档案联系制度

档案联系制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案信息的准确性、完整性和安全性，促进档案资源的有效利用，特制定本档案联系制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及档案管理与使用的相关工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.准确完整原则：档案的收集、整理、保管、利用等环节要保证信息准确无误，内容完整无缺。3.安全保密原则：高度重视档案安全，采取有效措施防止档案信息泄露、损毁和丢失，确保档案信息安全。4.高效利用原则：以方便公司/组织各项工作开展为目标，优化档案管理流程，提高档案利用效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划档案管理工作，指导各部门做好档案的收集、整理、归档等工作。3.集中保管公司/组织各类重要档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理。4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案质量。5.负责档案的借阅、查阅、利用等服务工作，按照规定办理相关手续。6.开展档案管理业务培训，提高公司/组织整体档案管理水平。（二）各部门职责1.设立兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、整理和初步分类工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案移交至档案管理部门，并确保档案资料的真实性和完整性。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的保管和利用工作，严格遵守档案管理制度。4.配合档案管理部门开展档案管理相关工作，如档案清查、统计等。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的具体收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案管理工作规范有序。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理工作质量和效率。4.做好档案利用服务工作，及时、准确地为利用者提供所需档案信息。5.保守档案机密，维护档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密事件发生。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与公司/组织相关的文件、指示、通知等。3.公司/组织对外签订的合同、协议、章程、招投标文件等。4.公司/组织内部的会议文件、工作报告、工作计划、统计报表等。5.员工的人事档案、培训档案、考核档案等。6.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的档案资料，确保档案形成后第一时间进行整理和归档。2.收集的档案资料应真实、完整、准确，不得涂改、伪造或擅自销毁。3.对于重要的档案资料，应采取多份备份或数字化存储等方式，确保档案安全。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等要素进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等类别。2.对每一类档案进行编号，建立档案目录，便于查找和管理。3.对档案进行装订、编页、编目等整理工作，确保档案整齐、规范。四、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管方式1.按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜进行存放；对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司/组织的重要历史文件、规章制度、合同协议等；长期保管的档案一般为10年至50年，如业务往来文件、财务报表等；短期保管的档案为1年至10年，如一般性的通知、报告等。3.档案管理部门应定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。五、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外部单位因合法合规的事由查阅公司/组织档案。3.员工因个人权益保障等合理需求查阅本人人事档案等相关档案。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以批准，并提供相应的档案查阅服务。2.外部单位查阅档案，需提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，说明查阅目的和范围，经公司/组织相关领导审批后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。3.员工查阅本人人事档案等相关档案，需填写《个人档案查阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。（三）利用限制1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等机密信息的档案，未经授权不得查阅、复制或传播。2.查阅档案时，严禁在档案上涂改、圈划、抽换、污损等，如需复制，应经档案管理部门同意，并按照规定进行复制。3.档案利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，提升档案服务质量。（二）信息化管理流程1.档案数字化录入：对纸质档案进行扫描，将扫描后的图像进行处理，转换为电子文档，并录入档案信息管理系统。2.数据存储与备份：将电子档案数据存储在服务器或存储设备上，并定期进行备份，确保数据安全。3.信息检索与利用：利用档案信息管理系统的检索功能，快速准确地查找所需档案信息，并提供在线查阅、下载等服务。4.系统维护与更新：定期对档案信息管理系统进行维护和更新，确保系统的稳定性和安全性，及时处理系统运行中出现的问题。（三）安全保障措施1.建立档案信息安全管理制度，明确信息化管理各环节的安全责任。2.采取数据加密、用户认证、访问控制等技术手段，保障档案信息的安全。3.加强对档案信息管理系统的安全防护措施，安装防火墙、杀毒软件等，防止网络攻击和病毒入侵。4.定期对档案信息化管理系统进行安全检查和评估，及时发现和消除安全隐患。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。2.鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，结合公司/组织实际情况，对档案进行全面审查。2.审查档案的内容是否仍具有参考价值、是否涉及重要业务和历史记录等。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，报公司/组织领导审批。2.审批通过后，档案管理部门会同相关部门共同实施档案销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由参与销毁人员签字确认。3.对于电子档案的销毁，应采用专业的数据擦除工具进行彻底删除，并进行备份记录。八、监督与检查（一）监督检查主体公司/组织内部设立档案管理监督检查小组，负责对档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用等环节的工作是否符合规定。2.档案管理工作质量，如档案的准确性、完整性、规范性等。3.档案安全保障措施的落实情况，包括库房设施设备运行、档案信息安全等方面。（三）问题处理与整改1.监督检查小组对发现的问题应及时记录，并下达《档案管理问题整改通知书》，明确整改要求和期限。