档案借阅制度总结

档案借阅制度总结一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及档案借阅的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.服务工作原则：在确保档案安全的前提下，积极为公司各项工作提供档案信息支持，提高工作效率。二、档案借阅范围（一）可供借阅的档案类型1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：员工个人基本信息、履历、考核记录、培训档案、薪酬福利等相关资料，但涉及个人隐私部分需按规定审批。3.财务档案：财务报表、账目明细、审计报告等，借阅需经财务负责人批准，并严格遵守财务档案管理规定。4.业务档案：如销售合同、采购订单、项目文档、技术资料等，根据工作需要按流程借阅。（二）限制借阅的档案1.机密级及以上档案：涉及公司核心商业机密、技术秘密、战略规划等重要信息的档案，原则上不予借阅，确因工作需要借阅的，须经公司高层领导批准，并严格履行保密措施。2.正在进行中的重要项目且未完成审批流程的档案：为保证项目的顺利推进和信息安全，在特定阶段限制借阅，待项目相关流程完成后，按规定办理借阅手续。三、借阅流程（一）借阅申请1.填写申请表：借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。2.部门负责人审批：申请表首先提交至借阅人所在部门负责人处，部门负责人根据工作实际情况，对借阅申请进行审核，判断是否确因工作需要借阅，并签署审批意见。（二）档案管理部门审核1.档案管理人员初审：申请表经部门负责人审批后，流转至档案管理部门。档案管理人员对申请借阅的档案进行初审，检查档案是否存在未归档、破损等情况，同时核实借阅目的与工作需求的相关性。2.权限审核：根据档案的密级和借阅人权限，档案管理人员进一步审核借阅申请是否符合规定。对于涉及机密级及以上档案的借阅申请，需提交公司高层领导审批。（三）批准与借阅1.审批通过：经档案管理部门审核通过后，申请表提交至相应审批人处。审批人根据审核意见，做出最终批准或驳回的决定。2.借阅登记：若审批通过，档案管理人员按照申请表内容进行档案借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称及数量、借阅日期、预计归还日期等信息，并为借阅人提供档案。3.借阅交接：档案管理人员与借阅人进行档案交接，双方在交接清单上签字确认，明确档案的数量、完整性等情况。四、借阅期限（一）一般档案借阅期限1.普通行政档案、业务档案等一般借阅期限为[X]个工作日，借阅人应在规定期限内归还档案。2.如需延长借阅期限，借阅人应提前[X]个工作日向档案管理部门提交《档案借阅延期申请表》，经批准后方可延期，延期最长不超过[X]个工作日。（二）特殊档案借阅期限1.人事档案中涉及员工晋升、调动等关键信息的借阅，借阅期限根据实际工作需要确定，但最长不超过[X]个工作日。2.财务档案的借阅期限严格按照财务档案管理规定执行，一般为[X]个工作日，特殊情况需经财务负责人特别批准。五、借阅要求（一）借阅人责任1.借阅人应对所借阅档案的安全和完整负责，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损。2.借阅人必须妥善保管所借档案，不得转借他人或带出公司指定场所（因工作需要带出公司的，需另行办理审批手续）。3.借阅人在借阅期限届满时，应按时归还档案。如因特殊原因不能按时归还，应提前办理延期手续。（二）档案使用规范1.借阅人应严格按照借阅目的使用档案，不得擅自扩大使用范围。如需复印、摘抄档案内容，应事先经档案管理部门同意，并在规定范围内进行。2.涉及机密级及以上档案的复印、摘抄，必须经档案管理部门和保密管理部门共同审批，并严格控制复印件和摘抄件的发放范围。（三）归还要求1.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性、整洁性及有无损坏情况。如发现档案有损坏、丢失或涂改等问题，借阅人应承担相应责任。2.档案管理人员在确认档案完好无损后，在借阅登记记录上注明归还日期，并办理归还手续。六、档案查阅（一）查阅范围除档案借阅范围外，因工作需要可申请查阅档案，但查阅方式与借阅有所区别。查阅一般限于在档案管理部门指定的查阅场所进行，不允许将档案带出查阅场所。（二）查阅申请与审批查阅申请流程与借阅申请类似，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人、档案管理部门审核及相应审批人批准后，方可进行查阅。（三）查阅规定1.查阅人应在档案管理部门指定的查阅区域内进行查阅，不得擅自进入档案库房等非查阅区域。2.查阅时，查阅人应保持安静，爱护档案，不得在档案上做任何标记或破坏行为。3.如需摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并使用统一的摘录工具，摘录内容应准确无误，不得擅自修改或歪曲原意。七、档案归还与催还（一）归还提醒档案管理部门应在借阅期限届满前[X]个工作日，通过邮件、短信或电话等方式提醒借阅人按时归还档案。（二）催还措施1.对于逾期未归还的档案，档案管理部门应及时发出催还通知，明确告知借阅人逾期未还的情况及可能产生的后果。2.如借阅人仍未按时归还档案，档案管理部门应暂停其再次借阅档案的权限，并向其所在部门负责人通报情况，共同督促借阅人归还档案。（三）特殊情况处理如因不可抗力等特殊原因导致借阅人无法按时归还档案，借阅人应及时向档案管理部门说明情况，并提供相关证明材料。档案管理部门根据实际情况，决定是否批准延期归还申请。八、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应对档案的保密工作负责，严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对于涉及机密级及以上档案的借阅和使用，应采取专人专管、加密存储、限制访问等保密措施，确保档案信息安全。3.借阅人在借阅档案期间，应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露档案内容。如因工作需要向第三方提供档案信息，必须事先经过档案管理部门和保密管理部门的审批，并签订保密协议。（二）安全保障1.档案管理部门应确保档案存储场所的安全，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全保存。2.借阅档案时应在监控范围内进行，防止档案在借阅过程中出现丢失或损坏情况。3.对于电子档案，应采取数据备份、加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案信息泄露或被篡改。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案借阅制度的执行情况进行审计监督，检查借阅流程是否规范、档案管理是否安全有序等。2.档案管理部门应定期对档案借阅情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并向上级领导汇报自查结果。（二）违规处理1.对于违反档案借阅制度的行为，如擅自借阅、逾期未还、泄露档案机密等，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违规行为给公