乡镇档案销毁制度

乡镇档案销毁制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案管理，确保档案信息的真实性、完整性和安全性，规范档案销毁工作，防止重要档案资料的随意处置和流失，依据国家有关法律法规及档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇各部门、各下属单位在工作活动中形成的各类档案的销毁管理。（三）基本原则1.依法依规原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规和档案管理相关规定，确保销毁行为合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，要采取有效措施确保档案信息不被泄露，维护档案安全。3.严谨规范原则：档案销毁工作应按照规定的程序和方法进行，确保销毁工作严谨、规范、有序。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立由乡镇档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成的档案鉴定小组，负责对拟销毁档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限已满：根据国家和本乡镇档案保管期限的规定，对保管期限已满且确无继续保存价值的档案进行鉴定。2.失去保存价值：档案内容已过时效、与现行政策法规无关、无查考利用价值等，经鉴定小组评估后认定失去保存价值的档案。3.重复或冗余：存在重复记录、内容严重冗余，且其他档案中已有完整、准确记录的档案。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理人员按照鉴定标准，对库存档案进行初步筛选，列出拟销毁档案清单。2.小组审核：将拟销毁档案清单提交档案鉴定小组，鉴定小组通过查阅档案内容、结合实际工作需求等方式，对每一份档案进行审核鉴定。3.形成鉴定意见：鉴定小组根据审核情况，对每份档案是否需要销毁形成明确的鉴定意见，并签字确认。三、销毁审批（一）审批流程1.部门申请：档案管理部门根据鉴定小组的鉴定意见，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、所属年度、保管期限、销毁原因等信息，并提交本部门负责人审核。2.部门负责人审核：各部门负责人对《档案销毁申请表》进行审核，确认申请销毁的档案符合销毁条件且必要性充分后，签字批准。3.档案管理部门汇总：档案管理部门将各部门批准后的《档案销毁申请表》进行汇总，统一提交乡镇分管领导审批。4.分管领导审批：乡镇分管领导对汇总的《档案销毁申请表》进行全面审查，做出最终审批决定。对于重要档案的销毁，应报乡镇主要领导批准。（二）审批材料留存经审批后的《档案销毁申请表》及相关鉴定意见等材料应妥善留存，作为档案销毁工作的依据和记录，保存期限与档案保管期限规定一致。四、销毁实施（一）销毁方式1.焚烧：对于保密性要求不高、数量较大且适宜焚烧的档案，可采用焚烧方式进行销毁。焚烧应在符合环保要求的指定地点进行，确保焚烧彻底，防止残留信息泄露。2.粉碎：对需保留一定时间以备查考的档案，可先进行粉碎处理，使其失去可读性和完整性。粉碎后的档案颗粒应达到规定的细度要求。3.电子数据清除：对于电子档案，应采用专业的数据清除软件，对存储介质进行多次覆盖擦除，确保数据无法恢复。清除后的存储介质应妥善处置。（二）销毁过程监督1.现场监督：档案销毁工作必须在档案管理部门及相关部门人员的现场监督下进行。监督人员要全程跟踪销毁过程，确保销毁方式符合规定、销毁彻底、无信息泄露等情况发生。2.记录备案：对销毁过程进行详细记录，包括销毁日期、地点、方式、档案名称及数量、监督人员等信息。记录应形成书面材料，由监督人员签字确认后存档。五、销毁后处置（一）存储介质处置对于已销毁的电子档案存储介质，如硬盘、光盘、磁带等，在确认数据已彻底清除后，应进行物理损坏或按照相关规定进行统一回收处理，防止存储介质再次被利用。（二）销毁记录整理档案管理部门应及时对销毁过程中的各类记录进行整理归档，包括鉴定意见、审批文件、销毁记录等。整理后的档案应按照档案管理的要求进行妥善保管，以备日后查阅。（三）总结报告档案销毁工作完成后，档案管理部门应撰写总结报告，对本次销毁工作的组织实施情况、销毁档案的数量及类别、销毁过程中存在的问题及改进措施等进行全面总结。总结报告应提交乡镇分管领导及相关部门，并作为档案管理工作的重要参考资料。六、监督检查（一）内部监督1.定期检查：乡镇档案管理部门应定期对档案销毁工作进行内部检查，重点检查销毁程序的执行情况、销毁记录的完整性、存储介质的处置情况等，发现问题及时整改。2.不定期抽查：档案管理部门可根据工作需要，不定期对档案销毁工作进行抽查，确保销毁工作严格按照制度执行。（二）外部监督积极接受上级档案管理部门及相关部门的监督检查，对提出的意见和建议及时进行整改落实，不断完善档案销毁工作制度和流程。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自销毁档案：未按照本制度规定履行审批程序，私自销毁档案的行为。2.未按规定方式销毁档案：未采用规定的销毁方式或在销毁过程中未达到规定要求，导致档案信息泄露或未彻底销毁的行为。3.销毁记录造假：伪造、篡改档案销毁记录，掩盖违规销毁行为的行为。4.其他违规行为：违反本制度其他条款规定，对档案销毁工作造成不良影响的行为。（二）责任追究措施1.批评教育：对于初次违规且情节较轻的人员，给予批评教育，责令其改正错误行为。2.责令整改：对违规行为造成一定后果的，责令相关责任人限期整改，采取措施消除不良影响，并提交整改报告。3.纪律处分：对违规情节严重、造成较大损失或不良后果的人员，按照乡镇有关规定给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职等。4.法律责任：对于违反法律法规规定的档案销毁行为，依法追究相关人员的法律责任。八、附则（一）解释权本制度由本乡镇档案管理部门负责解