档案室八项制度牌

档案室八项制度牌一、总则1.目的为加强本公司档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案室八项制度牌。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。3.基本原则档案管理工作遵循集中统一管理、真实完整、方便利用、安全保密的原则。二、档案收集制度牌1.收集范围公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料。上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、规定等。公司对外签订的合同、协议、章程、报表等文件材料。公司内部各部门形成的工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。公司员工个人在工作中形成的重要业务文件、科研成果、技术资料等。2.收集要求各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对重要的档案材料，应进行备份或数字化处理，以防止原件损坏或丢失。3.收集时间各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案材料整理后移交档案室。对于重大活动、项目结束后，相关部门应及时将形成的档案材料移交档案室。三、档案整理制度牌1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法采用年度机构（问题）保管期限的分类方法。年度：按照文件形成的年度进行分类。机构（问题）：按照公司内部的部门或问题进行分类。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。3.整理步骤装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊和装订。分类：按照分类方法对文件材料进行分类。编号：对每一份档案编制唯一的档号，档号由全宗号、年度、机构（问题）代码、保管期限代码、件号组成。编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确地反映档案的内容和排列顺序。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、年度、机构（问题）、保管期限等信息。四、档案保管制度牌1.保管场所档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具，确保档案的安全存放。档案柜应排列整齐，编号清晰，便于查找和管理。3.档案保管措施建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录。定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量和质量准确无误。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案室负责人批准，并进行登记。五、档案借阅制度牌1.借阅范围因工作需要查阅档案的公司内部员工。外单位因工作需要查阅本公司档案的，须经公司领导批准。2.借阅手续借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息。经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。档案室根据审批意见，为借阅人办理借阅手续，借阅人应在借阅登记本上签字确认。3.借阅期限一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。重要档案的借阅期限根据实际情况确定，最长不超过[X]个工作日。4.借阅要求借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损等。借阅人不得擅自将档案转借他人，如需转借，须经档案室负责人批准。借阅人应在规定的期限内归还档案，如逾期未还，档案室应及时催还。借阅人归还档案时，档案室应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案利用制度牌1.利用方式提供档案原件查阅。提供档案复印件或电子副本查阅。根据利用者的需求，对档案进行整理、编研，提供专题资料。2.利用流程利用者填写《档案利用申请表》，说明利用目的、内容、范围等。所在部门负责人审核签字。档案室对利用申请进行审批，确定利用方式和提供的档案材料。利用者按照审批意见进行查阅或获取档案材料。3.利用登记档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、利用方式等。定期对档案利用登记进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定制度牌1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。2.鉴定标准根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。对涉及公司核心业务、重要决策、知识产权等方面的档案，应列为永久保存档案。对一般性业务文件、短期有效的文件等，可根据实际情况确定为长期或短期保存档案。3.鉴定程序定期对已满保管期限的档案进行鉴定。档案鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。对拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，经公司领导批准后进行销毁。4.销毁手续档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁时，应确保档案信息无法恢复，销毁过程应进行记录。销毁完毕后，销毁人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案统计制度牌1.统计内容档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。档案的数量、种类、保管期限等基本信息。2.统计方法建立档案统计台账，定期对档案管理工作的各项数据进行记录。采用计算机软件或手工方式进行统计分析，确保统计数据的准确性和及时性。3.统计报表定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报送。统计报表应包括档案数量统计、利用情况统计、鉴定销毁情况统计等内容。