档案检查核对制度

档案检查核对制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案检查核对制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工所形成的各类档案。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.全面核对原则：对档案的内容、数量、保管状况等进行全面细致的检查核对，不留死角。3.及时准确原则：及时发现并纠正档案存在的问题，保证档案信息的准确性和可靠性。4.责任明确原则：明确档案检查核对工作各环节的责任主体，确保工作落实到人。二、档案检查核对的职责分工（一）档案管理部门职责1.制定档案检查核对计划，并组织实施。2.对档案的整理、分类、编号等进行定期检查，确保档案整理规范。3.负责档案实体的保管状况检查，包括库房环境、防虫防潮、防火防盗等措施的落实情况。4.组织对档案内容的准确性、完整性进行核对，对发现的问题及时提出整改意见。5.建立档案检查核对工作记录档案，对每次检查核对情况进行详细记录。（二）档案形成部门职责1.负责本部门形成档案的自查自纠工作，确保档案资料收集齐全、整理规范、内容准确。2.配合档案管理部门的定期检查核对工作，提供必要的协助和支持。3.对档案管理部门提出的整改意见及时进行整改，并将整改情况反馈给档案管理部门。（三）相关人员职责1.档案管理人员：按照档案管理部门的要求，认真履行档案检查核对的具体操作职责，及时发现并报告档案存在的问题。2.各部门兼职档案员：负责本部门档案的日常整理和初步核对工作，协助档案管理部门开展相关检查核对工作。三、档案检查核对的内容（一）档案实体检查1.档案数量核对：检查档案的实际数量与档案目录登记数量是否一致，防止档案丢失或遗漏。2.档案保管状况检查：查看档案存放环境是否符合要求，有无受潮、发霉、虫蛀、鼠咬、火灾、盗窃等安全隐患；档案装具是否完好，有无破损、变形等情况。3.档案整理质量检查：检查档案的分类、编号、装订、编目等是否符合档案整理规范，卷内文件排列是否有序，编号是否连续，目录与卷内文件是否相符等。（二）档案内容核对1.文件完整性核对：检查每份文件的正文、附件是否齐全，有无缺页、漏页现象；文件的签署、盖章等手续是否完备。2.文件准确性核对：对文件的内容进行审核，检查数据是否准确，文字表述是否清晰，政策法规引用是否正确等。3.文件关联性核对：检查不同文件之间的逻辑关系是否合理，是否存在相互矛盾或重复的内容；文件与相关业务活动的关联性是否紧密。（三）电子档案检查核对1.数据完整性检查：核对电子档案数据是否完整，有无丢失、损坏等情况。2.元数据准确性检查：检查电子档案的元数据是否准确，包括文件题名、日期、作者、格式等信息。3.存储安全性检查：检查电子档案的存储设备是否安全，有无数据泄露、病毒感染等风险；备份数据是否完整、可用。4.系统功能检查：检查电子档案管理系统的功能是否正常，能否实现档案的有效检索、借阅、利用等操作。四、档案检查核对的方式与频率（一）定期检查1.每年至少进行一次全面的档案检查核对工作，对公司/组织内所有档案进行逐一排查。2.每季度对重点部门或重要类型的档案进行专项检查，如财务档案、人事档案、项目档案等。（二）不定期抽查1.根据工作需要，档案管理部门可随时对部分档案进行抽查，抽查比例不低于档案总量的[X]%。2.在档案移交、借阅、利用等环节，对涉及的档案进行即时核对，确保档案的准确性和安全性。（三）专项检查1.在公司/组织内部开展重大活动、重要项目或进行档案评估、审计等工作时，对相关档案进行专项检查核对。2.当国家出台新的档案管理法律法规或行业标准时，及时组织专项检查，确保公司/组织档案管理工作符合最新要求。五、档案检查核对的工作流程（一）准备阶段1.档案管理部门制定检查核对工作计划，明确检查核对的范围、内容、方式、时间安排以及人员分工等。2.收集与本次检查核对相关的档案目录、索引、电子数据等资料，准备好检查所需的工具和表格。3.通知档案形成部门及相关人员做好迎检准备工作，提前整理好本部门的档案资料。（二）实施阶段1.档案管理部门按照既定的检查核对方式和内容，对档案实体和内容进行逐一检查核对。2.检查人员认真填写检查核对记录表格，详细记录发现的问题，包括问题描述、所在档案编号、责任人等信息。3.对于检查中发现的一般性问题，检查人员可当场与档案形成部门沟通，提出整改意见，要求其立即整改。4.对于较为复杂或涉及多个部门的问题，由档案管理部门组织相关部门召开专题会议，共同研究解决方案。（三）整改阶段1.档案形成部门根据检查核对中提出的整改意见，制定详细的整改计划，明确整改措施、责任人和整改期限。2.整改责任人按照整改计划认真组织实施整改工作，确保问题得到彻底解决。3.在整改过程中，档案形成部门应及时向档案管理部门反馈整改进展情况，对于整改过程中遇到的困难和问题，及时沟通协调解决。（四）复查阶段1.档案管理部门对档案形成部门的整改情况进行复查，确保所有问题均已整改到位。2.复查合格后，档案管理部门在检查核对记录档案中注明复查结果，并将相关档案资料整理归档。3.对于整改不到位的问题，档案管理部门应责令档案形成部门继续整改，直至达到要求为止。六、档案检查核对结果的处理（一）问题记录与分析1.对档案检查核对中发现的问题进行详细记录，建立问题台账，明确问题的性质、严重程度、责任部门和责任人等信息。2.定期对问题台账进行分析，总结问题产生的原因和规律，找出档案管理工作中的薄弱环节，为改进工作提供依据。（二）整改措施制定与落实1.根据问题分析结果，制定针对性的整改措施，明确整改目标、整改内容、整改责任人以及整改期限。2.整改责任人严格按照整改措施组织实施整改工作，确保问题得到有效解决。档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，及时掌握整改进度，督促整改责任人按时完成整改任务。（三）责任追究1.对于因工作失误或故意违规导致档案出现问题的部门和个人，按照公司/组织的相关规定进行责任追究。2.责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、绩效扣分、辞退等，情节严重的，依法追究其法律责任。（四）结果通报与公示1.档案管理部门定期对档案检查核对结果进行通报，向公司/组织内各部门公布检查情况、问题整改情况以及责任追究情况等信息。2.将档案检查核对结果纳入公司/组织的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对工作不力的部门和个人进行相应的处罚。七、档案检查核对工作的保障措施（一）人员培训1.定期组织档案管理人员和各部门兼职档案员参加档案管理业务培训，提高其业务水平和检查核对能力。2.培训内容包括档案管理法律法规、行业标准、档案整理规范、检查核对方法与技巧等方面，确保相关人员熟悉档案检查核对工作的要求和流程。（二）技术支持1.配备必要的档案管理设备和软件，如档案库房温湿度监测设备、防虫防霉设备、电子档案管理系统等，为档案检查核对工作提供技术保障。2.定期对档案管理设备和软件进行维护和更新，确保其正常运行，满足档案管理工作的需要。（三）经费保障1.公司/组织应设立