档案馆报送制度

档案馆报送制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，规范档案报送工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在档案形成、整理、报送过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案报送工作必须严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.真实准确原则：报送的档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，数据准确、内容完整。3.及时高效原则：各部门应按照规定的时间和要求及时报送档案，提高档案管理工作效率，保障档案信息的时效性。4.安全保密原则：加强档案报送过程中的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案的安全性。二、档案报送职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案报送制度，并组织实施和监督检查。2.指导各部门档案整理和报送工作，提供档案业务培训和咨询服务。3.负责接收、整理、保管各部门报送的档案，建立健全档案管理体系，确保档案的有序存放和有效利用。4.定期对档案进行鉴定、统计和编研工作，为公司/组织各项工作提供档案信息支持。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案报送工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和报送工作。2.明确本部门档案管理人员，负责具体落实档案报送工作，确保档案整理规范、报送及时。3.严格按照档案报送制度的要求，对本部门形成的各类档案进行分类整理，确保档案资料齐全、完整，并按时向档案管理部门报送。三、档案报送范围（一）文书档案1.公司/组织各类红头文件、请示报告、会议纪要、决议决定等。2.部门之间的往来函件、通知、通报等。3.重要工作的计划、总结、汇报材料等。（二）合同档案1.各类业务合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同等等。2.合同的审批文件、补充协议、变更记录等相关资料。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务审计报告、税务申报资料、资金往来记录等。（四）人事档案1.员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利文件等。2.员工培训记录、考核评价材料、晋升任免文件等。3.员工奖惩记录、离职手续文件等。（五）项目档案1.项目立项文件、可行性研究报告、项目预算等。2.项目实施过程中的各类文件、技术资料、会议记录等。3.项目验收文件、总结报告等。（六）其他档案1.公司/组织获得的荣誉证书、资质证明等。2.涉及公司/组织重大活动、重要事件的相关文件和资料。3.其他具有保存价值的文件、资料和物品。四、档案报送要求（一）整理要求1.各部门应按照档案分类标准对档案进行分类整理，确保档案类别清晰、编号准确。档案分类可参考以下标准：年度分类法：按照文件形成的年度进行分类。组织机构分类法：按照公司/组织内部的部门机构进行分类。问题分类法：按照文件内容所反映的问题进行分类。2.每份档案应编制清晰准确的标题，概括档案的主要内容。3.档案应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度等，便于查找和管理。4.对于破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（二）报送时间要求1.常规档案应在每年[具体时间]前报送至档案管理部门。2.重要紧急档案应在事件结束后[规定天数]内及时报送。3.对于临时交办的档案报送任务，应按照要求的时间节点完成报送。（三）报送方式要求1.纸质档案应一式[份数]份，统一装订成册，并在档案封面加盖部门印章。2.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，并通过公司内部网络或指定的存储介质报送至档案管理部门。电子档案命名规则如下：年份：四位数字表示，如“2023”。部门代码：按照公司/组织内部规定的部门代码填写。档案类别代码：根据档案分类标准填写相应的类别代码。流水号：按照档案形成的顺序依次编号。文件名：概括档案主要内容的名称。例如：“20230101001_合同_采购合同_001_XX项目采购合同”3.涉及保密内容的档案，应按照保密规定进行加密处理，并通过加密传输方式报送。（四）报送内容要求1.报送的档案应齐全完整，不得遗漏重要文件和资料。2.档案内容应真实可靠，不得篡改、伪造档案信息。3.对于需要说明的档案内容，应在档案目录或备注中详细注明。五、档案报送流程（一）档案收集1.各部门档案管理人员负责日常档案的收集工作，确保各类文件资料及时归档。2.对于重要会议、活动形成的档案，应在会议结束或活动完成后及时收集相关资料，确保档案的完整性。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案整理要求对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.在整理过程中，对不符合要求的档案应及时与相关人员沟通，补充完善档案内容。（三）档案审核1.各部门负责人对本部门报送的档案进行审核，确保档案内容真实、整理规范。2.审核通过后，在档案封面加盖部门审核章，并签字确认。（四）档案报送1.各部门按照规定的时间和方式将审核后的档案报送至档案管理部门。2.档案管理部门收到报送的档案后，应进行认真核对，如发现问题及时与报送部门沟通解决。六、档案接收与处理（一）接收登记1.档案管理部门设立专门的档案接收登记簿，对各部门报送的档案进行详细登记。登记内容包括：报送部门、档案类别、数量、报送时间、交接人等。2.在接收档案时，接收人员应与报送人员当场核对档案数量和内容，确保交接无误。（二）质量检查1.档案管理部门对接收的档案进行质量检查，检查内容包括档案整理是否规范、内容是否完整、报送方式是否符合要求等。2.对于不符合质量要求的档案，应及时通知报送部门进行整改，整改合格后重新报送。（三）入库保管1.经检查合格的档案，按照档案分类体系进行入库保管。2.建立档案保管台账，记录档案的入库时间、存放位置、保管期限等信息。3.定期对档案进行盘点，确保档案的安全存放。七、档案保管期限与鉴定销毁（一）保管期限划分1.档案保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要包括：公司/组织的重要决策文件、年度财务报告、人事任免文件、重大项目档案等。3.定期保管的档案期限分为[X]年、[X]年、[X]年等，具体期限根据档案的性质和重要程度确定。（二）档案鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员以及档案专业人员组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，清册内容包括档案题名、年度、保管期限、档号、数量等。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核、公司/组织领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应在档案保管台账中注明销毁日期和销毁方式。八、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.档案利用应服务于公司/组织的各项工作，为领导决策、业务开展、历史研究等提供支持。（二）利用方式1.查阅利用：公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅利用：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[规定天数]，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定场所。2.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。3.查阅、借阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案报送工作进行监督检查，检查内容包括档案整理情况、报送时间、报送质量等。2.对于发现的问题及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将档案报送工作纳入公司/组织绩效考核体系，对各部门档案报送工作进行考核评价。2.考核指标包括档案报送的及时性、准确性、完整性、规范性以及档案利用效果等。