人事档案台账制度

人事档案台账制度一、总则（一）目的为了加强公司人事档案管理，规范人事档案台账制度，确保人事档案的完整性、准确性和安全性，为公司人力资源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理及相关台账的建立与维护。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实反映员工的实际情况，严禁虚假信息录入。2.完整性原则：全面收集员工各类人事信息，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护员工人事档案信息，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工人事变动及时更新档案内容和台账信息。二、人事档案管理职责（一）人力资源部门职责1.负责制定和完善人事档案管理制度及台账规范。2.集中管理公司全体员工的人事档案，确保档案资料的完整、准确和安全。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等日常管理工作。4.定期对人事档案进行清查、核对，及时发现和纠正档案管理中存在的问题。5.根据公司发展和管理需要，提供人事档案相关数据和信息支持。（二）各部门职责1.负责本部门员工人事档案材料的收集、整理，并及时移交人力资源部门。2.配合人力资源部门做好人事档案的查阅、借阅等工作，确保档案使用规范。3.对本部门员工人事信息的真实性、准确性负责，如有变动及时通知人力资源部门。三、人事档案内容（一）员工基本信息1.个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、专业技术资格证书复印件、职业资格证书复印件等相关证明材料。3.近期免冠一寸照片。（二）入职材料1.入职登记表，详细记录员工入职基本信息、应聘岗位、入职时间等。2.劳动合同，明确双方权利义务。3.入职体检报告，确保员工身体健康符合岗位要求。（三）岗位变动材料1.岗位调动申请表及审批文件，记录员工岗位变动情况。2.晋升、降职相关文件及审批记录。（四）薪资福利材料1.薪资调整申请表及审批文件，反映员工薪资变动情况。2.奖金发放记录、福利享受情况等相关材料。（五）培训与考核材料1.培训记录，包括参加培训的课程名称、时间、培训成绩等。2.绩效考核记录，如月度、季度、年度考核结果及评价意见。（六）奖惩材料1.奖励证书、表彰文件等，记录员工获得的各类奖励。2.违纪处分决定、检讨书等，记录员工受到的纪律处分情况。（七）离职材料1.离职申请表及审批文件，明确员工离职原因、离职时间等。2.离职交接清单，记录员工离职时工作交接情况。四、人事档案台账建立（一）台账种类1.员工档案清单台账：详细记录每位员工人事档案所包含的具体材料清单，便于查找和核对。2.档案借阅台账：记录档案借阅的时间、借阅人、归还时间等信息，确保档案借阅规范有序。3.档案查阅台账：登记档案查阅的日期、查阅人、查阅原因等内容，便于跟踪档案查阅情况。4.档案变动台账：根据员工人事变动情况，及时记录档案内容的增减变动信息，保证台账与档案实际情况一致。（二）台账内容填写要求1.基本信息准确完整：台账中各项信息必须准确无误，与人事档案内容一致，包括员工姓名、部门、岗位、入职时间等关键信息。2.变动记录清晰详细：对于档案变动情况，要详细记录变动日期、变动事项、相关审批文件编号等，确保变动过程可追溯。3.时间记录精确：涉及时间的信息，如借阅时间、查阅时间、入职时间等，要精确到具体日期和时刻，避免模糊不清。（三）台账建立流程1.人力资源部门指定专人负责台账的建立工作。2.根据人事档案管理系统或纸质档案内容，按照台账种类要求，逐份、逐人进行信息录入。3.建立初期，要对已有的人事档案进行全面清查核对，确保台账信息与档案实际情况相符。4.台账建立完成后，由人力资源部门负责人进行审核，确保台账信息准确无误后正式启用。五、人事档案整理与归档（一）整理原则1.按照档案内容的形成时间、重要程度等进行分类整理，保持档案的系统性和逻辑性。2.同一类别的档案材料应按照顺序排列，便于查阅和管理。（二）整理方法1.对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查找。2.去除档案材料中的金属物，如订书钉、回形针等，确保档案保存安全。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，保证档案内容清晰可读。（三）归档要求1.档案整理完成后，应及时归档到专门的档案柜或档案存储系统中。2.按照档案类别和员工姓名顺序进行排列存放，建立清晰的档案索引，便于快速定位查找。3.定期对归档档案进行检查，确保档案存放有序，无丢失、损坏等情况。六、人事档案保管（一）保管场所1.设立专门的人事档案保管室，确保保管室安全、通风、防潮、防火、防盗。2.保管室内应配备必要的档案柜、防火设备、防潮设备、防虫药品等。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，并定期进行备份。2.建立档案保管登记制度，详细记录档案的入库时间、存放位置、保管期限等信息。（三）保管期限1.员工人事档案的保管期限根据国家法律法规和公司规定执行。一般情况下，员工在职期间档案应长期保管；员工离职后，根据不同情况确定保管期限，如普通员工离职后档案保管[X]年，重要岗位员工离职后档案保管[X]年等。2.超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案管理的时效性和安全性。七、人事档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门内部人员因工作需要可查阅人事档案，但必须经过部门负责人批准。2.公司其他部门人员查阅人事档案，需填写查阅申请表，注明查阅原因，经本部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。3.公司高层管理人员因特殊工作需要查阅人事档案，可直接向人力资源部门提出申请，由人力资源部门负责人安排查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写查阅申请表，提交相关审批人签字同意。2.人力资源部门档案管理人员根据审批后的申请表，提供相应的人事档案，并在档案查阅台账上进行登记。3.查阅人在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管场所，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案内容。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在档案查阅台账上签字确认归还时间。（三）借阅权限1.因工作需要借阅人事档案的，必须严格控制借阅范围和借阅期限。一般情况下，仅限公司内部人员借阅，且需经人力资源部门负责人批准。2.涉及重要机密信息的人事档案，原则上不予借阅，确因特殊情况需要借阅的，需经公司主管领导批准。（四）借阅流程1.借阅人填写借阅申请表，详细说明借阅目的、借阅期限等，经相关审批人签字同意。2.人力资源部门档案管理人员根据审批后的申请表，办理档案借阅手续，填写档案借阅台账，注明借阅人、借阅时间、预计归还时间等信息。3.借阅人凭借阅申请表到档案保管室领取档案，并在档案借阅登记簿上签字确认。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如需延长借阅期限，应提前向人力资源部门申请并办理续借手续。5.借阅期满，借阅人应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如无损坏、丢失等情况，在档案借阅台账上注明归还时间，并办理注销借阅手续。八、人事档案信息化管理（一）信息化系统建设1.建立完善的人事档案信息化管理系统，实现人事档案信息的电子化存储、检索、查询、统计等功能。2.信息化管理系统应具备用户权限管理功能，不同人员根据其工作职责和权限，只能访问和操作相应的档案信息。（二）数据录入与维护1.人力资源部门应安排专人负责将人事档案内容录入信息化管理系统，确保录入数据的准确性和完整性。定期对信息化管理系统中的人事档案数据进行维护和更新，根据员工人事变动情况及时调整档案信息，保证系统数据与实际档案一致。（三）数据安全管理1.加强信息化管理系统的数据安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击和数据泄露。2.定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.严格控制系统用户的账号和密码管理，定期更换密码，确保账号安全。九、人事档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对人事档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作应由人力资源部门负责人牵头，组织相关人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组根据档案保管期限、内容重要性等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见，确定哪些档案已无保存价值，哪些档案需要继续保管。（二）销毁程序1.对于经鉴定确定无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，详细列出拟销毁档案的清单，包括档案编号、员工姓名、档案内容等信息。2.档案销毁申请表经人力资源部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人应在档案销毁清单上签字确认销毁情况。4.档案销毁清单应长期保存，作为档案管理工作的重要记录。十、监督与检查（一）内部监督1.人力资源部门应定期对人事档案管理工作进行内部自查，检查档案管理各项制度的执行情况、档案内容的完整性和准确性、台账记录的规范性等。2.设立内部监督举报渠