科技档案保密制度

科技档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案的保密管理，确保公司科技信息安全，维护公司合法权益，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及科技档案管理的所有部门、岗位及人员，包括但不限于研发部门、技术部门、生产部门、档案管理部门等。同时，对于因工作需要接触公司科技档案的外部合作单位、人员，也应遵守本制度相关规定。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业关于科技档案保密的规定，确保制度的合法性和有效性。2.分级管理原则：根据科技档案的重要性、敏感性等因素，实行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。3.预防为主原则：强化保密意识教育，完善保密防护措施，从源头上防止科技档案信息泄露。4.责任追究原则：对违反科技档案保密制度的行为，依法依规追究相关人员责任。二、科技档案的界定与分类（一）科技档案的界定科技档案是指公司在科研、生产、技术交流等活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录，它反映了公司科技活动的全过程和成果。（二）科技档案的分类1.科研项目档案：包括项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果报告、知识产权相关文件等。2.产品技术档案：涵盖产品设计图纸、技术规格书、工艺流程、质量标准、技术改进记录等。3.生产工艺档案：如生产操作规程、工艺流程图、设备维护手册、生产记录等。4.技术合同档案：包含技术开发合同、技术转让合同、技术服务合同等相关文件。5.其他科技档案：如技术交流资料、技术引进文件、科技奖励申报材料等。三、保密措施（一）档案保管场所安全1.选址要求：科技档案保管场所应选择在安全、干燥、通风良好的区域，远离易燃、易爆、易腐蚀等危险物品存放地。2.安全设施配备：配备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如防盗门、防盗窗、烟雾报警器、灭火器、除湿机、防虫药剂、防鼠板等。3.门禁管理：设置门禁系统，限制无关人员进入档案保管场所。档案管理人员应妥善保管门禁卡，不得转借他人。（二）档案存储介质管理1.介质选择：根据科技档案的性质和存储要求，选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、磁带等。优先选用具有加密功能的存储介质。2.存储方式：对存储介质进行分类存放，并建立详细的目录清单。对于重要的科技档案，应进行备份存储，备份介质应异地存放。3.介质维护：定期对存储介质进行检查、维护和更新，确保存储数据的完整性和可读性。如发现介质损坏或数据丢失，应及时采取措施进行修复或恢复。（三）档案借阅与使用管理1.借阅审批：严格执行档案借阅审批制度，凡因工作需要借阅科技档案的，必须填写《科技档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等内容，经所在部门负责人审核、档案管理部门负责人批准后方可借阅。2.借阅登记：档案管理人员应对借阅情况进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅期限：借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.使用限制：借阅人应妥善保管所借阅的科技档案，不得擅自转借、复印、扫描、拍照或传播给无关人员。如需对档案进行摘录、引用，应经档案管理部门同意，并注明出处。5.归还验收：借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或泄密情况，应及时报告并追究借阅人的责任。（四）档案传递与共享管理1.传递方式：科技档案的传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、加密电子邮件、专用存储介质传递等。严禁通过普通邮件、即时通讯工具等可能导致信息泄露的方式传递档案。2.共享范围：严格控制科技档案的共享范围，仅限于因工作需要必须知晓相关信息的人员。共享前，应按照规定进行审批，并明确共享的期限和使用要求。3.共享记录：对科技档案的共享情况进行详细记录，包括共享时间、共享对象、共享档案名称等信息，以便追溯和管理。（五）档案销毁管理1.销毁审批：对于已失去保存价值的科技档案，应按照规定进行销毁。销毁前，由档案管理部门提出销毁申请，填写《科技档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等内容，经公司分管领导批准后方可实施。2.销毁方式：科技档案的销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人监销，并做好销毁记录。3.销毁记录：销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量、监销人等信息，销毁记录应保存[X]年。四、人员管理（一）保密教育与培训1.新员工入职培训：新员工入职时，应进行科技档案保密知识培训，使其了解公司科技档案保密制度的相关规定，掌握基本的保密技能和要求。2.定期培训：定期组织全体员工进行科技档案保密教育与培训，培训内容包括法律法规、保密制度、案例分析等，不断提高员工的保密意识和业务水平。3.专项培训：根据工作需要，对涉及科技档案管理的重点岗位人员进行专项保密培训，如档案管理人员侧重于档案管理技能和保密操作规范培训，研发人员侧重于知识产权保护和保密意识培训等。（二）人员背景审查1.招聘环节：在招聘涉及科技档案管理的岗位人员时，应进行严格的背景审查，了解其工作经历、诚信记录、有无违法违纪行为等情况，确保招聘人员具备良好的职业道德和保密意识。2.定期审查：对现有涉及科技档案管理的人员定期进行背景审查，如发现有不符合保密要求的情况，应及时采取措施进行处理。（三）人员离职管理1.离职交接：员工离职时应按照规定办理科技档案交接手续，将所保管的档案、存储介质等全部归还档案管理部门，并填写《离职人员科技档案交接清单》。档案管理部门应对交接情况进行认真核对，确保交接清楚。2.离职审计：对离职人员进行离职审计，重点审查其在工作期间对科技档案的管理和使用情况，如发现有违反保密制度的行为，应依法依规追究其责任。3.脱密期管理：对于涉及重要科技档案的离职人员，应根据其接触档案的密级和重要程度，设定一定的脱密期。在脱密期内，离职人员应遵守公司的保密规定，不得从事与原公司科技业务相关的工作，不得泄露公司科技档案信息。五、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门自查：档案管理部门应定期对科技档案的保管、借阅、使用等情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并形成自查报告。2.公司内部审计：公司内部审计部门应定期对科技档案保密制度的执行情况进行审计，检查制度的落实情况、档案管理的规范性、人员的保密意识等方面，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.法律法规遵循监督：关注国家法律法规及行业标准的变化，确保公司科技档案保密制度符合最新要求。定期聘请专业法律机构对公司保密制度进行合规审查，及时发现和解决潜在的法律风险。2.行业动态跟踪：跟踪行业内科技档案保密管理的最新动态和趋势，学习借鉴先进经验，不断完善公司的保密制度和管理措施。（三）违规处理1.违规行为界定：明确违反科技档案保密制度的具体行为，如擅自泄露档案信息、违规借阅档案、未按规定进行档案存储等。2.处理措施：对于违反科技档案保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处理措施，包括警告、罚款、解除劳动