权威档案解密制度

权威档案解密制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案解密工作，确保档案信息的合理利用与安全保密，根据国家相关法律法规以及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理与解密工作的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家关于档案管理与信息安全的法律法规，确保解密工作合法合规。2.审慎解密原则对档案解密进行全面、细致的审查，确保解密不会损害公司/组织利益、国家安全或他人合法权益。3.信息安全与利用平衡原则在保障档案信息安全前提下，合理促进档案信息的有效利用，以支持公司/组织的业务发展与决策。二、档案解密的定义与范围（一）定义档案解密是指对已确定为保密的档案，根据规定程序解除其保密限制，使其可以在一定范围内公开或提供利用的过程。（二）范围1.已过保密期限的档案根据档案形成时确定的保密期限，到期后自动进入解密程序。2.保密事项已公开或不再具有保密价值的档案随着时间推移或情况变化，档案所涉及的保密事项已为公众所知悉，或对公司/组织不再具有保密意义。3.因工作需要，经批准解密的档案基于公司/组织内部业务协作、对外交流合作、法律法规要求等原因，经特定审批程序批准解密的档案。三、档案解密的审批流程（一）申请1.内部使用申请公司/组织内部部门或人员因工作需要查阅、引用解密档案，需填写《档案解密申请表（内部使用）》，详细说明使用目的、所需档案内容、使用期限等信息，并由部门负责人签字确认。2.外部提供申请涉及向公司/组织外部单位或个人提供解密档案的，需填写《档案解密申请表（外部提供）》，除上述内部使用申请所需信息外，还应注明接收方信息、提供方式、用途说明等，并附上接收方的相关资质证明或合作协议等材料。申请部门负责人签字后，报公司/组织保密管理部门审核。（二）初审保密管理部门收到申请表后，对申请内容进行初步审查。重点审查申请理由是否充分、使用目的是否合理、涉及档案范围是否准确、接收方资质是否合规等。对于不符合要求的申请，及时通知申请部门补充或修正材料。（三）审批1.内部使用审批初审通过的内部使用申请，由保密管理部门负责人审批。审批同意后，申请部门方可按照规定程序查阅、引用档案。2.外部提供审批初审通过的外部提供申请，需提交公司/组织分管领导审批。分管领导根据公司/组织整体利益、对外合作需求、信息安全风险等因素进行综合考量，做出审批决定。审批通过后，方可向外部提供档案。（四）特殊情况处理对于涉及重大敏感信息、可能影响公司/组织核心利益或国家安全的档案解密申请，需经公司/组织最高决策层审批，并报上级主管部门备案。四、档案解密的操作规范（一）解密标识变更经审批同意解密的档案，由档案管理部门在档案载体上（如纸质档案封面、电子档案存储目录等）标注解密标识，注明解密日期、批准文号等信息。（二）解密档案的整理与存储1.分类整理对解密档案按照公司/组织档案分类体系进行重新整理，确保与其他非保密档案管理方式一致，便于查找与利用。2.存储调整将解密档案存储位置调整至非保密档案存储区域，并更新档案存储系统中的相关信息，确保存储信息与实际情况相符。（三）解密档案的利用与归还1.利用要求内部使用解密档案的部门或人员，应严格按照申请用途使用档案，不得擅自扩大使用范围、复制或传播档案内容。如需对档案进行摘录、引用，应注明出处。2.归还规定使用完毕后，内部使用人员应及时将解密档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门对归还档案进行检查，确保档案完整无损。对于外部提供的解密档案，接收方应按照约定的方式、期限归还，并确保档案在流转过程中的安全。五、档案解密的监督与检查（一）定期检查公司/组织保密管理部门定期对档案解密工作进行检查，检查内容包括审批流程执行情况、解密标识标注情况、解密档案整理与存储情况、利用与归还情况等。对于发现的问题，及时督促相关部门进行整改。（二）不定期抽查保密管理部门不定期对重点部门、关键岗位涉及的档案解密工作进行抽查，核实档案解密是否严格按照制度执行。对抽查中发现的违规行为，严肃追究相关人员责任。（三）责任追究对于违反档案解密制度，导致公司/组织利益受损、信息泄露等后果的部门或人员，按照公司/组织相关规定给予警告、罚款、降职、辞退等处罚；构成违法犯罪的，依法移送司法机关处理。六、档案解密的培训与宣传（一）培训计划制定档案解密培训计划，定期组织公司/组织内部涉及档案管理、使用的人员进行培训。培训内容包括档案解密制度解读、审批流程操作、保密意识教育等，提高员工对档案解密工作的认识与操作技能。（二）宣传推广通过公司/组织内部刊物、宣传栏、网络平台等渠道，宣传档案解密制度的重要意义、工作流程及相关案例，增强全体员工对档案解密工作的重视程度，营造良好的保密与信息利用氛围。七、附则（一）解释权本制度由公司/组织保密管理部门负责解释。（二）