档案统计利用制度

档案统计利用制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案的统计与利用工作，充分发挥档案的作用，提高公司/组织的管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工在档案统计与利用方面的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案统计数据应真实、准确、完整，如实反映档案的实际情况。2.科学性原则：采用科学的统计方法和指标体系，确保统计工作的科学性和有效性。3.保密性原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，保护档案信息的安全，防止档案信息泄露。4.高效利用原则：优化档案利用流程，提高档案利用效率，满足公司/组织各项工作对档案信息的需求。二、档案统计工作（一）统计机构与人员1.公司/组织设立专门的档案统计工作岗位，配备具有专业知识和技能的统计人员，负责档案统计工作的具体实施。2.档案统计人员应保持相对稳定，如有变动应及时做好交接工作。（二）统计内容1.档案数量统计定期对各类档案的数量进行清点和统计，包括纸质档案、电子档案等。统计内容涵盖档案的形成年度、保管期限、类别等。建立档案数量统计台账，详细记录各类档案的增减变化情况。2.档案利用情况统计对档案的查阅、借阅、复制等利用行为进行统计。记录利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、利用档案的名称及数量等信息。区分不同的利用方式（如内部查阅、外部借阅等）进行分类统计，以便分析档案利用的特点和规律。3.档案保管状况统计统计档案的保管场所、保管设备等情况，如库房面积、温湿度控制情况、消防设施配备等。对档案的破损、遗失、霉变等情况进行统计，及时掌握档案保管状况，采取相应的保护措施。（三）统计方法与周期1.统计方法采用手工统计与计算机辅助统计相结合的方式。对于纸质档案的数量统计等可通过实地清点记录；利用计算机管理系统对档案利用等电子数据进行实时记录和统计分析。运用分类统计、汇总统计等方法，确保统计数据的准确性和系统性。2.统计周期档案数量统计和保管状况统计每半年进行一次全面清查和统计，并形成统计报表。档案利用情况统计实行月度统计，每月末对当月的档案利用情况进行汇总统计，形成月度利用情况报表。（四）统计报表与数据分析1.统计报表档案统计人员应根据统计结果，按时编制各类统计报表，如档案数量统计表、档案利用情况月报表、档案保管状况半年报表等。统计报表应内容完整、数据准确、格式规范，报表编制完成后需经部门负责人审核签字。2.数据分析定期对档案统计数据进行分析，通过数据分析揭示档案管理工作中的规律和问题。分析档案利用的趋势，如不同时间段、不同部门的利用需求变化等，为档案管理决策提供依据。根据数据分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施，不断优化档案管理流程和服务质量。三、档案利用工作（一）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅与其工作相关的档案资料。2.因工作需要，外单位（如合作单位、上级主管部门等）经本公司/组织批准，可查阅、借阅相关档案资料，但应严格遵守保密规定和利用手续。（二）利用手续1.内部利用手续员工如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、所需档案名称及保管期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，审核是否符合查阅规定，如符合要求，安排查阅并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、档案名称及数量等。如需借阅档案，员工应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅用途、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应在规定期限内归还档案，档案归还时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如有损坏或遗失，借阅人应承担相应责任。2.外部利用手续外单位因工作需要查阅或借阅档案，应提前向本公司/组织提交《档案查阅（借阅）申请函》，说明利用目的、所需档案清单等，并加盖单位公章。本公司/组织档案管理部门收到申请函后，进行审核，并报公司/组织分管领导审批。审批通过后，与外单位签订《档案利用保密协议》，明确双方的权利和义务。外单位查阅档案时，应安排专人陪同，并在指定地点进行查阅。如需借阅档案，应按照本公司/组织规定的借阅期限及时归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性。（三）利用方式1.查阅：员工或外单位人员可在档案管理部门指定的场所查阅档案资料。查阅时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.借阅：对于确需借出档案管理部门的情况，可办理借阅手续。借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制服务。复制档案应经过严格审批，复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。复制件的使用应遵守与原件相同的保密规定。（四）利用监督与检查1.档案管理部门应加强对档案利用过程的监督，定期检查档案利用记录，确保利用手续完备、利用行为规范。2.对于违反档案利用规定的行为，如超期借阅、擅自复制档案、泄露档案信息等，档案管理部门应及时制止，并按照公司/组织相关规定进行处理。情节严重的，依法追究相关人员的责任。四、档案统计利用的信息化管理（一）信息化系统建设1.建立完善的档案统计利用信息化管理系统，实现档案数量统计、利用情况记录、报表生成等工作的自动化和信息化。2.信息化管理系统应具备档案信息录入、查询、统计分析、权限管理等功能，确保档案统计利用工作的高效、准确运行。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将档案的新增、变更、销毁等信息录入信息化管理系统，保证系统数据与实际档案情况一致。2.定期对信息化管理系统中的数据进行维护和更新，清理无效数据，确保数据的准确性和完整性。（三）信息安全管理1.加强档案统计利用信息化管理系统的信息安全防护，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，防止数据泄露、篡改和丢失。2.设定不同用户的操作权限，严格控制对档案统计利用数据的访问，确保只有授权人员