档案管理安保制度

档案管理安保制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理的安全保障，确保档案资料的完整性、准确性和保密性，防止档案信息泄露、损毁或丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的安全保障行为。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全置于首位，采取有效措施预防各类安全事故的发生。2.预防为主原则：强化安全防范意识，提前做好安全隐患排查和风险评估，及时采取预防措施。3.责任明确原则：明确各部门及人员在档案管理安保工作中的职责，确保责任落实到人。4.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理和安全保卫的法律法规及行业标准。二、档案管理安保职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理安保制度，并组织实施。2.定期对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和业务能力。3.负责档案存储场所的安全管理，包括设施设备的维护、环境条件的控制等。4.对档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节进行安全监督和检查。5.制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理安保制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，确保档案的整理、存放规范有序。3.做好档案存储场所的安全防范工作，如防火、防盗、防潮、防虫等。4.对档案的借阅、归还进行严格登记和管理，确保档案的安全流转。5.发现档案安全问题及时报告，并协助采取相应的处理措施。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并确保档案的安全。2.在档案形成过程中，严格按照档案管理要求进行操作，保证档案质量。3.配合档案管理部门做好档案管理安保工作，如提供必要的信息、协助进行安全检查等。三、档案存储场所安全管理（一）选址与布局1.档案存储场所应选择在安全、干燥、通风、防火、防盗等条件良好的区域。2.内部布局应合理，设置专门的档案库房、整理室、查阅室等功能区域，并保持通道畅通。（二）设施设备配备1.防火设施：配备火灾自动报警系统、灭火器材（如灭火器、消火栓等），并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.防盗设施：安装防盗门窗、监控摄像头、门禁系统等，监控系统应具备24小时不间断录像功能，录像资料保存期限不少于[X]天。3.防潮防虫设施：配备除湿机、防虫药品等，保持库房内湿度适宜，防止档案受潮、生虫。4.温湿度控制设施：安装温湿度调节设备，并配备温湿度监测仪器，将库房温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。5.档案存储设备：使用符合档案保管要求的档案柜、档案架等存储设备，并定期进行检查和维护，确保其牢固、完好。（三）环境条件要求1.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.严禁在库房内吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品。3.控制库房内的人员流动，无关人员未经许可不得进入库房。四、档案收集与整理安全管理（一）收集安全1.在档案收集过程中，应确保档案的真实性、完整性和准确性，防止虚假档案进入公司档案体系。2.收集人员应妥善保管所收集的档案，避免档案丢失、损坏或泄露。3.对于重要档案的收集，应采取必要的安全措施，如专人护送、加密存储等。（二）整理安全1.档案整理人员应严格按照档案整理规范进行操作，确保档案分类准确、编号清晰、装订整齐。2.在整理过程中，注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、损毁档案。3.整理现场应保持整洁有序，防止档案丢失或混淆。五、档案归档与保管安全管理（一）归档要求1.档案应及时归档，归档时应进行详细登记，包括档案名称、编号、来源、日期、保管期限等信息。2.归档的档案应按照规定的分类方法进行存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应进行备份存储，并确保备份数据的安全性和完整性。（二）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.定期对档案进行鉴定，对于超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。（三）日常保管1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案数量准确、状态良好。2.对于破损、褪色等有问题的档案，应及时进行修复或复制。3.建立档案保管台账，详细记录档案的出入库情况、保管状态等信息。六、档案利用安全管理（一）借阅管理1.严格执行档案借阅审批制度，借阅人需填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后方可借阅。2.借阅档案时，档案管理人员应与借阅人当面清点档案数量，并办理借阅登记手续，明确双方责任。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。（二）查阅管理1.设立专门的档案查阅室，为查阅档案提供必要的条件。2.查阅档案时，查阅人应在查阅室内进行，不得擅自将档案带出查阅室。3.档案管理人员应在现场进行监督，确保查阅过程中档案的安全。（三）归还管理1.借阅或查阅结束后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案数量和状态，如有损坏或丢失，应查明原因并追究借阅人的责任。2.归还的档案应按照原存放位置进行归档，确保档案管理的连续性。七、档案数字化安全管理（一）数字化流程安全1.在档案数字化过程中，应制定详细的数字化方案，明确各环节的安全要求和操作规范。2.对参与数字化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。3.数字化场所应具备必要的安全防护设施，防止数据泄露和设备损坏。（二）数据存储与传输安全1.数字化档案数据应进行加密存储，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。2.在数据传输过程中，应采用安全可靠的传输方式，如加密网络传输等，防止数据被窃取或篡改。（三）数据访问与使用安全1.严格控制对数字化档案数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相关数据。2.对数据的使用应进行详细记录，包括使用时间、使用人员、使用内容等信息。八、档案安全监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案管理安保工作进行全面检查，检查内容包括档案存储场所安全、档案整理归档情况、档案利用管理等。2.每月至少进行一次常规检查，每季度进行一次全面检查，并形成检查记录。（二）专项检查1.根据实际情况，适时开展档案安全专项检查，如在重要节日、重大活动前等。2.专项检查应针对特定的安全问题或风险点进行深入排查，确保档案安全。（三）问题整改1.对检查中发现的安全问题，应及时下达整改通知书，明确整改责任人和整改期限。2.整改责任人应按照要求认真进行整改，并及时将整改情况反馈给档案管理部门。3.档案管理部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。九、档案安全应急预案（一）应急组织机构成立档案安全应急领导小组，由公司分管领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，各相关部门负责人为成员。应急领导小组负责全面指挥和协调档案安全应急处置工作。（二）应急响应程序1.当发生档案安全事故或突发事件时，现场人员应立即报告档案管理部门负责人，并采取必要的应急措施，如保护现场、抢救档案等。2.档案管理部门负责人接到报告后，应立即启动应急预案，并向应急领导小组组长报告。3.应急领导小组组长接到报告后，应迅速组织相关人员进行应急处置，根据事故或事件的性质和严重程度，采取相应的应对措施，如抢险救援、信息上报、现场保护等。（三）应急处置措施1.火灾事故：立即启动火灾报警系统，组织人员使用灭火器材进行灭火，疏散档案和人员到安全区域，并及时拨打火警电话报警。2.盗窃事故：保护好现场，及时报警，配合公安机关进行调查，对丢失的档案进行登记和查找。3.自然灾害事故：如遇洪水、地震等自然灾害，应及时转移档案到安全地点，对受损档案进行抢救和修复。（四）后期处置1.事故或事件处置结束后，应及时对受损档案进行清理