档案照片制度

档案照片制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案照片的管理，确保档案照片的真实性、完整性和系统性，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构在工作活动中形成的各类照片档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案照片实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.真实性原则档案照片应真实反映工作活动的实际情况，不得进行任何形式的伪造、篡改。3.完整性原则档案照片应全面记录工作活动的各个方面，包括时间、地点、人物、事件等，确保档案的完整性。4.系统性原则档案照片应按照一定的分类标准和编号规则进行整理，形成系统的档案体系，便于查阅和利用。二、档案照片的收集（一）收集范围1.公司/组织重要会议、活动的照片，包括会议现场、领导讲话、合影等。2.公司/组织重大项目、工程建设的照片，包括项目启动、建设过程、竣工等各个阶段的照片。3.公司/组织重要业务活动的照片，如市场推广、客户接待、业务培训等。4.公司/组织领导参加重要活动、考察调研的照片。5.反映公司/组织发展历程、文化建设、团队风貌等方面的照片。6.其他具有保存价值的照片。（二）收集要求1.照片应主题明确，图像清晰，色彩真实，能够准确反映拍摄内容。2.照片应注明拍摄时间、地点、人物、事件等基本信息，必要时还应提供简要的文字说明。3.照片的格式应为常见的图像格式，如JPEG等，分辨率应满足档案保存和查阅的要求。4.各部门、各分支机构应指定专人负责照片的收集工作，并及时将收集到的照片移交档案管理部门。（三）收集渠道1.公司/组织内部工作人员在工作活动中拍摄的照片。2.邀请专业摄影师拍摄的照片。3.从外部收集的与公司/组织相关的照片，如新闻媒体报道的照片、客户提供的照片等。三、档案照片的整理（一）分类标准档案照片按照以下类别进行分类：1.会议活动类包括公司/组织各类会议、活动的照片。2.项目工程类包括公司/组织重大项目、工程建设的照片。3.业务活动类包括公司/组织重要业务活动的照片。4.领导活动类包括公司/组织领导参加重要活动、考察调研的照片。5.发展历程类包括反映公司/组织发展历程、文化建设、团队风貌等方面的照片。6.其他类包括上述类别以外的具有保存价值的照片。（二）编号规则档案照片采用以下编号规则：编号由年份、类别代码、顺序号组成，中间用“”隔开。例如：2023HD001，表示2023年会议活动类的第1张照片。（三）整理步骤1.筛选对收集到的照片进行筛选，剔除不符合要求的照片，如模糊不清、主题不明确等。2.标注对筛选后的照片进行标注，注明拍摄时间、地点、人物、事件等基本信息，并根据需要添加简要的文字说明。3.分类按照分类标准对照片进行分类，将同一类别的照片放在一起。4.编号按照编号规则对照片进行编号，确保每张照片都有唯一的编号。5.装订对于数量较多的照片，可以进行装订成册，便于保存和查阅。装订时应注意照片的顺序和编号，确保与档案目录一致。四、档案照片的保管（一）保管场所档案照片应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）保管方式1.照片应按照分类和编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.对于重要的照片，可以采取备份存储的方式，如刻录光盘、存储在移动硬盘等，以防止照片丢失或损坏。3.档案库房应定期进行检查和清理，确保照片的安全和完整。（三）保管期限档案照片的保管期限根据其重要程度和保存价值确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的照片反映公司/组织重大历史事件、重要决策、核心业务等方面的照片，以及具有重要纪念意义和历史价值的照片。2.长期保管的照片反映公司/组织主要发展阶段、重要业务活动、团队建设等方面的照片，保管期限为30年。3.短期保管的照片反映公司/组织日常工作活动、一般性业务等方面的照片，保管期限为10年。五、档案照片的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案照片。2.公司/组织对外宣传、文化建设、项目申报等需要使用档案照片。3.法律诉讼、审计等需要提供档案照片作为证据。（二）利用流程1.申请利用部门填写档案照片利用申请表，注明利用目的、照片编号、利用时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.审批档案管理部门对利用申请表进行审核，报分管领导审批。3.查阅经审批同意后，利用部门到档案管理部门查阅档案照片。查阅时应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自翻拍、复制照片。4.归还利用完毕后，利用部门应及时将档案照片归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用限制1.档案照片的利用应严格遵守国家法律法规和公司/组织的相关规定，不得用于任何违法违规或损害公司/组织利益的活动。2.未经档案管理部门同意，不得擅自将档案照片提供给外部单位或个人。3.档案照片的复制应按照规定的程序进行，复制件应与原件一致，并注明复制日期、复制人等信息。六、档案照片的鉴定与销毁（一）鉴定档案管理部门应定期对档案照片进行鉴定，确定其保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和相关专家组成的鉴定小组进行。（二）销毁1.对于已过保管期限且确无保存价值的档案照片，应填写档案照片销毁申请表，并经鉴定小组审核、分管领导批准后进行销毁。2.档案照片的销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，确保照片信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、照片编号、数量等信息，并由监销人员签字确认。七、监督与检查（一）监督机制公司/组织应建立健全档案照片管理的监督机制，定期对档案照片的收集、整理、保管、利用等情况进行检查，确保档案照片管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案照片的收集是否齐全、完整，是否符合收集要求。2.档案照片的整理是否规范，分类是否准确，编号是否唯一。3.档案照片的保管是否安全，保管场所和保管方式是否符合要求。4.档案照片的利用是否合规，利用流程是否规范。5.档案照片的鉴定与销毁是否按照规定进行。（三）问题处理对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。对违反档案照片管