全套档案室制度

全套档案室制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的科学管理，有效保护和利用档案资源，确保档案的完整、准确、系统与安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案室归口负责档案工作的统筹协调与监督指导。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映公司/组织各项工作活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公司/组织在不同阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止失密、泄密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构与人员职责（一）档案室设置公司/组织设立档案室，配备必要的档案管理人员和办公设备，负责档案的日常管理工作。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司/组织各类档案，确保档案的完整与安全。3.积极开发档案信息资源，为公司/组织的各项工作提供档案利用服务，编制各类档案检索工具和参考资料。4.对各部门的档案工作进行监督、指导和检查，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。5.做好档案信息化建设工作，推进档案管理的数字化、网络化进程，提高档案管理效率和服务水平。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规，热爱档案事业，责任心强。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.严格执行档案借阅、利用制度，做好档案借阅登记和归还检查工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.定期对档案进行清查、核对，及时发现和处理档案管理中存在的问题，确保档案的准确与完整。5.积极参与档案信息化建设工作，负责档案数据的录入、维护和管理，保障档案信息系统的安全稳定运行。6.配合上级主管部门和有关单位的档案业务检查、指导和验收工作，提供相关档案资料和情况说明。（四）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.严格按照公司/组织档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理和安全保密工作，不得擅自销毁、涂改、转让或出借档案。3.在开展各项工作活动中，及时形成和积累档案资料，并按照规定的时间和要求向档案室移交。4.积极配合档案室做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作，为档案管理工作提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理档案：涵盖市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、物资采购、售后服务等业务活动中形成的各类档案资料。3.项目档案：针对公司/组织承担的各类项目，包括项目立项、可行性研究报告、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.声像档案：记录公司/组织重要活动、会议、工程建设等的照片、录音、录像等资料。5.实物档案：公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等实物。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，在工作活动结束后及时收集相关档案资料，并进行初步整理。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，确保原始材料的真实性和有效性。3.对于重要的文件、合同等资料，应收集原件；如无法收集原件，需收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。4.声像档案应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，实物档案应详细记录其来源、获得时间和保管情况。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保分类科学、合理、准确。3.档案整理应做到规范化、标准化，统一采用国家规定的分类编号方法和整理格式。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目专业阶段进行分类整理，建立项目档案卷册，编制档案目录和索引。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理，按照年度装订成册，编制会计档案目录。4.声像档案：按照内容分类整理，编制声像档案目录，同时进行数字化存储，建立电子档案数据库。5.实物档案：对实物进行登记造册，注明名称、来源、日期、保管地点等信息，妥善保管。四、档案的保管（一）保管期限划分档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管的档案：凡是在一定时期内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，分别列为30年、10年保管。（二）档案库房管理1.档案室应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗、窗帘、吸尘器等。3.档案架（柜）应排列整齐，编号清晰，便于档案的存放和查找。档案应按照类别、年度、保管期限等顺序上架存放，不得随意堆放。4.定期对档案库房进行检查和维护，确保设施设备正常运行，发现问题及时处理。如遇自然灾害或其他突发事件，应及时采取措施保护档案安全。（三）档案装具管理1.档案装具应符合国家有关标准和规范，具备良好的耐久性和安全性。2.对档案装具进行定期检查和维护，如发现损坏、变形等情况，应及时更换或修复。3.档案装具应保持清洁卫生，防止灰尘、污垢等对档案造成损害。（四）电子档案保管1.建立电子档案管理系统（ERMS），对电子档案进行集中管理和存储。电子档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、备份等功能，确保电子档案的安全与完整。2.电子档案应进行分类存储，按照与纸质档案相对应的分类方法进行编号和命名，便于查找和利用。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。备份周期根据档案的重要程度和使用频率确定，一般每月或每季度进行一次全量备份，每周进行一次增量备份。4.加强对电子档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，各部门档案管理人员和相关业务人员为成员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合公司/组织的实际情况，对到期档案进行全面审查。2.审查档案的内容是否涉及公司/组织机密，是否对公司/组织的历史研究、工作查考、经验借鉴等具有重要价值。3.对于涉及重要业务活动、关键技术信息、知识产权等方面的档案，应适当延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理人员按照档案保管期限，定期清理到期档案，并将拟销毁档案清单提交给鉴定工作小组。2.鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐卷（件）审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.对于确定销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者等信息。《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案室备查，一份报公司/组织主管领导审批。4.经公司/组织主管领导批准后，由档案室会同相关部门共同实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案丢失或泄露。（四）销毁记录档案销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并注明销毁日期和方式。《档案销毁清册》应永久保存于档案室，作为档案销毁工作的重要凭证。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司/组织档案管理制度的规定。2.服务为本原则：以满足公司/组织各项工作对档案的利用需求为出发点，提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案以及与本部门业务相关的其他档案。2.公司/组织员工因个人学习、研究等合理需求，可查阅、借阅与其工作或个人发展相关的档案。3.外单位因工作需要，经公司/组织主管领导批准，可查阅、借阅与合作项目等相关的档案。查阅、借阅档案应严格履行审批手续，并按照规定的范围和要求进行利用。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案室查阅档案原件或复印件，档案管理人员应提供必要的协助和指导，帮助利用者查找所需档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，档案利用者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审核签字后，报档案室负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的内容、用途、数量等信息，经所在部门负责人审核签字后，报档案室负责人审批。复制档案应按照规定的收费标准收取费用。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、数量、用途、归还时间等信息。2.档案管理人员应及时更新档案利用登记台账，确保登记信息准确、完整。（五）利用监督1.档案管理人员应对档案利用过程进行监督，检查利用者是否遵守档案利用规定，是否在规定的范围内利用档案。2.如发现利用者有违反档案利用规定的行为，档案管理人员应及时制止，并向档案室负责人报告。情节严重的，应追究利用者的责任。七、档案的统计（一）统计内容与要求1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，确保统计数据准确、及时、完整。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用卷（件）数等。3.统计报表应按照规定的格式和要求填写，数据应真实可靠，不得虚报、瞒报、漏报。（二）统计报表编制与报送1.每月末，档案管理人员应根据档案管理系统和相关登记台账，编制当月档案统计报表。2.统计报表经档案室负责人审核签字后，报送公司/组织主管领导和相关部门。3.每年末，档案管理人员应编制本年度档案统计年报，全面反映公司/组织年度档案管理工作情况。统计年报应附详细的文字说明，对档案管理工作中的成绩、问题及改进措施等进行总结分析。（三）统计数据分析与利用1.定期对档案统计数据进行分析，通过数据分析了解档案管理工