非遗档案制度

非遗档案制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织对非物质文化遗产（以下简称“非遗”）的保护与传承，规范非遗档案的管理工作，确保非遗档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥非遗档案在公司/组织发展及非遗保护传承中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及非遗项目的收集、整理、保管、利用等相关工作及人员。（三）基本原则1.真实性原则非遗档案应如实记录非遗项目的原始信息、发展历程、传承脉络等，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则全面收集与非遗项目相关的各种资料，包括文字、图片、音频、视频、实物等，保证档案的完整性。3.系统性原则对非遗档案进行科学分类、编号、排列，建立有序的档案体系，便于管理和利用。4.安全性原则采取有效措施确保非遗档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.可持续利用原则充分挖掘非遗档案的价值，促进其在研究、展示、教育、传承等方面的可持续利用。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善非遗档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门对非遗档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理非遗档案，建立非遗档案数据库，对档案进行分类、编号、存储、保管等工作。4.负责非遗档案的查阅、借阅、利用等服务工作，按照规定提供档案信息。5.定期对非遗档案进行鉴定、统计和销毁工作。（二）项目负责部门职责1.负责本部门所涉及非遗项目档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好非遗档案的查阅、利用等工作，提供相关信息和资料。3.对本部门保管的非遗档案进行日常维护和安全管理。（三）相关人员职责1.参与非遗项目工作的所有人员，有责任及时将工作中形成的与非遗项目相关的资料收集齐全，并按照要求进行整理后移交。2.涉及非遗项目的传承人、艺人等，应积极配合档案管理工作，提供真实、准确的档案信息。三、档案收集（一）收集范围1.非遗项目的申报材料，包括项目简介、传承脉络、代表性传承人情况、保护计划等。2.项目实施过程中形成的各类文件，如活动方案、工作总结、会议记录、经费使用情况等。3.与非遗项目相关的调查研究资料，如田野调查记录、调研报告、学术论文等。4.非遗项目的展示、宣传资料，如展览图片、宣传册、视频资料等。5.非遗项目实物资料，如传统技艺制作的成品、道具、工具等，以及具有代表性的传承人使用过的物品等。6.非遗项目的音频、视频资料，包括传承人讲述、技艺演示、项目活动现场录制等。7.社会各界对非遗项目的捐赠、资助等相关资料。8.其他与非遗项目有关的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责非遗档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，具有保存价值。对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行备份存储。3.收集过程中，要注意对档案资料的原始性保护，不得擅自修改、涂抹、伪造档案内容。4.对收集到的实物资料，应进行详细登记，记录其名称、来源、制作时间、尺寸、材质等信息，并妥善保管。（三）收集渠道1.内部收集项目负责部门在工作过程中及时收集整理相关资料，定期移交档案管理部门。组织内部开展的非遗项目活动，活动组织者应在活动结束后及时将活动资料收集归档。2.外部收集向非遗项目所在地的文化部门、社区、村落等收集相关资料。与非遗项目的传承人、艺人及相关研究机构、社会组织等建立联系，收集他们所掌握的与项目有关的资料。通过互联网、文化交流活动等渠道收集公开的与本公司/组织非遗项目相关的资料。四、档案整理（一）整理原则遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法根据非遗项目的类别、载体形式、时间等因素进行分类。1.按照非遗项目类别分类，如传统音乐、传统舞蹈、传统戏剧、曲艺、传统体育、游艺与杂技、传统美术、传统技艺、传统医药、民俗等。2.按照载体形式分类，分为纸质档案、电子档案、实物档案、声像档案等。3.按照时间顺序分类，对不同时期形成的非遗档案进行排列。（三）整理步骤1.纸质档案对收集到的纸质文件进行分类，去除重复、无效的文件。按照分类顺序对文件进行排列，编写页码。填写卷内文件目录，包括序号、文件题名、文号、责任者、日期、页号、备注等内容。装订成册，编写案卷题名、卷号、保管期限等，并在案卷封面加盖档号章。2.电子档案按照分类方案对电子文件进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。对电子文件进行命名，命名规则应体现文件的主题、时间、来源等信息，确保文件名的唯一性和规范性。建立电子文件索引目录，记录文件的存储路径、文件名、文件类型、日期等信息，便于查找和利用。3.实物档案对实物进行清理、登记，详细记录实物的名称、来源、尺寸、材质、制作年代、保存状况等信息。为实物档案制作标识牌，标明相关信息，并将实物妥善存放。4.声像档案对音频、视频资料进行分类整理，按照时间顺序或项目活动顺序排列。为声像档案编写题名、录制时间、录制地点、录制人等信息，并进行数字化存储，建立相应的索引目录。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的非遗档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度调节设备、消防设备、防虫药品投放设备等。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管要求1.对不同载体形式的非遗档案应分别保管，纸质档案应存放在档案架或档案柜内，避免折叠、卷曲；电子档案应定期进行备份，存储在安全的存储介质上，并异地存放；实物档案应存放在专门的展示柜或库房内，做好防护措施；声像档案应存储在适宜的存储设备中，并定期进行检查和维护。2.建立档案保管账目，详细记录档案的入库、出库、保管状况等信息，做到账物相符。3.定期对非遗档案进行清查核对，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对档案库房的温湿度进行监测和调控，保持适宜的温湿度环境。一般温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（三）档案安全管理1.制定档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房的安全管理。2.安装必要的安全监控设备，对档案库房及周边环境进行实时监控。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应进行登记。4.定期对档案保管设备和安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。5.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮等工作，制定应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够有效保护档案安全。六、档案利用（一）利用原则1.合法合规原则档案利用应符合国家法律法规和本公司/组织的相关规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.服务为本原则以服务公司/组织发展和非遗保护传承为宗旨，积极为各部门和社会各界提供档案利用服务。3.规范有序原则建立规范的档案利用流程，严格履行审批手续，确保档案利用工作有序进行。（二）利用方式1.查阅本公司/组织内部人员因工作需要查阅非遗档案，应填写《非遗档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定提供档案查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.借阅因特殊情况需要借阅非遗档案的，借阅人应填写《非遗档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。3.在符合相关规定的前提下，档案管理部门可根据公司/组织的工作安排和社会需求，提供非遗档案的展览展示、信息发布、编研出版等利用服务。（三）利用登记档案管理部门应对每一次档案利用情况进行详细登记，记录利用时间、利用人、利用内容、利用方式、归还时间等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据非遗档案的价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性，同时避免过度保存无价值的档案。（二）鉴定组织成立非遗档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责部门代表、相关专家等组成。鉴定小组负责制定鉴定标准和方案，对非遗档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映非遗项目的核心价值和历史发展脉络。2.档案的载体形式是否完好，是否具有保存价值。3.档案的形成时间、来源、可靠性等。（四）保管期限划分1.永久保管具有重要历史价值、文化价值和科学研究价值的非遗档案，如国家级非遗项目的重要申报材料、珍贵的历史照片、原始的田野调查记录等。反映公司/组织在非遗保护传承工作中具有里程碑意义的文件和资料。2.长期保管对非遗项目的发展具有重要参考价值的档案，如项目年度工作总结、中期评估报告、重要活动资料等，保管期限一般为[X]年。涉及非遗项目关键技术、工艺等方面的档案，保管期限一般为[X]年。3.短期保管一般性的工作文件、临时性活动资料等，保管期限一般为[X]年。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的非遗档案，编制《非遗档案销毁清单》，详细列出档案的题名、卷号、