广告公司档案制度

广告公司档案制度一、总则（一）目的为加强广告公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营、管理、业务发展等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括但不限于文件、合同、策划方案、设计图纸、影像资料、客户资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司各项活动，确保档案的完整性，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。3.负责建立档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.负责档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化管理和远程查阅。6.负责组织档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。7.负责为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。8.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受综合管理部门的业务指导。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交综合管理部门统一保管。4.在档案利用过程中，应严格遵守档案管理制度，履行借阅、归还手续，不得擅自复制、转借档案。（三）员工职责1.员工应妥善保管个人在工作中形成的各类文件资料，按照公司档案管理制度的要求，及时将应归档的文件资料移交所在部门的档案管理人员。2.在工作中需要查阅、借阅档案时，应按照规定程序办理手续，不得私自查阅、借阅档案。3.对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，应严格保密，不得泄露。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件资料，如营业执照、公司章程、股东会决议、变更登记申请书等。2.公司各项经营活动中形成的文件资料，包括但不限于广告策划方案、设计图纸、文案脚本、拍摄素材、广告投放合同、客户订单、财务报表等。3.公司内部管理文件，如管理制度、工作计划、工作总结、会议纪要、人事档案、培训资料等。4.公司与外部单位往来的文件资料，如合作协议、函件、介绍信、招投标文件等。5.公司获得的荣誉证书、资质证书、奖项等相关资料。6.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案收集范围，及时收集本部门及相关人员在工作中形成的各类文件资料，并进行初步整理。3.对重要文件资料，应进行备份或复制，确保档案的安全性。4.档案收集人员应定期将收集到的文件资料移交本部门的档案管理人员进行集中整理。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、业务类、财务类、人事类、客户类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和检索。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案（1）公司设立、变更、注销等过程中形成的重要文件资料。（2）公司年度财务决算报告、审计报告等重要财务文件。（3）公司与重要客户签订的长期合作协议、战略合作协议等。（4）公司获得的重大荣誉证书、资质证书等。（5）其他具有重要历史价值和长期利用价值的文件资料。2.长期保管的档案（1）公司日常经营活动中形成的重要文件资料，如广告策划方案、设计图纸、文案脚本等，保管期限为[X]年。（2）公司内部管理文件，如管理制度、工作计划、工作总结等重要文件，保管期限为[X]年。（3）公司与客户签订的一般业务合同，保管期限为[X]年。（4）其他具有一定保存价值的文件资料，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案（1）公司日常经营活动中形成的一般性文件资料，如会议纪要、通知、简报等，保管期限为[X]年。（2）公司内部管理文件，如一般性的工作计划、工作总结等，保管期限为[X]年。（3）其他保存价值较低的文件资料，保管期限为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等，确保纸质档案的安全存放。档案应按照类别、编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和管理。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒。2.控制档案库房的温湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。3.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材和安全设施，确保档案库房的安全。4.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定程序办理相关手续。（二）利用手续1.查阅档案（1）员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。（2）综合管理部门档案管理人员根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上做好记录。（3）查阅人员应在档案查阅室内查阅档案，不得将档案带出查阅室。如需复印档案，应经综合管理部门负责人批准，并按照规定办理复印手续。2.借阅档案（1）员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。（2）综合管理部门档案管理人员根据《档案借阅申请表》，对借阅档案进行审核，如符合借阅条件，应收取一定的押金，并在档案借阅登记簿上做好记录。（3）借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏档案。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密及客户隐私的档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅和对外提供。2.档案利用人员不得擅自复制、摘录、传播档案内容，如需复制、摘录档案内容，应经综合管理部门负责人批准。3.档案利用人员在利用档案过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向综合管理部门报告，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法1.直接鉴定法对档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的价值和保管期限。2.综合分析法结合公司的发展规划、业务需求、档案利用情况等因素，对档案进行综合分析，确定档案的价值和保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.经公司领导批准后，综合管理部门负责组织档案的销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.电子档案管理系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的电子档案管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理建立健全电子档案数据安全管理制度和技术措施保障体系，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。2.电子档案应按照档案分类标准