档案岗规章制度

档案岗规章制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不得遗漏重要文件。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订档案管理规章制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：负责组织各部门收集、整理本部门形成的档案，并对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管：建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，对档案进行安全保管，防止档案损坏、丢失和泄密。4.档案利用服务：为公司各部门和员工提供档案查阅、借阅等利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料，并做好利用登记工作。5.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。6.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理，确保档案库存的合理性。7.档案业务指导：对各部门的档案管理工作进行业务指导，提高公司整体档案管理水平，确保各部门档案管理工作符合公司要求。8.档案统计与分析：负责档案的统计工作，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司决策提供数据支持。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政事务管理文件等。2.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等文件，人事任免文件，员工档案等。3.财务审计类：财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务文件等。4.市场营销类：市场调研、营销策划、广告宣传、销售合同等文件，客户资料，市场活动记录等。5.技术研发类：产品研发计划、技术方案、实验报告、专利文件、技术标准规范等。6.生产管理类：生产计划、生产调度、质量控制、设备管理、物资采购等文件，生产记录，产品检验报告等。7.项目管理类：项目立项、可行性研究报告、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。8.企业文化类：公司文化建设规划、活动记录，企业宣传资料，员工文化活动成果等。（二）档案编号档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构，具体编号规则如下：1.全宗号：由公司档案管理部门统一设定，代表公司档案全宗，用于区分不同来源的档案。2.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。3.保管期限：分为“永久”、“长期”（10年以上）、“短期”（10年以下），分别用“Y”、“C”、“D”表示。4.类别：根据档案分类，用两位数字表示相应类别，如“01”代表行政管理类，“02”代表人力资源类等。5.顺序号：按照档案形成时间顺序，从“0001”开始依次编号，用于区分同一类别下的不同档案。例如，一份2023年形成的行政管理类永久档案，其编号为：[全宗号]2023Y010001。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门职责：各部门负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并按照档案管理部门的要求，定期移交至档案管理部门。2.收集范围：包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、录音、录像等各种载体形式的文件材料，具体收集范围按照国家有关档案管理规定和公司实际情况确定。3.收集要求：各部门应确保收集的文件材料齐全、完整、真实，不得遗漏重要文件，并按照文件形成时间顺序进行整理，保持文件之间的有机联系。（二）档案整理1.整理原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。分类：将文件材料按照档案分类标准进行归类，确保同一类别的文件集中在一起。编号：为每份档案编制唯一的编号，编号应清晰、准确、规范，便于识别和查找。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索档案。装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，并具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。（二）档案存放1.分类存放：按照档案分类，将不同类别的档案分别存放在相应的档案架或档案柜中，并在显著位置标注档案类别、年度等信息，便于查找。2.排列顺序：同一类别的档案按照编号顺序依次排列，确保档案存放的系统性和逻辑性。3.电子档案存储：电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，建立电子档案存储目录，便于管理和检索。（三）档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限届满后，按照档案鉴定与销毁程序进行处理。（四）档案安全管理1.安全制度：建立健全档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房的日常巡查和安全检查，确保档案安全。2.人员出入管理：严格控制档案库房人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。档案管理人员进入库房时应做好登记，记录进入时间、离开时间等信息。3.设施设备维护：定期对档案保管设施设备进行维护和检查，确保防火、防潮、防虫、防盗等设施设备正常运行。如发现设施设备故障或损坏，应及时维修或更换。4.灾害防范：制定档案灾害应急预案，对可能发生的火灾、水灾、地震等灾害进行预防和应对。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应对灾害的能力。六、档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应遵守国家法律法规和公司规章制度，不得损害公司利益和他人合法权益。2.审批原则：公司员工因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理审批手续，经批准后方可进行利用。3.保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。（二）利用方式1.查阅：公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上做好记录。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。2.借阅：因工作需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。档案管理部门应根据借阅期限，及时提醒借阅人员归还档案。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记簿，对档案查阅、借阅等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人员、利用档案名称、利用目的、归还时间等信息。档案利用登记簿应定期整理归档，作为档案管理工作的重要资料保存。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对公司档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据国家有关规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估。鉴定标准应综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理部门按照档案保管期限，对库存档案进行初步筛选，将超过保管期限的档案列出清单，提交档案鉴定工作小组进行鉴定。2.详细审查：档案鉴定工作小组对初步筛选出的档案进行详细审查，逐份分析档案的保存价值，确定是否需要继续保存或销毁。3.形成鉴定意见：档案鉴定工作小组根据审查结果，形成档案鉴定意见，明确需要销毁的档案清单，并注明销毁原因和销毁方式。4.审批备案：档案鉴定意见经公司分管领导审批同意后，报上级主管部门备案。（四）销毁程序1.编制销毁清册：档案管理部门根据审批通过的档案鉴定意见，编制《档案销毁清册》，详细列出需要销毁的档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁实施：档案销毁应在指定地点进行，并由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。3.销毁记录：监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并注明销毁日期和销毁方式。《档案销毁清册》应作为档案管理工作的重要资料永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并按照档案整理要求进行分类、编号、编目等处理，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.数据录入与挂接：将档案目录信息和电子档案数据录入档案信息管理系统，并建立电子档案与纸质档案的对应关系，实现档案信息的快速检索和利用。3.系统维护与管理：定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。同时，加强对系统用户的管理，设置不同的用户权限，保证档案信息的安全性和保密性。4.电子档案备份与存储：按照规定对电子档案进行备份，并将备份数据存储在异地存储设备上，防止数据丢失。同时，建立电子档案存储目录，便于管理和检索。（三）信息化安全保障1.安全制度：建立健全档案信息化安全管理制度，明确档案信息化管理人员的安全职责，加强对档案信息管理系统的安全防护，确保档案信息安全。2.网络安全防护：采用防火墙、入侵检测系统等网络安全技术，防止外部网络攻击和非法入侵。同时，定期对网络设备进行检查和维护，确保网络畅通。3.数据安全管理：对档案信息管理系统中的数据进行加密处理，