科技档案移交制度

科技档案移交制度一、总则（一）目的为了加强公司科技档案的管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，便于科技档案的有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在科技活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于科研项目、技术改造、新产品开发、设备仪器等方面的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司科技档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.完整准确原则科技档案应如实反映科技活动的全过程，保证档案内容的真实、准确、完整。3.便于利用原则科技档案的整理和保管应便于查阅和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保科技档案的安全，防止档案信息的泄露。二、科技档案的形成与收集（一）科技文件材料的形成1.各部门在科技项目立项后，应明确项目负责人，并由项目负责人负责组织项目文件材料的形成工作。2.项目负责人应根据项目研究、开发、生产的进程，及时收集、整理项目文件材料，确保文件材料的真实、准确、完整。（二）科技文件材料的收集范围1.项目前期文件包括项目立项申请、可行性研究报告、项目批复文件、合同协议等。2.研究与开发文件包括实验方案、实验记录、研究报告、技术总结、图纸、图表等。3.产品生产文件包括产品设计文件、工艺文件、质量检验文件、生产记录等。4.设备仪器文件包括设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。5.其他相关文件包括项目验收文件、成果鉴定文件、获奖证书等。（三）收集要求1.及时性项目负责人应及时收集项目文件材料，确保文件材料与项目进程同步。2.完整性收集的文件材料应齐全完整，能够反映项目的全貌。3.准确性文件材料的内容应真实准确，数据可靠。三、科技档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循科技档案的形成规律，保持文件材料之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、编号规范、排列有序。（二）整理方法1.分类根据科技档案的内容和性质，按照项目、专业、时间等进行分类。2.组卷将具有内在联系的文件材料组成一卷或若干卷，每卷厚度适中，便于保管和查阅。3.编号对每卷科技档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.排列有序按照分类和编号顺序，将科技档案排列整齐，便于查找和利用。（三）归档要求1.归档时间项目完成后，项目负责人应在规定时间内将整理好的科技档案移交公司档案管理部门归档。2.归档手续移交时，应填写科技档案移交清单，双方签字确认。3.归档质量归档的科技档案应符合整理要求，内容完整、准确、系统，装订整齐，编目规范。四、科技档案的保管与保护（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保科技档案的安全保管。（二）保管要求1.分类存放按照科技档案的分类和编号顺序，将档案存放在相应的档案柜中，便于查找和管理。2.定期检查档案管理部门应定期对科技档案进行检查，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。3.数字化管理为了提高科技档案利用效率，公司应逐步推进科技档案的数字化管理，建立电子档案数据库。（三）保护措施1.防火档案库房应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并制定防火制度，严禁在库房内吸烟和使用明火。2.防潮档案库房应保持适宜的湿度，可采用除湿设备进行调节，防止档案受潮发霉。3.防虫档案库房应定期进行防虫检查，可采用防虫药品或物理方法进行防虫处理，防止档案被虫蛀。4.防盗档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范措施，防止档案被盗。五、科技档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则科技档案的利用应遵守国家有关法律法规和公司的规定。2.服务科研生产原则科技档案的利用应紧密围绕公司的科研生产活动，为公司的发展提供支持。3.严格审批原则利用科技档案应经过严格的审批程序，确保档案的安全和合理利用。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅科技档案，可到档案管理部门办理查阅手续。查阅时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。2.借阅公司内部人员因工作需要借阅科技档案，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标注、污损等。3.复制公司内部人员因工作需要复制科技档案，应填写复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制时，应在档案管理人员的监督下进行，复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门的印章。（三）利用审批程序1.查阅审批查阅科技档案时，查阅人应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门负责人审批。2.借阅审批借阅科技档案时，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人应根据档案的密级、重要程度等情况进行审批，必要时可报公司领导批准。3.复制审批复制科技档案时，复制人应填写复制申请表，注明复制目的、复制内容、复制数量等，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人应根据档案的密级、重要程度等情况进行审批，必要时可报公司领导批准。六、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则公司应定期对科技档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.科学鉴定原则鉴定工作应遵循科学的方法和标准，确保鉴定结果的准确性。3.严格审批原则鉴定结果应经过严格的审批程序，确保档案的销毁符合规定。（二）鉴定组织公司成立科技档案鉴定小组，由档案管理部门、技术部门、业务部门等相关人员组成。鉴定小组负责对科技档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性检查档案是否齐全完整，是否能够反映科技活动的全过程。2.档案的准确性检查档案内容是否真实准确，数据是否可靠。3.档案的有效性检查档案是否仍具有保存价值，是否已失去利用价值。（四）销毁程序1.编制销毁清单鉴定小组对失去保存价值的科技档案编制销毁清单，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等。2.审批销毁清单销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司领导批准。3.实施销毁经批准后，由档案管理