档案工作保密制度

档案工作保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作的保密管理，确保公司档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案工作中涉及的保密管理活动。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，依法开展档案保密工作。2.预防为主原则：采取有效的预防措施，加强对档案工作各个环节的保密管理，防止档案信息泄露事件的发生。3.最小化原则：严格限定知悉档案信息的人员范围，确保档案信息仅在必要的范围内使用和流转。4.全程管控原则：对档案的形成、收集、整理、保管、利用、销毁等全过程进行保密管理，确保每个环节的安全。二、档案工作保密职责（一）公司管理层职责1.公司领导对档案工作保密管理负总责，确保档案保密工作所需的资源投入，协调解决档案保密工作中的重大问题。2.审批档案工作保密制度、保密工作计划和重大保密事项。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案工作保密制度，并组织实施。2.对公司各部门档案工作保密情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.组织开展档案工作人员的保密培训教育，提高保密意识和业务能力。4.负责档案的收集、整理、保管、利用等环节的保密管理工作，确保档案信息安全。5.对涉及重要机密的档案进行重点管理，采取加密存储、专人保管等措施。（三）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案工作保密管理的第一责任人，负责组织落实本部门的档案保密工作。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并确保档案信息的安全保密。3.对本部门员工进行档案保密教育，督促员工遵守档案保密制度。4.在档案形成、使用过程中，严格按照保密规定进行操作，确保档案信息不泄露。（四）档案工作人员职责1.严格遵守档案工作保密制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案信息的准确、完整和安全。3.对所管理的档案进行定期检查，发现问题及时报告并采取措施处理。4.不得擅自将档案带出工作场所，不得私自复制、传播档案信息。5.积极参加档案保密培训教育，不断提高保密意识和业务水平。三、档案的保密管理（一）档案的收集与整理1.在档案收集过程中，各部门应明确专人负责，确保档案的及时、完整收集。收集的档案应符合国家法律法规和公司相关规定，不得收集涉及非法、违规或敏感信息的档案。2.档案管理人员在整理档案时，应严格按照分类标准进行整理，确保档案的系统性和规范性。对涉及保密内容的档案，应进行单独标识和管理。3.在档案整理过程中，要注意保护档案的原始记录，不得擅自涂改、伪造档案内容。（二）档案的保管1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应实行专人管理，严格限制无关人员进入。档案管理人员应定期对档案库房进行检查，确保安全防护设施正常运行。3.对电子档案，应采用加密存储、备份等措施，确保电子档案的安全。同时，要定期对电子档案进行维护和更新，防止数据丢失或损坏。4.对涉及重要机密的档案，应实行专人专柜保管，严格限制查阅和使用权限。（三）档案的利用1.档案利用应遵循严格的审批程序，使用部门应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用时间等内容，经部门负责人审批后，报档案管理部门审核。2.档案管理部门根据审批情况，确定是否提供档案利用，并指定专人负责提供档案。提供档案时，应严格控制档案的查阅范围和使用期限，确保档案信息不被泄露。3.档案利用人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定场所。查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。4.如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。复制的档案应与原件具有同等的保密要求。（四）档案的借阅1.档案借阅应严格履行借阅手续，借阅人应填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等内容，经部门负责人审批后，报档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据借阅申请，核实借阅人的身份和借阅权限，确保借阅人符合规定要求。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非规定用途。归还档案时，应确保档案的完整和无损，如有损坏或丢失，应承担相应的责任。（五）档案的传递1.档案传递应通过安全可靠的方式进行，如专人送达、机要通信等。传递过程中，应确保档案的安全，防止档案丢失、损坏或泄露。2.对涉及重要机密的档案传递，应采取加密措施，如使用加密存储设备、加密传输软件等，确保档案信息在传递过程中的安全。（六）档案的销毁1.档案销毁应按照规定的程序进行，由档案管理部门定期对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.销毁意见经公司领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.档案销毁过程中，应做好记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等内容，记录应保存备查。四、保密监督与检查（一）监督检查机制1.公司建立档案工作保密监督检查机制，定期对各部门档案工作保密情况进行检查。检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案保管环境、档案利用审批程序等。2.档案管理部门负责组织实施保密监督检查工作，可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。检查人员应具备相应的专业知识和技能，检查过程中应做好记录。（二）违规处理1.对违反档案工作保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违反档案保密制度导致公司档案信息泄露，给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任，并要求其承担相应的赔偿责任。（三）整改措施1.对检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限和整改责任人。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整改措施，并认真组织实施。整改完成后，应向档案管理部门提交整改报告，由档案管理部门进行复查。五、保密教育与培训（一）教育与培训计划1.档案管理部门应制定年度档案工作保密教育与培训计划，并组织实施。教育与培训计划应根据公司实际情况和员工需求，确定教育与培训的内容、方式、时间等。2.教育与培训内容应包括国家有关法律法规、公司档案工作保密制度、保密意识和技能等方面的知识。（二）教育与培训方式1.采取多种形式开展档案工作保密教育与培训，如举办专题讲座、发放宣传资料、组织案例分析、开展保密知识竞赛等。2.定期组织档案工作人员参加外部专业培训，不断提高其业务水平和保密意识。（三）教育与培训效果评估1.建立档案工作保密教育与培训效果评估机制，对教育与培训效果进行定期评估。评估方式可包括考试、撰写心得体会、实际操作等。