档案标准制度

档案标准制度一、总则（一）目的本档案标准制度旨在规范公司/组织档案管理工作，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，为公司/组织的各项工作提供有效的信息支持和保障，促进公司/组织的持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集和整理公司/组织在各项工作中形成的各种门类和载体的档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，提高档案检索和利用效率，为公司/组织的各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理规章制度。2.负责公司/组织各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程，提高档案管理工作效率和服务质量。6.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，确保档案的完整与安全。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的真实、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受公司/组织档案管理部门的业务指导和监督。3.在各项工作中，严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成、积累和归档工作，确保档案质量。4.积极配合公司/组织档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和霉变等情况发生。4.负责档案的检索工具建设，编制各类档案检索目录，提高档案检索效率，为档案利用提供便利。5.积极开展档案利用工作，热情接待档案查阅人员，按照规定提供档案信息和资料，做好档案利用登记和统计工作。6.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。7.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理工作，保证档案信息系统的正常运行。8.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，行政管理工作中形成的各类文件、会议纪要、工作计划与总结等。2.党群工作类：涵盖党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。3.经营管理类：涉及公司/组织经营决策、市场营销、财务管理、人力资源管理、物资管理等业务活动的文件资料。4.生产技术类：包含产品研发、生产工艺、质量管理、设备管理、技术改造等方面的技术文件和资料。5.基本建设类：有关公司/组织基本建设项目的立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等全过程形成的文件材料。6.科研项目类：公司/组织承担的科研项目从立项到结题过程中产生的各类科研文件，如项目申请书、研究报告、实验数据等。7.产品类：包括产品样本、产品说明书、产品质量认证文件等与公司/组织产品相关的资料。8.会计档案类：按照国家会计档案管理规定，收集整理的公司/组织会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。9.人事档案类：员工个人的履历、学历、职称、工资、奖惩、任免等人事资料。10.声像档案类：以照片、录音、录像等形式记录公司/组织重要活动和事件的声像资料。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号”的结构。2.全宗号：根据公司/组织档案管理的实际情况，由档案管理部门统一编制，用于标识公司/组织档案全宗。3.分类号：按照档案分类方案，对每一类档案赋予相应的分类代码，如行政管理类为“XZ”，党群工作类为“DQ”等。4.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。5.保管期限：分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。6.件号：在每一类档案中，按照文件材料的排列顺序从“1”开始依次编号。例如：一份行政管理类档案，全宗号为“01”，分类号为“XZ”，年度为“2023”，保管期限为“长期”，件号为“001”，其编号为“01XZ2023C001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等材料，均属收集范围。2.上级机关下发的与公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.公司/组织对外签订的合同、协议、意向书等文件。4.公司/组织内部形成的各类会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。5.产品研发、生产过程中产生的技术文件、图纸、工艺规程等。6.基本建设项目和科研项目形成的各类文件材料。7.员工个人在工作中形成的重要业务文件、成果报告等。8.反映公司/组织重大活动、重要事件的照片、录音、录像等声像资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集起来。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件的收集，应确保其原始性、完整性和可读性，按照规定格式进行存储，并做好备份。4.对于重要活动和项目，应同步收集相关的声像资料，确保声像资料与文字材料相互印证。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和裱糊，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、件号、页数、备注等项目。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息，如全宗号、分类号、年度、保管期限、起止件号等。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司/组织的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面的历史观点，从公司/组织的整体利益出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门业务骨干以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司/组织的主要职能活动和历史面貌。2.档案的保存价值大小，包括对公司/组织当前和未来工作的查考利用价值。3.档案的完整性和准确性。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年以上。3.短期保管：在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年以下。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。档案销毁清册应永久保存。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内配备必要的档案装具，如档案架、档案柜、档案盒等，并按照档案分类顺序进行排列，便于查找和管理。（二）保管要求1.对不同载体的档案应分别保管，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复；对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.建立档案保管统计制度，对档案的收进、移出、保管数量、保管状况等进行统计，及时掌握档案动态。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用工作必须遵守国家有关法律法规和公司/组织的档案管理制度。2.服务至上原则：以满足公司/组织各项工作需要为出发点，为利用者提供优质、高效的档案服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案信息安全，防止档案内容泄露。（二）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经公司/组织主管领导批准，查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要，依法查阅、借阅公司/组织档案。（三）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要确需将档案借出的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案管理部门印章。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量、查阅期限、复制份数等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。2.提高档案检索效率和利用水平，为公司/组织提供便捷、高效的档案信息服务。3.确保档案信息的安全存储和有效利用，促进档案管理工作与公司/组织业务工作的深度融合。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发或选用适合公司/组织档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等功能的信息化管理。3.数据安全管理：采取数据备份、数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息系统的数据安全和稳定运行。（三）信息化管理要求1.档案数字化应按照相关标准和规范进行操作，确保数字化档案的质量。2.档案信息系统应具备