规范档案保密制度

规范档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，特制定本制度。本制度旨在规范公司/组织内部档案管理流程，保障公司/组织的合法权益，维护正常的运营秩序，同时满足相关法律法规及行业标准的要求。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各分支机构以及全体员工。涵盖公司/组织在经营管理、业务活动、技术研发、财务核算等各个方面形成的各类档案，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案等。（三）基本原则1.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等敏感内容的档案进行严格保密，防止信息泄露给无关人员。2.完整性原则确保档案的内容完整、准确，不遗漏重要信息。档案的形成、收集、整理、归档等环节应严格按照规定程序进行，保证档案资料的真实性和可靠性。3.安全性原则采取必要的安全防护措施，保障档案的存储安全、传输安全和使用安全。防止档案因自然灾害、人为破坏、技术故障等原因而受损或丢失。4.可追溯性原则建立完善的档案管理记录，对档案的借阅、使用、归还等情况进行详细记录，以便在需要时能够追溯档案的流向和使用情况。二、档案保密管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案保密管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等日常管理工作，确保档案的安全与保密。3.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。4.对涉及保密档案的人员进行培训和教育，提高其保密意识和业务水平。5.协助有关部门和单位对涉及档案保密的违规行为进行调查和处理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.严格遵守公司/组织档案保密制度，对本部门形成的档案信息进行保密，不得擅自泄露。3.按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、使用等手续，确保档案的安全使用。4.对本部门员工进行档案保密教育，督促员工遵守档案保密制度。（三）员工职责1.严格遵守公司/组织档案保密制度，不得私自复制、传播、泄露档案信息。2.在工作中妥善保管自己使用的档案资料，不得随意丢弃或转借他人。3.如发现档案信息存在安全隐患或可能被泄露的情况，应及时报告档案管理部门或相关领导。4.积极配合档案管理部门的工作，按照要求提供必要的档案信息和协助。三、档案的分类与保密级别划分（一）档案分类1.行政档案包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.业务档案涵盖公司/组织在业务活动中形成的合同、协议、订单、业务报表、市场调研报告等。3.财务档案包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。4.技术档案涉及公司/组织的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。5.客户档案包括客户基本信息、业务往来记录、客户投诉处理资料等。6.其他档案如声像档案、荣誉证书、资质证明等。（二）保密级别划分1.绝密级涉及公司/组织核心商业秘密、重大技术机密、关键财务数据等，一旦泄露将给公司/组织带来极其严重的损失。绝密级档案应严格限制知悉范围，只有经过公司/组织最高管理层批准的特定人员才能接触。2.机密级包含重要业务信息、技术诀窍、敏感客户信息等，泄露后可能对公司/组织的业务发展、市场竞争等造成较大影响。机密级档案的知悉范围应控制在相关业务部门的核心人员以及需要知晓的特定管理人员范围内。3.秘密级涉及一般业务资料、内部管理信息等，泄露后可能对公司/组织的正常运营产生一定影响。秘密级档案的查阅和使用应遵循一定的审批程序，确保信息不被无关人员获取。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等，确保档案的完整性和及时性。2.对于重要文件和资料，应在形成后立即进行登记，并妥善保管，防止丢失或损坏。3.在收集档案过程中，要注意对文件的真实性、准确性和完整性进行审核，确保档案质量。（二）整理规范1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，确保同一类档案集中存放，便于查找和管理。2.编号编目为每一份档案编制唯一的编号，并建立详细的目录清单，注明档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。3.装订成册对于纸质档案，应根据档案的性质和数量进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于长期保存。4.数字化处理对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速查询和共享。同时，要确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。五、档案的存储与保管（一）存储环境1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等功能。档案架应排列整齐，便于档案的存放和取用。2.电子档案采用安全可靠的存储设备，如服务器、磁盘阵列等，并进行定期备份。存储设备应存放在干燥、通风、温度适宜的环境中，防止因环境因素导致数据丢失或损坏。3.声像档案根据档案的载体形式，选择合适的存储方式，如磁带、光盘等。同时，要注意对声像档案的保护，避免受到磁场、温度、湿度等因素的影响。（二）保管措施1.专人负责指定专人负责档案的保管工作，保管人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案保管流程和要求。2.定期检查定期对档案进行清查、盘点，检查档案的数量、质量和保管状况。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。3.安全防护安装必要的安全防护设备，如监控系统、门禁系统、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。同时，要加强对档案库房的日常管理，严禁无关人员进入。4.保密标识对保密档案应标明保密级别和保密期限，并采取相应的保密措施，如加密存储、限制访问等。六、档案的借阅与使用（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表应经所在部门负责人签字批准，并提交档案管理部门审核。（二）借阅审批1.档案管理部门根据借阅申请的内容和保密级别，进行严格审核。对于绝密级档案，必须经公司/组织最高管理层批准后方可借阅。2.审核通过后，档案管理部门应在《档案借阅申请表》上签署意见，并登记借阅档案的相关信息。（三）借阅期限1.借阅期限应根据档案的保密级别和使用需求合理确定，一般不得超过规定的期限。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并申请延期。（四）使用要求1.借阅人员必须严格遵守档案保密制度，不得擅自将档案转借他人或带出规定的使用范围。2.在使用档案过程中，应妥善保管，不得涂改、损坏、丢失档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门批准，并注明用途。3.使用完毕后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。七、档案的传递与交接（一）传递方式1.纸质档案传递通过专人送达、机要通信等方式进行传递，确保档案的安全和及时送达。传递过程中，应填写《档案传递登记表》，注明档案名称、数量、传递日期、接收人等信息。2.电子档案传递采用加密传输、安全存储介质等方式进行传递，确保电子档案在传输过程中的保密性和完整性。传递前，应对电子档案进行病毒查杀和数据校验，确保数据安全。（二）交接手续1.在档案传递或交接过程中，双方应办理详细的交接手续，明确档案的名称、数量、状态等信息。2.交接双方应在《档案传递登记表》或《档案交接清单》上签字确认，确保交接过程的准确性和可追溯性。八、档案的销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且确无继续保存价值的。2.因公司/组织业务调整、机构撤销等原因，导致相关档案不再需要的。3.档案存在严重损坏、变质等情况，无法修复且无利用价值的。（二）销毁审批1.档案管理部门应定期对档案进行清查，确定需要销毁的档案清单，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》应经所在部门负责人、档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字批准。对于涉及重要信息或敏感内容的档案销毁，还需报公司/组织最高管理层批准。（三）销毁方式1.纸质档案销毁采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应在档案管理部门指定的地点进行，并由专人负责监督。2.电子档案销毁通过专业的数据擦除软件对存储设备上的电子档案进行彻底删除，确保数据无法恢复。销毁后，应对存储设备进行格式化或物理损坏处理。（四）销毁记录1.对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。2.销毁记录应保存一定期限，以备查阅和审计。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对公司/组织内部各部门的档案管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对违反档案保密制度的行为进行严肃处理。（二）外部审计1.定期接受外部审计机构的审计，对公司/组织的档案管理情况进行全面审查，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准的要求。2.根据审计意见和建