2026年电气制造公司公章证照分级审批管理制度

2026年电气制造公司公章证照分级审批管理制度一、总则（一）目的为规范公司公章与证照的分级审批、使用及保管管理，建立“分级管控、权责明晰、审批规范、安全可控”的管理机制，防范公章证照滥用、遗失、损毁等风险，保障公司合法权益、经营秩序及财产安全，依据《中华人民共和国公司法》《印章治安管理办法》《中华人民共和国市场主体登记管理条例》等相关法律法规，结合电气制造行业（如高低压电气设备、电气控制系统生产、销售等）运营特点及公司实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及下属子公司所有公章、证照的分级分类、申请审批、使用登记、保管归档、变更注销等相关活动，涵盖行政公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等各类公章，以及营业执照、生产许可证、3C认证证书、专利证书、检测报告等各类证照，涉及行政部、财务部、销售部、生产部、法务部等所有部门及岗位人员，贯穿公章证照全生命周期管理。（三）核心定义本制度所称公章，是指公司对外行使法定职权、代表公司身份的各类印章；证照，是指公司依法取得的各类资质、许可、认证、登记证明等文件。分级审批，是指根据公章证照的重要程度、使用场景、风险等级，划分不同管理级别，设定对应审批权限及流程，实现差异化管控的管理方式。（四）基本原则依法合规原则：公章证照的刻制、备案、使用、注销等全程遵守国家法律法规及行业规范，审批流程合规透明，杜绝违规审批、滥用公章证照等行为。分级管控原则：按公章证照的重要性分级，明确各级别审批权限、保管责任及使用规范，核心公章证照实行最高级别管控，降低管理风险。权责明晰原则：明确各部门及岗位在公章证照分级、审批、使用、保管等环节的职责，做到“谁申请、谁负责，谁审批、谁担责，谁保管、谁尽责”。安全保密原则：强化公章证照保管与使用的安全管控，建立登记备案机制，防范遗失、损毁、伪造、盗用等风险，确保公章证照安全可控。二、管理组织与职责（一）行政部作为公章证照管理的核心牵头部门，负责统筹全流程管理工作：制定公章证照分级标准、审批流程及使用规范；负责公章的刻制、备案、注销及证照的申请、变更、年检、归档等工作；建立公章证照管理台账，记录使用、审批、保管等信息；负责核心公章证照的保管，监督各部门公章证照使用与审批流程执行；组织开展公章证照管理培训，定期开展盘点核查，及时整改问题。（二）各业务部门负责本部门业务范围内公章证照的申请、使用及配合管理工作：根据业务需求提交公章使用或证照借阅申请，提供相关佐证材料，确保申请事由真实合法；严格按照审批权限及规范使用公章证照，配合行政部做好使用登记、材料归档；指定专人负责本部门专用公章（如部门章）或普通证照的保管，定期向行政部报备使用情况；发现公章证照异常（如遗失、损毁），立即上报行政部并配合处置。（三）财务部负责财务专用章、法定代表人章等财务类公章的保管与使用审批，制定财务类公章使用规范；配合行政部做好财务类公章的刻制备案、注销等工作；按审批流程审核财务类公章使用申请，确保符合财务制度及法律法规；做好财务类公章使用登记，定期与行政部核对台账。（四）法务部负责审核公章使用涉及的合同、协议等法律文件，核查申请事由的合法性、合规性；参与公章证照分级标准制定，提出法律风险防控建议；协助处理公章证照滥用、伪造等违规行为引发的法律纠纷，追究相关责任人责任。（五）管理层按分级审批权限审批公章证照使用申请，其中重大事项（如核心公章用于大额合同、证照外借参展等）需经总经理或董事会审批；审批公章证照分级标准、管理制度及重大变更事项；监督本制度的执行情况，协调解决管理过程中的重大问题，对违规行为作出处理决策。（六）审计部负责监督公章证照分级审批流程的合规性，定期开展专项审计，核查审批权限执行、使用登记、保管规范等情况；发现违规审批、滥用公章证照等行为，及时上报管理层并督促整改，追究相关责任人责任。三、公章证照分级标准（一）一级（核心级）核心级公章证照为公司最高权限凭证，直接关系公司核心权益，实行最严格管控。包括：公司行政公章、法定代表人章、营业执照（正副本）、生产许可证、3C认证证书、核心专利证书（发明及实用新型）。分级依据：此类公章证照用于对外签订重大合同、办理工商登记、参与重大投标等核心事项，遗失或滥用将导致公司重大权益损失。（二）二级（重要级）重要级公章证照为公司经营关键凭证，涉及核心业务开展，实行严格管控。包括：合同专用章、财务专用章、税务登记证、组织机构代码证、产品检测报告、行业资质证书（如电气施工资质）、普通专利证书（外观设计）。分级依据：此类公章证照用于日常业务合同签订、财务结算、业务资质证明等，直接影响业务正常开展，风险等级较高。（三）三级（普通级）普通级公章证照为部门或业务辅助凭证，风险等级较低，实行常规管控。包括：各部门专用章、员工岗位证书、普通资质证明（如培训证书）、内部文件用章、非核心业务相关证照复印件。分级依据：此类公章证照仅用于部门内部管理、辅助业务开展，使用范围有限，对公司整体权益影响较小。四、分级审批流程（一）一级（核心级）审批流程申请：申请人填写《公章证照使用申请表》，明确使用事由、使用范围、使用期限、相关佐证材料（如合同草案、投标文件等），经所在部门负责人签字确认后，提交至行政部。2.审核：行政部核查申请材料完整性、事由真实性，法务部审核相关法律文件合规性，分别签署审核意见，审核通过后提交分管副总。3.审批：分管副总审核后，提交总经理审批；涉及重大事项（如单笔合同金额超[X]万元、证照外借超7天）需经董事会审议通过。4.执行：审批通过后，行政部按规范办理公章使用或证照借阅手续，做好登记记录，全程跟踪使用过程，确保合规。（二）二级（重要级）审批流程申请：申请人填写《公章证照使用申请表》，附相关佐证材料，经所在部门负责人签字确认后，提交至对应主管部门（财务类公章提交财务部，合同专用章提交法务部）。2.审核：主管部门核查申请材料及事由合规性，签署审核意见；行政部复核材料完整性及登记信息，签署复核意见。3.审批：复核通过后，提交分管副总审批，无需总经理或董事会审批（特殊情况除外）。4.执行：审批通过后，由主管部门或行政部办理使用手续，做好登记，留存相关材料归档。（三）三级（普通级）审批流程申请：申请人填写《公章证照使用申请表》，明确使用事由，经所在部门负责人签字确认。2.审批：部门负责人审批通过后，提交行政部备案；部门专用章使用可由部门负责人直接审批，事后1个工作日内报行政部备案。3.执行：审批通过后，由部门专人或行政部办理使用手续，做好简易登记，确保使用规范。（四）特殊情况审批紧急情况（如突发投标、应急合同签订）需使用核心级或重要级公章证照的，可启动紧急审批流程：申请人口头向所在部门负责人及分管副总报备后，行政部可临时办理使用手续，但需在24小时内补齐书面申请及审批材料，完善审批流程；逾期未补齐的，暂停该申请人后续使用权限，并追究相关责任。五、保管与使用规范（一）保管规范分级保管：一级公章证照由行政部指定专职人员保管，存放于带密码的保险柜中，钥匙与密码分开保管，双人管控；二级公章证照由对应主管部门（财务部、法务部等）专人保管，存放于专用保险柜；三级公章证照由部门专人保管，存放于安全抽屉。2.定期盘点：行政部每月对一级、二级公章证照进行盘点，每季度对全公司公章证照开展全面盘点，核对台账与实物一致性，形成盘点报告；发现遗失、损毁等异常情况，立即上报管理层并启动处置流程。3.交接管理：保管人员离职、调岗时，需办理公章证照交接手续，填写《交接清单》，经交接双方、监交人签字确认后，方可办理离职或调岗，行政部全程监督交接过程。（二）使用规范使用登记：使用公章证照时，需逐项填写《公章证照使用登记薄》，记录使用人、使用事由、使用时间、使用范围、归还时间等信息，留存相关佐证材料（如合同复印件、使用成果文件等）归档。2.使用限制：公章证照仅限申请事由范围内使用，严禁转借他人、超范围使用；严禁在空白纸张、空白合同上加盖公章；证照原件原则上不外借，确需外借的，需按分级审批流程办理，明确外借期限、使用范围，由专人陪同使用。3.复印件管理：复印一级、二级证照需经行政部审核批准，复印件上注明“仅供XX事项使用，再次复印无效”字样，加盖公司公章，做好复印登记；三级证照复印件可由部门自行管理，但需留存复印记录。4.作废与注销：公章证照到期、作废或注销时，由行政部牵头办理注销手续，收回原件，按规定销毁或归档，更新管理台账，确保全程可追溯。（三）异常处置发现公章证照遗失、损毁、被盗或被滥用时，保管人员需立即上报行政部及管理层，同时采取应急措施：遗失的，及时向公安机关报案并登报声明作废；被盗或被滥用的，配合公安机关调查，收集相关证据，追究责任人责任；损毁的，评估损毁程度，及时申请补办或更换，确保业务正常开展。六、监督考核与奖惩（一）考核机制将公章证照分级审批管理工作纳入相关部门及岗位绩效考核，考核周期为年度。考核指标包括：审批流程合规率、使用登记完整性、保管安全性、盘点准确率、异常事件发生率、制度执行到位率等。考核实行百分制，分为优秀（90分及以上）、合格（70-89分）、不合格（70分以下）三个等级，考核结果与绩效奖金、评优评先、岗位调整挂钩。（二）奖惩规定奖励：对在公章证照管理中表现突出（如严格执行制度、及时发现异常风险、提出有效优化建议）的部门及个人，给予表彰奖励及绩效加分；对成功防范公章证照滥用、遗失等风险的，给予专项奖励。2.处罚：对未按分级审批流程办理、违规使用公章证照、保管不当导致遗失损毁、隐瞒异常情况的，依法依规追究相关责任人责任，给予绩效扣分、通报批评等处分；造成公司经济损失或声誉损害的，承担相应赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移