大队部档案制度

大队部档案制度一、总则（一）目的为加强大队部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大队部各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：大队部档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则：档案应如实反映大队部各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案内容的完整无缺。4.保密性原则：对涉及机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置大队部设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善大队部档案管理制度。2.负责大队部各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁。6.积极开展档案的开发利用工作，为大队部各项工作提供档案信息支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。三、档案的收集（一）收集范围1.上级文件：包括党和国家领导人的重要指示、上级机关颁发的与大队部工作相关的文件、通知、通报等。2.大队部文件：大队部制发的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要等。3.工作记录：大队部各项工作的计划、总结、统计报表、工作日志等。4.会议资料：大队部组织召开的各类会议的通知、议程、记录、决议等。5.人事档案：大队部工作人员的履历表、任免文件、考核材料、工资档案等。6.财务档案：大队部的财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。7.业务档案：大队部在各项业务工作中形成的档案，如执法档案、项目档案、活动档案等。8.声像档案：大队部工作活动中的照片、录音、录像等资料。9.实物档案：大队部获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，符合档案管理的要求。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.收集的档案材料应及时移交档案管理部门，交接双方应办理交接手续。四、档案的整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.人事档案：按照干部档案管理的相关规定进行分类。3.财务档案：按照会计档案管理的相关规定进行分类。4.业务档案：根据不同业务类型进行分类，如执法档案按照案件类别分类，项目档案按照项目阶段分类等。5.声像档案：按照载体形式、内容主题等进行分类。6.实物档案：按照实物的类别、来源等进行分类。（二）整理方法1.文书档案：对收集到的文书材料进行分类、排序、编目、装订等工作，编制卷内目录和备考表。2.人事档案：按照干部档案管理的要求，对人事档案材料进行分类整理，建立档案目录，进行装订和装盒。3.财务档案：对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，编制档案清单，按照规定的期限进行装订和保管。4.业务档案：根据业务档案的分类标准，对业务工作中形成的档案材料进行整理，建立档案索引，便于查询和利用。5.声像档案：对照片、录音、录像等资料进行整理，标注拍摄时间、地点、人物、内容等信息，按照一定的顺序进行编号和存储。6.实物档案：对实物进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保存地点等信息，妥善保管。（三）编目要求1.档案编目应准确反映档案的内容和特征，便于档案的检索和利用。2.文书档案的卷内目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。3.人事档案的目录应包括档案材料名称、形成时间、份数等项目。4.财务档案的清单应包括档案名称、年度、保管期限等项目。5.业务档案的索引应包括档案编号、业务类别、项目名称、日期等项目。6.声像档案的编号应与文字说明相对应，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案管理室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要是反映大队部主要职能活动和历史面貌的重要文件；长期保管的档案期限为16年至50年；短期保管的档案期限为15年以下。2.人事档案、财务档案等按照国家有关规定确定保管期限。3.业务档案的保管期限根据业务工作的特点和需要确定。（三）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。六、档案的利用（一）利用范围1.大队部工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与大队部相关的档案，须经大队部领导批准。（二）利用手续1.大队部工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、内容、期限等，经大队部领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门同意。（三）利用反馈1.档案利用者查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用需求，为档案管理工作提供参考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合大队部工作实际，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的价值和保管期限。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点审查。3.征求相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经大队