档案追溯制度

档案追溯制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的真实性、完整性和可追溯性，有效支持公司/组织的各项工作决策、业务流程以及合规要求，特制定本档案追溯制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工所涉及的各类档案资料，包括但不限于文件档案、合同档案、财务档案、人事档案、业务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映公司/组织的实际业务活动和历史情况，严禁伪造、篡改档案信息。2.完整性原则：涵盖公司/组织运营过程中产生的各类重要文件、资料，确保档案体系全面、完整，不遗漏关键信息。3.可追溯性原则：通过科学的分类、编号、存储和检索方式，能够快速、准确地追溯到档案的形成背景、流转过程以及相关责任人。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司/组织的保密规定，对涉及商业秘密、敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的章程、制度、决议、会议纪要、工作计划与总结、行政公文等。2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、薪资福利、培训记录、绩效考核、奖惩情况等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：根据公司/组织的业务类型进行细分，如销售业务档案（客户资料、销售合同、订单记录等）、采购业务档案（供应商资料、采购合同、采购订单等）、项目业务档案（项目立项文件、项目进度报告、项目验收文件等）。5.合同档案：各类合同协议，按照合同性质、签订时间等进行分类。6.资质档案：公司/组织的营业执照、资质证书、许可证等相关文件。7.其他档案：不属于以上分类的其他重要文件资料，如知识产权文件、对外宣传资料等。（二）档案编号1.采用统一的编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。编号由字母和数字组成，不同类型的档案有不同的编号前缀。2.例如，行政档案编号前缀为“XZ”，人事档案编号前缀为“RS”，财务档案编号前缀为“CW”等。3.编号顺序按照档案形成时间先后排列，年份用四位数字表示，月份用两位数字表示，日期用两位数字表示，如“XZ20230518001”表示2023年5月18日形成的第1份行政档案。4.对于同一类档案中存在多个子项或版本的情况，在编号后添加相应的标识进行区分，如“RS2023051800101”表示该人事档案的第1个版本，“RS2023051800102”表示第2个版本。三、档案形成与收集（一）档案形成要求1.各部门、各岗位在业务活动中应及时、准确地形成各类档案资料。文件起草人或业务经办人要确保文件内容清晰、完整、准确，符合法律法规和公司/组织的相关规定。2.涉及多部门协作的业务，主办部门负责组织协调档案的形成工作，并明确各部门在档案形成过程中的职责分工。3.档案形成过程中应使用规范的纸张、书写工具和格式，确保档案的耐久性和可读性。电子文件应采用通用的格式存储，并进行备份，以防止数据丢失。（二）档案收集流程1.业务活动结束后，相关责任人应在规定时间内将形成的档案资料整理齐全，移交至本部门的档案管理员。2.部门档案管理员对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的档案，及时反馈给责任人进行补充或修正。3.审核通过后，部门档案管理员按照档案分类和编号规则对档案进行分类、编号，并填写档案目录清单。档案目录清单应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.定期将整理好的档案移交至公司/组织的档案管理部门。档案管理部门在接收档案时，再次对档案进行审核，确保档案符合入库要求。四、档案整理与归档（一）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，对档案进行进一步的整理。按照档案分类和编号顺序，将档案排列整齐，并去除不必要的附件和包装材料。2.对于纸质档案，应进行装订或装盒，确保档案的牢固和整齐。装订时应注意保持文件的原貌，避免损坏文件内容。3.对于电子档案，应按照存储规范进行分类存储，并建立相应的电子索引目录，方便快速检索。同时，定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（二）档案归档1.根据档案的保管期限和重要程度，将整理好的档案分别归档至相应的档案库房或存储设备中。2.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全保管。档案应按照类别、年份、编号顺序依次存放，便于查找和管理。3.在档案归档过程中，应同步更新档案管理系统中的相关信息，确保档案信息的一致性和准确性。档案管理系统应记录档案的基本信息、存放位置、借阅记录、利用情况等详细信息。五、档案保管期限与销毁（一）档案保管期限1.根据国家法律法规和公司/组织的实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管档案：主要包括公司/组织的章程、制度、决议、重要合同协议、营业执照、资质证书等具有长期保存价值的文件资料。3.长期保管档案：一般保管期限为10年至30年，如人事档案、财务档案、项目业务档案等。这些档案在公司/组织的运营和管理中具有重要的参考价值，需要在较长时间内保存。4.短期保管档案：保管期限为1年至5年，如一般性的行政文件、业务报表等。这些档案在短期内具有一定的参考价值，但随着时间的推移，重要性逐渐降低。（二）档案销毁1.档案保管期限届满后，如果档案不再具有保存价值，应按照规定进行销毁。档案销毁前，由档案管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经部门负责人审核、公司/组织分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用安全、环保的方式进行。纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式销毁；电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。4.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和合规性。销毁完成后，监督人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在档案管理系统中。六、档案检索与利用（一）档案检索1.建立完善的档案检索体系，方便快速查找所需档案。档案管理系统应具备强大的检索功能，支持按照档案编号、名称、日期、关键词等多种方式进行检索。2.档案管理人员应定期对档案检索工具进行维护和更新，确保检索信息的准确性和完整性。同时，根据公司/组织的业务发展和档案管理需求，不断优化检索功能，提高检索效率。3.对于纸质档案，应建立纸质档案目录索引，放置在档案库房显著位置，便于查阅。纸质档案目录索引应与档案管理系统中的电子目录保持一致，确保信息同步。（二）档案利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅原因、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经部门负责人审核后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请内容，在档案管理系统中查询档案存放位置，并将档案提供给查阅人员。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或泄露档案内容。如需复印或摘录档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案时，必须持有合法有效的证明文件，并经公司/组织分管领导批准。档案管理部门应按照规定对查阅过程进行严格监督，确保档案安全。七、档案安全与保密（一）档案安全1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全防护设备，如防火报警器、防盗门窗、防虫药品等。定期对安全防护设备进行检查和维护，确保其正常运行。2.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责。档案管理人员应严格遵守安全操作规程，不得擅自离岗，确保档案库房的安全。3.制定档案应急预案，应对可能发生的自然灾害、火灾、盗窃等突发事件。定期组织档案安全演练，提高档案管理人员的应急处置能力。（二）档案保密1.严格遵守国家法律法规和公司/组织的保密规定，对涉及商业秘密、敏感信息的档案进行重点保密管理。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。在档案管理过程中，严格控制档案的查阅范围，对查阅人员进行身份验证和登记。3.对于涉及保密内容的档案，应在档案封面或存储介质上标明保密标识，并采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。4.如发现档案有泄密迹象或发生泄密事件，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。同时，配合相关部门进行调查，追究相关人员的责任。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织的档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和评估。3.负责公司/组织各类档案的收集、整理、归档、保管、检索、利用和销毁等工作。4.维护档案管理系统的正常运行，确保档案信息的安全和准确。5.开展档案管理业务培训，提高公司/组织全体员工的档案管理意识和技能。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、整理、分类、编号、存储、借阅登记等。2.严格遵守档案管理规章制度，确保档案管理工作的规范和有序。3.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案