学校档案调阅制度

学校档案调阅制度一、总则（一）目的为了加强学校档案的管理，规范档案调阅行为，保障档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体教职工、学生以及因工作需要调阅学校档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及教育行业相关标准，确保档案调阅工作合法合规。2.安全保密原则调阅档案过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、损毁、丢失等情况发生。3.服务利用原则在确保档案安全的前提下，最大限度地满足合理的档案调阅需求，为学校教学、科研、管理等各项工作提供支持。二、档案调阅范围（一）教学档案1.教学计划、教学大纲、课程表等教学管理文件。2.教师教案、教学课件、学生作业、考试试卷及成绩等教学过程记录。3.教学改革项目、教学成果奖等相关材料。（二）学生档案1.学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录等个人基本信息及在校表现材料。2.毕业生就业推荐表、就业协议书、毕业证书等就业相关材料。（三）行政管理档案1.学校行政公文、会议纪要、工作计划与总结等行政管理文件。2.人事档案（仅限符合规定调阅范围的部分信息），包括教职工履历表、任免文件、考核材料等。3.财务档案，如财务报表、账目凭证等（调阅需符合财务档案管理规定）。（四）科研档案1.科研项目申请书、立项批复、研究报告、成果鉴定材料等科研项目全过程文件。2.学术论文、著作、专利等科研成果材料。三、调阅申请与审批（一）校内人员调阅1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要调阅档案的，应填写《学校档案调阅申请表》，注明调阅档案的名称、内容、调阅目的、预计归还时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核同意后，提交至学校档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审批，对于符合调阅规定的申请，予以批准，并安排调阅事宜。（二）学生调阅1.学生因个人学习、就业等需要调阅本人档案的，应向学校档案管理部门提出申请，填写《学校档案调阅申请表》，并提供有效身份证明。2.档案管理部门审核通过后，可为学生办理调阅手续，但学生调阅档案仅限于与本人相关的部分，且不得擅自复印、传播档案内容。（三）校外单位或个人调阅1.校外单位或个人因工作需要调阅学校档案的，须提前向学校档案管理部门提交调阅申请函，说明调阅单位名称、调阅人姓名及联系方式、调阅档案的具体内容和用途、调阅时间等信息，并加盖单位公章。2.学校档案管理部门收到申请函后，进行严格审核。如认为调阅申请合理且符合相关规定，将申请提交学校主管领导审批。经主管领导批准后，与调阅单位或个人签订《档案调阅承诺书》，明确双方权利义务及保密责任等事项，方可办理调阅手续。四、调阅流程（一）预约登记1.调阅申请人通过电话、邮件或现场等方式向学校档案管理部门预约调阅时间。档案管理部门根据工作安排，确定具体调阅日期和时间段，并进行登记。2.预约成功后，调阅申请人应按照约定时间到达档案管理部门，不得擅自更改调阅时间。如遇特殊情况需要变更，应提前至少[X]小时告知档案管理部门。（二）调阅办理1.调阅人凭有效证件到档案管理部门办理调阅手续。档案管理人员核对调阅申请人身份及审批手续，确认无误后，提供相应档案供调阅人查阅。2.调阅人只能在档案管理部门指定的阅档室查阅档案，不得将档案带出阅档室。如需复印档案内容，应提前向档案管理人员提出申请，经批准后，由档案管理人员代为复印，并按规定收取复印费用。（三）归还档案1.调阅结束后，调阅人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员核对档案数量、完整性及是否有损坏等情况，确认无误后办理归还手续。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，调阅人应立即报告档案管理部门，并承担相应责任。档案管理部门将视情节轻重，按照有关规定进行处理。五、档案利用限制（一）查阅限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，严格按照国家相关法律法规及学校保密规定进行管理，未经批准，任何人不得查阅。2.档案原件一般不予外借，特殊情况需外借的，须经学校主管领导批准，并办理严格的外借手续，明确归还时间。外借期间，档案管理人员应跟踪档案去向，确保按时归还。（二）使用限制1.调阅人不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、批注档案内容。如需对档案内容进行引用、分析等，应在符合法律法规及学校规定的前提下进行，并注明档案来源。2.档案调阅过程中形成的复印件、摘录等材料，调阅人应妥善保管，不得随意传播。如需使用这些材料，应按照学校相关规定履行审批手续。六、档案安全与保密（一）安全保障1.档案管理部门应具备完善的档案保管设施，如档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存储环境安全。2.调阅档案时，档案管理人员应在场监督，防止调阅人违规操作。阅档室内应配备必要的桌椅、照明等设施，为调阅人提供良好的查阅条件。（二）保密措施1.档案管理人员应对调阅档案的人员进行保密教育，要求其严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.调阅档案过程中产生的废纸、复印件等废弃物，应统一回收处理，防止档案信息通过废弃物泄露。3.对于涉及重要机密的档案调阅，档案管理部门可采取特殊的保密措施，如安排专人陪同调阅、限制调阅时间和范围等。七、监督与检查（一）内部监督1.学校档案管理部门应定期对档案调阅情况进行自查，检查调阅申请审批手续是否完备、调阅流程是否规范、档案归还是否及时等。2.对自查中发现的问题，应及时进行整改，并记录整改情况。整改情况应定期向学校主管领导汇报。（二）外部监督1.学校接受上级教育主管部门及相关档案管理部门的监督检查，积极配合其对学校档案调阅制度执行情况的检查工作。2.对于监督检查中提出的意见和建议，学校应认真研究，及时采取措施进行改进，确保档案调阅制度的有效执行。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自调阅档案。2.违反调阅流程，如未按时归还档案、将档案带出指定阅档室等。3.违反档案利用限制规定，如擅自涂改、传播档案内容等。4.违反档案安全与保密规定，导致档案信息泄露、损毁等。（二）处理措施1.对于校内人员的违规行为，学校将视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降低岗位等级或撤职等处分。2.对于校外单位或个人的违规行为，学校将视情节轻重采取停止调阅、要求赔偿损失、解除调阅协议等措施，并可依法追究其法律责任。3.因违规行为给学校