内部档案梳理制度

内部档案梳理制度一、总则（一）目的为了加强公司内部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工，旨在规范档案梳理工作流程，保障公司运营的规范化和可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司在经营管理活动中形成的各类文件、资料、记录等档案，包括但不限于行政管理档案、财务档案、人力资源档案、业务合同档案、技术研发档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案梳理应确保所收集的档案内容真实可靠，如实反映公司各项活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集公司在各个业务环节和管理过程中产生的档案，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。3.准确性原则：对档案内容进行准确分类、编号、编目和整理，确保档案信息的准确性，便于查询和使用。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.及时性原则：及时对档案进行梳理、归档，确保档案资料的时效性，以便为公司决策和业务开展提供及时有效的支持。二、档案梳理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司内部档案梳理制度，并组织实施。2.对各部门档案梳理工作进行指导、监督和检查，确保档案梳理工作符合制度要求。3.负责集中管理公司各类档案，建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储和共享，提高档案利用效率。4.定期对档案进行整理、鉴定、销毁等工作，确保档案的质量和安全。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案梳理工作的第一责任人，负责组织本部门员工开展档案梳理工作。2.明确本部门档案管理人员，负责收集、整理、保管本部门产生的各类档案，并按照规定时间将档案移交至公司档案管理部门。3.指导本部门员工正确形成和积累档案，确保档案的完整性和准确性。4.配合公司档案管理部门开展档案整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。三、档案梳理范围与分类（一）行政管理档案1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司行政办公文件，如通知、通报、报告、请示等。3.公司会议记录、纪要，包括董事会、股东会、总经理办公会等各类会议文件。4.公司规章制度、流程文件，如考勤制度、财务报销制度、员工手册等。5.公司印章管理文件，包括印章使用记录、印章保管规定等。6.公司证照管理文件，如各类资质证书、荣誉证书等的申请、审批、保管记录。（二）财务档案1.会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账等。3.财务报表，包括月度、季度、年度财务报表及相关附注。4.税务申报资料，如纳税申报表、税务审计报告等。5.财务预算、决算文件，包括预算编制、执行情况分析及决算报告。6.资金管理文件，如资金收支记录、银行对账单等。（三）人力资源档案1.员工入职、离职档案，包括入职登记表、离职申请表、离职证明等。2.员工薪酬福利档案，如工资表、奖金发放记录、社保缴纳明细等。3.员工培训档案，包括培训计划、培训记录、培训考核成绩等。4.员工绩效考核档案，如考核指标、考核结果、绩效反馈记录等。5.员工人事档案，包括个人简历、学历证书、资格证书、劳动合同等。6.员工奖惩档案，如奖励通知、处罚决定等。（四）业务合同档案1.销售合同，包括销售订单、销售协议、销售合同变更记录等。2.采购合同，如采购订单、采购协议、采购合同执行情况记录等。3.服务合同，如技术服务合同、咨询服务合同、外包服务合同等。4.租赁合同，包括房屋租赁合同、设备租赁合同等。5.合作协议，如战略合作协议、合资合作协议等。6.合同履行过程中的往来函件、补充协议等相关文件。（五）技术研发档案1.项目立项文件，包括项目可行性研究报告、项目立项申请书等。2.项目研发过程文件，如研发计划、实验记录、技术方案、设计图纸等。3.技术成果文件，如专利证书、软件著作权证书、技术鉴定报告等。4.产品资料，包括产品说明书、产品手册、产品宣传资料等。5.技术交流文件，如与客户、合作伙伴的技术沟通记录、技术研讨会资料等。四、档案梳理流程（一）档案收集1.各部门档案管理人员应定期收集本部门产生的各类档案，确保档案的及时归档。2.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并移交至档案管理部门，避免延误。3.在档案收集过程中，应注意检查档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案及时进行补充和修正。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录与档案内容一致。4.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固，便于长期保存。（三）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久保管、定期保管（一般分为30年、10年）。3.鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关业务部门共同进行，根据档案的重要性、查考价值等因素确定保管期限。4.对已过保管期限且无保存价值的档案，应填写档案销毁审批表，报经公司领导批准后进行销毁。（四）档案归档1.将整理好的档案按照分类顺序存入档案库房或电子档案系统。2.在档案库房中，应按照档案类别、保管期限等进行分区存放，并建立档案存放索引，便于快速查找。3.对于电子档案，应进行备份存储，并确保电子档案的安全性和可访问性。（五）档案利用1.公司内部员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定为查阅人员提供档案，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。3.如需借阅档案，借阅人员应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续，并在规定时间内归还。4.借阅档案时，应保证档案的安全和完整，不得擅自涂改、转借、复印档案内容。五、档案数字化管理（一）数字化范围根据公司档案管理实际情况，逐步推进档案数字化工作。优先对重要档案、利用率高的档案进行数字化处理，包括但不限于行政管理档案中的重要文件、财务档案中的关键凭证、业务合同档案中的核心合同等。（二）数字化流程1.扫描录入：选择专业的扫描设备和软件，对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描后的图像应进行格式转换，统一存储为PDF等通用格式。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。同时，对图像进行加密存储，确保档案信息安全。3.数据挂接：将数字化后的档案信息与档案目录进行关联，建立准确的数据索引，实现档案信息的快速检索和查询。4.存储备份：将数字化档案存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）数字化管理要求1.建立数字化档案管理制度，明确数字化档案的收集、整理、存储、利用等环节的操作规范。2.配备专业的数字化管理人员，负责数字化档案的日常管理和维护工作。3.加强对数字化档案系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。六、档案安全与保密（一）档案安全1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案存储环境符合要求。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。3.对电子档案系统进行安全维护，安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，防止网络攻击和病毒入侵。（二）档案保密1.严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的档案进行严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、借阅过程中，严格控制知悉范围，对涉及机密的档案应采取特殊的保密措施。4.对档案销毁过程进行严格监督，确保销毁彻底，防止档案信息泄露。七、档案监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案监督检查机制，由档案管理部门定期对各部门档案梳理工作进行检查。2.检查内容包括档案收集的及时性、整理的规范性、鉴定的准确性、归档的完整性等方面。3.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核制度1.将档案梳理工作