档案室移交制度

档案室移交制度一、总则（一）目的为了加强公司档案室的管理，规范档案移交工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种门类和载体的档案向档案室的移交管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案室负责集中统一管理公司各类档案，各部门应按照本制度规定，及时、准确地将档案移交至档案室。2.完整准确原则移交的档案应保持其形成过程的原始性和真实性，内容完整、准确，能够全面反映公司各项工作活动的历史面貌。3.及时移交原则各部门应在规定的时间内，将符合移交要求的档案移交至档案室，不得拖延或积压。4.便于利用原则档案移交应遵循便于档案整理、保管和利用的原则，确保档案能够快速、有效地为公司各项工作提供服务。二、档案移交范围（一）文书档案1.公司制发的各种文件、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。2.公司收到的上级机关、同级机关和不相隶属机关发来的文件、信函、传真等。3.公司内部各部门之间形成的往来文件、报告、报表、计划、总结等。（二）科技档案1.产品研发档案，包括产品设计图纸、技术文件、工艺文件、测试报告、质量检验报告等。2.工程建设档案，包括工程项目规划、设计文件、施工图纸、施工记录、竣工验收报告等。3.设备仪器档案，包括设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录、运行日志等。（三）财务档案1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.财务审计报告、税务申报资料、财务预决算文件等。（四）人事档案1.员工个人档案，包括员工履历表、劳动合同、工资表、考核记录、奖惩情况、培训记录、职称评定材料等。2.人事任免文件、招聘录用资料、人事调动手续等。（五）业务档案1.市场营销档案，包括市场调研报告、客户资料、销售合同、营销活动策划方案等。2.生产管理档案，包括生产计划、生产调度记录、生产统计报表、物资采购合同等。3.质量管理档案，包括质量体系文件、质量检验报告、质量事故处理记录等。4.其他业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等。（六）声像档案1.照片档案：反映公司重大活动、重要会议、工程建设、产品研发等方面的照片。2.录音档案：公司重要会议、讲座、培训等的录音资料。3.录像档案：公司重大活动、重要工程建设、产品宣传等的录像资料。（七）电子档案1.以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表、数据库等，包括办公自动化系统生成的数据、业务系统产生的电子文档等。2.对纸质档案进行数字化处理后形成的电子副本。三、档案移交时间（一）文书档案1.当年形成的文书档案，在次年上半年整理完毕后移交档案室。2.跨年度的文书档案，在次年年底前移交档案室。（二）科技档案1.产品研发项目结束后，项目负责人应在项目验收后[X]个月内，将项目档案整理移交档案室。2.工程建设项目竣工验收合格后，建设单位应在[X]个月内，将项目档案整理移交档案室。3.设备仪器购置、安装调试完毕并投入使用后，使用部门应在[X]个月内，将设备仪器档案整理移交档案室。（三）财务档案1.会计年度终了后，财务部门应在次年[X]个月内，将会计凭证、会计账簿、财务报表等会计档案整理装订成册，移交档案室保管。2.财务审计报告、税务申报资料等其他财务档案，在相关工作结束后[X]个月内移交档案室。（四）人事档案1.员工离职后，人事部门应在员工离职手续办理完毕后[X]个月内，将员工个人档案整理归档，并移交档案室。2.人事任免文件、招聘录用资料、人事调动手续等人事档案，在相关事项办理完毕后[X]个工作日内移交档案室。（五）业务档案1.各项业务活动结束后，业务部门应在活动结束后[X]个月内，将业务档案整理移交档案室。2.对于周期性业务活动形成的档案，应按照业务周期及时移交档案室，确保档案的连续性和完整性。（六）声像档案1.照片、录音、录像等声像资料应在相关活动结束后[X]个工作日内，由拍摄或录制部门整理并移交档案室。2.对于重要的声像资料，应在形成后及时进行整理和备份，并移交档案室妥善保管。（七）电子档案1.电子文件应按照其形成周期和保管期限，定期向档案室移交。一般情况下，每季度末应将本季度形成的电子文件进行整理后移交档案室。2.对纸质档案进行数字化处理后形成的电子副本，应在纸质档案移交档案室的同时，将电子副本一并移交。四、档案移交要求（一）档案整理要求1.各部门应按照国家档案管理有关规定和公司档案分类方案，对拟移交的档案进行系统整理。2.文件材料应齐全完整，字迹清楚，图样清晰，签署完备，禁用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具书写。3.归档文件应按件装订，采用线装或缝纫机轧边，保持文件的整齐牢固，便于翻阅和保管。4.电子档案应按照公司电子文件管理规范进行整理，确保文件格式统一、元数据完整、存储载体安全可靠。（二）档案编目要求1.纸质档案应编制卷内文件目录、备考表、案卷封面、案卷脊背等。卷内文件目录应包含文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目；备考表应注明卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；案卷封面应填写全宗名称、类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、密级等内容；案卷脊背应填写全宗号、目录号、案卷号等。2.电子档案应建立相应的目录数据库，对电子文件的题名、责任者、日期、格式、大小、存储位置等元数据进行准确著录，便于检索和利用。（三）档案装订要求1.文书档案应按照保管期限和年度进行分类装订，每卷厚度不宜超过[X]厘米。2.科技档案应按照项目、专业等进行分类装订，图纸应折叠成A4幅面并装订整齐。3.财务档案应按照会计凭证、账簿、报表等类别分别装订，每册厚度应适中，便于翻阅和保管。4.使用统一规格的档案盒、档案袋进行装订，档案盒应标明全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限、密级等信息；档案袋应标明档案名称、年度、保管期限、密级等信息。（四）档案质量要求1.移交的档案应内容真实、准确、完整，能够客观反映公司各项工作活动的实际情况。2.档案的整理应符合国家档案管理标准和公司档案管理规定，分类科学、编号规范、排列有序。3.档案的编目应清晰、准确、完整，便于检索和利用。4.电子档案应与纸质档案内容一致，存储格式符合公司电子文件管理要求，且具有可读性和可恢复性。（五）档案移交手续1.各部门向档案室移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限、密级等信息。2.档案室接收档案时，应按照《档案移交清单》进行核对验收，对不符合移交要求的档案，应及时退回移交部门，要求其补充或更正。3.档案移交双方应在《档案移交清单》上签字确认，一式两份，双方各执一份，作为档案移交的凭证。五、档案移交程序（一）准备阶段1.各部门确定档案移交责任人，负责组织本部门档案的整理、编目和移交工作。2.档案移交责任人按照档案移交范围和时间要求，对本部门应移交的档案进行全面清理，核对档案的完整性和准确性。3.准备好档案整理所需的工具和材料，如档案盒、档案袋、装订线、标签等。（二）整理编目阶段1.档案移交责任人按照档案整理要求，对清理后的档案进行分类、排序、编号、编目等工作。2.编制卷内文件目录和备考表，填写案卷封面和脊背信息，确保档案整理规范、编目准确。3.对电子档案进行整理，按照电子文件管理规范进行分类、命名、存储，并建立相应的目录数据库。（三）装订装盒阶段1.将整理好的纸质档案按照装订要求进行装订，确保文件牢固、整齐。2.将装订好的档案装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明相关信息。对于电子档案，应将存储载体进行标识，并确保存储载体的安全性和可靠性。（四）移交验收阶段1.各部门档案移交责任人将整理好的档案及《档案移交清单》一并提交至档案室。2.档案室接收人员按照档案移交要求，对移交的档案进行逐一核对验收，检查档案的数量、质量、整理编目等是否符合要求。3.对验收合格的档案，档案室接收人员在《档案移交清单》上签字确认，并将档案入库保管；对验收不合格的档案，应及时与移交部门沟通，要求其限期整改后重新移交。六、档案保管与利用（一）档案保管1.档案室应按照档案保管期限和类别，对接收的档案进行科学分类存放，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.档案室应配备必要的档案保管设施设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。3.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案存在的问题，如破损、霉变、褪色等，确保档案的完整性和可读性。4.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的存储介质上，并分别存放于不同的地点，防止电子档案数据丢失。（二）档案利用1.公司内部各部门因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，到档案室办理查阅手续。2.档案室应根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。3.如需借阅档案，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案室负责人签字批准后，并按照规定的借阅期限归还档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.外单位因工作需要查阅或借阅公司档案时，应持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可到档案室办理查阅或借阅手续。查阅或借阅档案应严格按照公司相关规定进行，不得擅自复制、传播档案内容。七、档案统计与鉴定（一）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报送档案统计信息，为公司档案管理决策提供依据。3.档案统计数据应真实、准确、完整，统计报表应及时、规范、清晰。（二）档案鉴定1.档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，