公司/组织的物流业务文件，包括运输合同、仓储记录、物流报表等。7.公司/组织的售后服务业务文件，包括客户投诉处理记录、维修记录、回访记录等。8.公司/组织的业务培训文件，包括培训计划、培训教材、培训记录等。9.公司/组织的业务合作协议、合作项目总结等文件。（三）科技项目类1.公司/组织承担的各类科技项目立项文件，包括项目申请书、可行性研究报告、项目批复等。2.科技项目研究过程中的相关文件，如研究方案、实验记录、数据统计分析报告等。3.科技项目成果文件，包括专利证书、软件著作权证书、科技成果鉴定证书、论文发表情况等。4.科技项目验收文件，包括验收申请、验收报告、验收意见等。（四）基本建设类1.公司/组织基本建设项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。2.基本建设项目设计文件，包括初步设计、施工图设计等文件。3.基本建设项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。4.基本建设项目施工过程中的相关文件，如施工组织设计、工程变更记录、工程质量检验报告等。5.基本建设项目竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程审计报告等。（五）声像电子类1.公司/组织重要活动、会议、项目等的照片、录像资料。2.公司/组织自制的电子文件，包括文档、表格、图表、演示文稿等。3.公司/组织购买或接收的电子资料，如软件、数据库、电子图书等。4.公司/组织网站建设、维护过程中的相关文件，如网站规划方案、网页设计文件、网站更新记录等。三、归档要求（一）文件材料的形成与积累1.各部门及员工应在工作活动中及时形成和积累文件材料，确保文件材料的真实、完整、准确。2.对于重要文件材料，应进行备份，防止文件丢失或损坏。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应按照分类方案进行整理，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。2.每份文件材料应齐全完整，如有破损、缺页等情况，应进行修补或复制。3.文件材料应采用统一的纸张规格和书写材料，字迹应清晰、工整。（三）文件材料的装订1.归档的文件材料应进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。2.装订时应去除金属物，对于纸张较大的文件材料，应进行折叠，使其大小与档案盒规格一致。（四）文件材料的编目1.归档的文件材料应进行编目，编制档案目录，包括案卷题名、卷内文件目录、备考表等。2.案卷题名应准确概括卷内文件的主要内容，简明扼要，一般不超过50个字。3.卷内文件目录应包括文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，填写应准确、完整。4.备考表应填写卷内文件的整理情况、缺损情况、补充情况等内容。（五）文件材料的装盒1.归档的文件材料应装入档案盒，档案盒应采用统一规格，外观应整洁、牢固。2.档案盒应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目，填写应准确、清晰。3.同一全宗、同一保管期限、同一机构（问题）的档案应装入同一档案盒，并按照顺序排列。四,归档时间（一）定期归档1.行政管理类文件材料应在次年上半年归档。其中，人事档案应在员工离职后一个月内归档；财务档案应按照会计年度归档，在次年3月底前归档完毕。2.业务管理类文件材料应在业务活动结束后一个月内归档。3.科技项目类文件材料应在项目验收后一个月内归档。4.基本建设类文件材料应在项目竣工验收后三个月内归档。5.声像电子类文件材料应在活动结束或项目完成后一个月内归档，并及时进行数字化处理，存储在电子档案管理系统中。（二）不定期归档对于突发性事件、临时性工作等形成的文件材料，应在事件结束或工作完成后及时归档。五、归档程序（一）收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，定期对本部门的文件材料进行清理和收集。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件、声像资料等各种载体形式。3.对于重要文件材料，收集人员应及时进行登记，并向档案管理部门移交。（二）整理1.档案管理部门收到各部门移交的文件材料后，应按照归档要求进行整理。2.整理过程中，档案管理人员应认真核对文件材料的内容和数量，确保文件材料的齐全完整。3.根据文件材料的分类方案，对文件材料进行分类、编号、编目、装订、装盒等工作。（三）鉴定1.档案管理部门应定期对已归档的文件材料进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由档案管理人员、业务部门负责人及相关专家组成的鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据文件材料的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，综合考虑确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（四）保管1.档案管理部门应按照档案的保管期限和分类方案，对档案进行妥善保管。2.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。对于破损、变质的档案，应及时进行修复或复制。（五）利用（一）查阅1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记工作（二）借阅1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。2.借阅人员应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、伪造、转借、丢失档案。如有违反，应承担相应的法律责任。（三）复制1.本公司/组织内部人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制数量等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，可以复制。2.档案管理人员应按照审批意见，为复制人员提供相应的档案，并做好复制登记工作。复制的档案应加盖档案管理部门公章，并注明“复制件”字样。六、监督与检查（一）监督1.公司/组织应建立档案管理监督机制，对各部门的档案管理工作进行监督检查。2.档案管理部门应定期对各部门的档案管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查1.公司/组织应定期对档案管理工作进行全面检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等方面。2.检查工作应由档案管理部门组织实施，检查人员应认真填写检查记录，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。七、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，公