学校综合办公室业务流程查询规定

学校综合办公室业务流程查询规定一、总则

为规范学校综合办公室（以下简称“办公室”）各项业务流程，提高工作效率，优化服务体验，特制定本规定。本规定适用于学校各部门及全体教职工对办公室各项业务的查询与办理。

二、业务流程查询范围

办公室负责办理及查询的业务涵盖但不限于以下类别：

（一）行政事务

1.文件收发与管理

(1)文件接收流程：

-收件登记（注明文件来源、日期、份数）

-分拣与传阅

-执行部门签收确认

(2)文件归档流程：

-分类整理（按部门、时间、主题）

-电子与纸质双重存档

-年度清点与销毁

2.会议安排与记录

(1)会议申请：提交申请表（注明时间、地点、参会人员、议题）

(2)预定确认：办公室审核并安排场地设备

(3)会前通知：发送会议函至相关人员

(4)记录整理：会后提交会议纪要并归档

（二）后勤服务

1.资产管理

(1)购置申请：填写申请表（注明物品名称、数量、用途）

(2)审批流程：部门主管→办公室→财务部门

(3)领用登记：资产标签粘贴与领用人签字

2.场地租赁与维护

(1)租赁申请：提交使用计划（注明时间、用途、人数）

(2)审核与收费：办公室审核并开具租赁凭证

(3)维护跟进：使用后检查并记录

（三）人事支持

1.员工信息查询

(1)查询范围：姓名、部门、岗位、联系方式（需授权）

(2)查询流程：提交申请表→办公室核实→提供信息

2.培训安排

(1)培训申请：提交计划表（注明主题、时间、讲师）

(2)审批与通知：办公室审核并发布培训公告

(3)考勤统计：培训后提交出勤名单

三、查询与办理流程

为保障流程透明高效，特制定以下步骤：

（一）线上查询

1.访问学校内部管理系统

(1)登录账号（部门或个人ID+密码）

(2)进入“业务查询”模块

(3)选择对应类别（行政/后勤/人事）

2.线上提交申请

(1)填写标准化申请表

(2)上传佐证材料（如需）

(3)确认提交并获取流水号

（二）线下办理

1.前往办公室接待台

(1)提交纸质申请表

(2)排队等候叫号

(3)专人引导办理

2.现场咨询

(1)说明查询需求

(2)提供必要身份证明

(3)现场获取纸质文件（如需）

四、注意事项

1.所有业务查询需严格遵守学校相关规定，不得泄露涉密信息。

2.办理时限：常规业务≤3个工作日，紧急业务优先处理。

3.如对流程有疑问，可联系办公室咨询电话（示例：400-XXX-XXXX）。

4.查询记录需妥善保管，不得损毁或篡改。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由办公室负责解释。后续调整将另行通知。

**一、总则**

为进一步规范学校综合办公室（以下简称“办公室”）各项业务流程，确保各项事务处理的高效性、规范性和透明度，提升服务质量，优化校园运行环境，特对本规定进行详细扩写。本规定旨在为学校各部门及全体教职工提供清晰、实用的业务查询与办理指南，确保所有流程有章可循、有据可依。本规定适用于学校内部所有涉及办公室受理、协调、管理的行政、后勤及人事相关事务，是办公室日常工作的操作依据。

**二、业务流程查询范围（详细分类）**

办公室负责办理及查询的业务涵盖以下主要类别，并进一步细化具体内容：

（一）行政事务

1.文件收发与管理

(1)文件接收流程：

-**收件登记**：专人负责每日定时（示例：上午8:30、下午2:00）在指定收文口接收文件。接收时需核对文件来源单位/部门、发送日期、文件标题、页数、附件等信息，并在《文件收文登记簿》中逐份登记。登记内容包括：序号、收文日期、来文单位、文件标题、密级（如有）、页数、份数、承办部门、签收人等字段。对于紧急文件，需在登记时特别标注。

-**分拣与传阅**：登记完毕后，根据文件内容、密级及规定时限，迅速分拣至相应部门或负责人。传阅文件需使用《文件传阅单》，按顺序传递，确保传阅范围准确、时效性达标。传阅过程中需有人跟踪，避免遗漏，并在传阅单上记录签阅人及签阅日期。

-**执行部门签收确认**：文件送达最终承办部门或指定签收人后，签收人需在《文件签收记录》或传阅单上签字确认，并注明签收日期。如文件需归档，签收人应同时通知办公室或直接移交档案管理员。对于需办理回执的文件，签收后需按流程寄回原发文单位。

(2)文件归档流程：

-**分类整理**：文件在办理完毕或超过时效后，需按部门、按年度、按文件主题或项目进行系统分类。纸质文件应按顺序排列，确保逻辑清晰。电子文件需统一命名，并按分类存储至指定服务器或云存储空间，建立清晰的文件夹结构。

-**电子与纸质双重存档**：重要文件必须同时进行纸质和电子两种形式的归档。纸质文件存放在符合档案管理要求的档案柜中，电子文件需定期备份，并确保存储介质安全、可读。存档位置需固定，并有明确的索引目录。

-**年度清点与销毁**：每年末，由办公室牵头，联合档案管理部门（如有）对存档文件进行全面清点核对，确保账实相符。根据文件保存期限规定（示例：一般性工作文件保存3年，重要合同保存5年等），对达到保存期限且无继续利用价值的文件编制《档案销毁清册》，经相关负责人审批后，由两人以上监督进行安全销毁（如粉碎），并记录销毁过程。

2.会议安排与记录

(1)会议申请：各部门需使用标准化的《会议申请表》提交会议安排需求。申请表应详细填写：会议主题、会议目的、建议召开日期及时间段、预计参会人数、是否需要使用特定场地或设备（如投影仪、视频会议系统）、是否需要提供茶水等。申请表需由部门负责人签字并加盖部门公章后提交至办公室。

(2)预定确认：办公室收到申请后，应在规定时限内（示例：1个工作日）进行审核。审核内容包括：时间是否冲突、场地是否满足需求、参会规模是否合理等。办公室审核通过后，在申请表上注明预定编号、确认的会议时间、地点、已安排的设备等，并通知申请人。若时间或场地不可行，办公室需及时与申请人沟通，提出替代方案或建议。

(3)会前通知：会议预定确认后，办公室负责或协助发送会议通知。通知应包含：会议主题、确切时间、地点、参会人员、会议议程、需准备的材料、注意事项等。通知方式可采用内部邮件、系统公告、即时通讯群组或纸质通知单。对于重要或大型会议，需提前（示例：3天）发送通知，并跟进确认参会情况。

(4)记录整理：会议结束后，指定人员（通常为办公室文员或会议主持人指定人员）负责整理会议记录。记录应包括：会议时间、地点、主持人、参会人员名单、主要讨论内容、各项决议或决定、待办事项（明确负责人和完成时限）、下次会议安排（如有）。会议纪要需在会后规定时限内（示例：2个工作日）完成初稿，经主持人审核签字后，印发给参会人员及相关部门存档。

（二）后勤服务

1.资产管理

(1)购置申请：需购置资产时，使用《资产购置申请表》。表中需详细列明拟购置物品的名称、规格型号、技术参数、数量、预计单价、总价、用途说明、预算代码等。申请表需经过部门内部审批，并按学校财务规定流程报送至办公室及相关职能部门（如设备处、财务处）进行会审。办公室负责协调资产需求与学校整体规划的匹配性。

(2)审批流程：购置申请的审批权限根据资产价值不同而有所区别。一般流程为：部门主管审核签字→使用部门负责人审核签字→办公室审核（确认必要性、规格等）→财务部门审核（预算与支付）→学校指定领导审批（高价值资产）。办公室需根据审批意见协调各部门，确保审批顺畅。审批过程中可能需要组织技术论证或询价。

(3)领用登记：资产到货后，由办公室或指定部门（如资产处）组织验收，验收合格后，与申请部门办理领用交接手续。领用人需在《资产领用登记表》上签字确认，同时粘贴资产标签（包含资产编号、名称、领用日期、领用人、存放地点等信息）。办公室负责建立电子资产台账，记录资产从购置到报废的全生命周期信息。

2.场地租赁与维护

(1)租赁申请：需临时使用校内非公共使用场地（如会议室、报告厅、实验室、活动场地等）的部门，需提前提交《场地租赁申请表》。表中应说明：所需场地名称、租赁时间段（起止日期及具体时间）、预计使用人数、使用目的、是否需要提供相关服务（如设备支持、茶水）、申请部门及负责人联系方式。申请表需按场地管理权限报批。

(2)审核与收费：办公室或场地管理部门根据申请表审核场地使用申请，确认场地是否可用、是否满足使用要求。若场地涉及收费，办公室需根据学校场地收费标准（示例：按小时或按天计费，不同场地价格不同）计算租赁费用，并向申请部门开具《场地租赁发票》或结算单。审核与收费过程需及时通知申请人。

(3)维护跟进：场地使用期间，办公室或指定维护人员需进行巡查，确保场地设施正常运行，环境整洁。使用结束后，办公室应安排人员检查场地，清理遗留物品，恢复原状。场地巡查和维护情况需记录在案，作为后续场地管理参考。对因使用方原因造成的场地损坏，需按规定进行维修费用追偿。

（三）人事支持

1.员工信息查询

(1)查询范围：根据学校内部规定，允许查询的员工信息通常限于：姓名、所属部门、岗位职务、办公电话、内部邮箱、分派工位（如有）等公开或经授权查询的信息。涉及薪资、福利、绩效考核、个人隐私等敏感信息严格禁止查询，除非获得员工本人书面授权或上级主管基于工作需要并履行审批程序。

(2)查询流程：校内人员如需查询员工信息，应填写《员工信息查询申请单》，明确查询目的、所需信息类型、涉及人员范围（具体姓名或部门）。申请单需由申请人部门负责人签字同意，并说明查询原因的合理性。办公室收到申请后，需对申请进行审核，确认查询目的符合学校规定且信息属于可查询范围后，方可提供信息。提供方式可为口头告知（简单信息）、书面材料（经审批的汇总信息，不包含个人敏感信息）或系统账号授权（有限权限）。所有查询行为需记录存档，以备核查。

2.培训安排

(1)培训申请：各部门需提升员工技能或知识时，应制定培训计划，并填写《年度培训需求申请表》或《专项培训申请表》。表中需包含：培训主题、培训目标、目标受众（部门、层级）、建议培训时间、预计时长、培训形式（内部讲师/外部聘请）、所需场地与设备、预算等。申请表需经部门负责人签字并报办公室审核。

(2)审批与通知：办公室汇总各部门培训需求，结合学校年度培训预算与计划，对培训申请进行综合平衡和审批。审批内容包括：必要性、可行性、预算合理性等。审批通过后，办公室负责确定培训方案，如：联系外部讲师、安排内部讲师、预订培训场地、采购或准备培训材料等。培训方案确定后，办公室通过内部通知系统、邮件或公告等形式，向目标受众发布培训通知，内容包括：培训主题、讲师、时间、地点、报名方式、注意事项等。

(3)考勤统计：培训活动结束后，组织部门或办公室负责统计实际参训人员名单。可采用签到表、系统打卡或签到链接等方式进行。统计结果需与培训通知中要求的参训范围进行核对，确认无误后，将参训名单（注意隐去个人身份信息，仅统计人数或部门分布）报送办公室备案，作为评估培训效果和后续改进的依据。办公室需对培训效果进行初步评估，并收集参训人员的反馈意见。

三、查询与办理流程（补充细化）

（一）线上查询

1.访问学校内部管理系统

(1)登录账号：使用分配给个人的唯一账号（示例：学号/工号）和密码登录学校官方内部管理系统。首次登录或忘记密码时，需按照系统提示通过预留手机号或邮箱进行验证和重置。

(2)进入“业务查询”模块：在系统首页导航栏或快捷入口找到“综合办公”或“服务大厅”等类似模块，点击进入。系统界面会根据用户角色（部门管理员/普通教职工）展示不同的功能入口。

(3)选择对应类别：在“业务查询”模块内，清晰展示“行政事务”、“后勤服务”、“人事支持”等主要类别。用户点击相应类别后，会列出该类别下的具体可查询/办理事项（示例：文件查询、会议室预定、资产登记、培训报名等）。

2.线上提交申请

(1)填写标准化申请表：系统为每种业务提供了标准化的在线表单。用户根据所选业务，选择对应表单进行填写。表单字段设计清晰，包含必填项和选填项，并附有填写说明。示例：会议申请表包含会议主题、时间、地点、人数、设备需求等字段；资产购置申请表包含物品名称、规格、数量、用途、预算等字段。

(2)上传佐证材料：对于需要证明的申请（如资产购置需提供报价单、培训申请需提供计划书），系统提供文件上传功能。支持常见文件格式（如JPG,PNG,PDF,DOCX），有文件大小限制（示例：单个文件不超过10MB，总大小不超过50MB）。上传时需命名规范，方便查阅。

(3)确认提交并获取流水号：用户仔细检查填写内容无误后，点击“提交”按钮。系统会进行基本的数据校验，校验通过后，生成唯一的业务流水号（示例：YYYYMMDDXXXXXX格式），并自动发送到用户填写的邮箱或系统消息中心。用户可凭此流水号后续查询办理进度。

（二）线下办理

1.前往办公室接待台

(1)提交纸质申请表：若系统未覆盖或个人不熟悉线上操作，可携带填写好的纸质申请表到办公室指定接待台。接待台人员会核验申请表的完整性，并告知后续处理流程。

(2)排队等候叫号：办公室设置清晰的排队指引。申请人按顺序等候，系统或工作人员会通过叫号器或口头通知通知到号。保持安静，依次办理。

(3)专人引导办理：叫到号后，申请人到接待台前，接待人员会根据申请内容，引导至相应的负责窗口或告知需要补充的材料。对于复杂业务，接待人员会提供初步咨询和指引。

2.现场咨询

(1)说明查询需求：申请人需清晰、简洁地说明需要查询的具体内容、目的以及涉及的人员或事项。例如：“查询XX部门近一个月收到的关于XX项目的文件”、“咨询会议室YY号本周是否可用”。

(2)提供必要身份证明：根据查询内容敏感程度，办公室可能要求提供工作证、身份证等身份证明，以核实申请人身份和查询资格。这是为了保护个人隐私和信息安全。

(3)现场获取纸质文件（如需）：在符合规定且不涉及保密信息的前提下，工作人员会提供纸质文件供查阅。查阅完毕后，需按规定归还或带回。对于需要复印的文件，需另填《文件复印申请单》，经审批后进行复印，并可能收取少量工本费。

四、注意事项（补充细化）

1.所有业务查询需严格遵守学校关于信息保密的规定，不得以任何理由泄露涉密信息、商业秘密或他人隐私。发现违规行为将按学校相关规定处理。

2.办理时限：常规业务承诺在收到完整申请材料后的规定工作日内（示例：3个工作日）给予反馈或完成办理；紧急业务需在申请时注明，办公室将优先处理，并尽快（示例：4小时内）给予初步回应。具体时限会根据业务类型和复杂程度在规定中明确。

3.如对流程有疑问，可随时拨打办公室公开的服务咨询电话（示例：0XX-XXXXXXX），或前往办公室接待台进行面对面咨询。办公室会安排专人解答疑问，提供必要的指导。

4.查询记录需妥善保管，特别是涉及个人信息的查询记录。办公室内部会对查询日志进行安全存储，定期清理过期记录，确保信息安全。个人获取的查询结果纸质件或电子版也应妥善保管，不得随意丢弃。

5.所有提交的申请材料，无论是线上或线下，办公室均有权根据规定进行留存或归档。重要申请还需附上相应的证明文件，这些材料将作为业务办理和追溯的依据。

6.鼓励各部门和教职工积极使用线上渠道办理业务，以提高效率、减少等待时间。对于暂时无法线上办理的业务，办公室将提供必要的线下服务支持。

五、附则（补充细化）

本规定自发布之日起生效，由学校综合办公室负责解释和修订。办公室将根据学校发展和管理需求，定期对本规定进行评估和更新，并通过学校官方网站或内部通知公告栏进行公布。各部门及全体教职工应认真学习并遵照执行。在执行过程中如发现的问题或建议，可向办公室反馈。

一、总则

为规范学校综合办公室（以下简称“办公室”）各项业务流程，提高工作效率，优化服务体验，特制定本规定。本规定适用于学校各部门及全体教职工对办公室各项业务的查询与办理。

二、业务流程查询范围

办公室负责办理及查询的业务涵盖但不限于以下类别：

（一）行政事务

1.文件收发与管理

(1)文件接收流程：

-收件登记（注明文件来源、日期、份数）

-分拣与传阅

-执行部门签收确认

(2)文件归档流程：

-分类整理（按部门、时间、主题）

-电子与纸质双重存档

-年度清点与销毁

2.会议安排与记录

(1)会议申请：提交申请表（注明时间、地点、参会人员、议题）

(2)预定确认：办公室审核并安排场地设备

(3)会前通知：发送会议函至相关人员

(4)记录整理：会后提交会议纪要并归档

（二）后勤服务

1.资产管理

(1)购置申请：填写申请表（注明物品名称、数量、用途）

(2)审批流程：部门主管→办公室→财务部门

(3)领用登记：资产标签粘贴与领用人签字

2.场地租赁与维护

(1)租赁申请：提交使用计划（注明时间、用途、人数）

(2)审核与收费：办公室审核并开具租赁凭证

(3)维护跟进：使用后检查并记录

（三）人事支持

1.员工信息查询

(1)查询范围：姓名、部门、岗位、联系方式（需授权）

(2)查询流程：提交申请表→办公室核实→提供信息

2.培训安排

(1)培训申请：提交计划表（注明主题、时间、讲师）

(2)审批与通知：办公室审核并发布培训公告

(3)考勤统计：培训后提交出勤名单

三、查询与办理流程

为保障流程透明高效，特制定以下步骤：

（一）线上查询

1.访问学校内部管理系统

(1)登录账号（部门或个人ID+密码）

(2)进入“业务查询”模块

(3)选择对应类别（行政/后勤/人事）

2.线上提交申请

(1)填写标准化申请表

(2)上传佐证材料（如需）

(3)确认提交并获取流水号

（二）线下办理

1.前往办公室接待台

(1)提交纸质申请表

(2)排队等候叫号

(3)专人引导办理

2.现场咨询

(1)说明查询需求

(2)提供必要身份证明

(3)现场获取纸质文件（如需）

四、注意事项

1.所有业务查询需严格遵守学校相关规定，不得泄露涉密信息。

2.办理时限：常规业务≤3个工作日，紧急业务优先处理。

3.如对流程有疑问，可联系办公室咨询电话（示例：400-XXX-XXXX）。

4.查询记录需妥善保管，不得损毁或篡改。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由办公室负责解释。后续调整将另行通知。

**一、总则**

为进一步规范学校综合办公室（以下简称“办公室”）各项业务流程，确保各项事务处理的高效性、规范性和透明度，提升服务质量，优化校园运行环境，特对本规定进行详细扩写。本规定旨在为学校各部门及全体教职工提供清晰、实用的业务查询与办理指南，确保所有流程有章可循、有据可依。本规定适用于学校内部所有涉及办公室受理、协调、管理的行政、后勤及人事相关事务，是办公室日常工作的操作依据。

**二、业务流程查询范围（详细分类）**

办公室负责办理及查询的业务涵盖以下主要类别，并进一步细化具体内容：

（一）行政事务

1.文件收发与管理

(1)文件接收流程：

-**收件登记**：专人负责每日定时（示例：上午8:30、下午2:00）在指定收文口接收文件。接收时需核对文件来源单位/部门、发送日期、文件标题、页数、附件等信息，并在《文件收文登记簿》中逐份登记。登记内容包括：序号、收文日期、来文单位、文件标题、密级（如有）、页数、份数、承办部门、签收人等字段。对于紧急文件，需在登记时特别标注。

-**分拣与传阅**：登记完毕后，根据文件内容、密级及规定时限，迅速分拣至相应部门或负责人。传阅文件需使用《文件传阅单》，按顺序传递，确保传阅范围准确、时效性达标。传阅过程中需有人跟踪，避免遗漏，并在传阅单上记录签阅人及签阅日期。

-**执行部门签收确认**：文件送达最终承办部门或指定签收人后，签收人需在《文件签收记录》或传阅单上签字确认，并注明签收日期。如文件需归档，签收人应同时通知办公室或直接移交档案管理员。对于需办理回执的文件，签收后需按流程寄回原发文单位。

(2)文件归档流程：

-**分类整理**：文件在办理完毕或超过时效后，需按部门、按年度、按文件主题或项目进行系统分类。纸质文件应按顺序排列，确保逻辑清晰。电子文件需统一命名，并按分类存储至指定服务器或云存储空间，建立清晰的文件夹结构。

-**电子与纸质双重存档**：重要文件必须同时进行纸质和电子两种形式的归档。纸质文件存放在符合档案管理要求的档案柜中，电子文件需定期备份，并确保存储介质安全、可读。存档位置需固定，并有明确的索引目录。

-**年度清点与销毁**：每年末，由办公室牵头，联合档案管理部门（如有）对存档文件进行全面清点核对，确保账实相符。根据文件保存期限规定（示例：一般性工作文件保存3年，重要合同保存5年等），对达到保存期限且无继续利用价值的文件编制《档案销毁清册》，经相关负责人审批后，由两人以上监督进行安全销毁（如粉碎），并记录销毁过程。

2.会议安排与记录

(1)会议申请：各部门需使用标准化的《会议申请表》提交会议安排需求。申请表应详细填写：会议主题、会议目的、建议召开日期及时间段、预计参会人数、是否需要使用特定场地或设备（如投影仪、视频会议系统）、是否需要提供茶水等。申请表需由部门负责人签字并加盖部门公章后提交至办公室。

(2)预定确认：办公室收到申请后，应在规定时限内（示例：1个工作日）进行审核。审核内容包括：时间是否冲突、场地是否满足需求、参会规模是否合理等。办公室审核通过后，在申请表上注明预定编号、确认的会议时间、地点、已安排的设备等，并通知申请人。若时间或场地不可行，办公室需及时与申请人沟通，提出替代方案或建议。

(3)会前通知：会议预定确认后，办公室负责或协助发送会议通知。通知应包含：会议主题、确切时间、地点、参会人员、会议议程、需准备的材料、注意事项等。通知方式可采用内部邮件、系统公告、即时通讯群组或纸质通知单。对于重要或大型会议，需提前（示例：3天）发送通知，并跟进确认参会情况。

(4)记录整理：会议结束后，指定人员（通常为办公室文员或会议主持人指定人员）负责整理会议记录。记录应包括：会议时间、地点、主持人、参会人员名单、主要讨论内容、各项决议或决定、待办事项（明确负责人和完成时限）、下次会议安排（如有）。会议纪要需在会后规定时限内（示例：2个工作日）完成初稿，经主持人审核签字后，印发给参会人员及相关部门存档。

（二）后勤服务

1.资产管理

(1)购置申请：需购置资产时，使用《资产购置申请表》。表中需详细列明拟购置物品的名称、规格型号、技术参数、数量、预计单价、总价、用途说明、预算代码等。申请表需经过部门内部审批，并按学校财务规定流程报送至办公室及相关职能部门（如设备处、财务处）进行会审。办公室负责协调资产需求与学校整体规划的匹配性。

(2)审批流程：购置申请的审批权限根据资产价值不同而有所区别。一般流程为：部门主管审核签字→使用部门负责人审核签字→办公室审核（确认必要性、规格等）→财务部门审核（预算与支付）→学校指定领导审批（高价值资产）。办公室需根据审批意见协调各部门，确保审批顺畅。审批过程中可能需要组织技术论证或询价。

(3)领用登记：资产到货后，由办公室或指定部门（如资产处）组织验收，验收合格后，与申请部门办理领用交接手续。领用人需在《资产领用登记表》上签字确认，同时粘贴资产标签（包含资产编号、名称、领用日期、领用人、存放地点等信息）。办公室负责建立电子资产台账，记录资产从购置到报废的全生命周期信息。

2.场地租赁与维护

(1)租赁申请：需临时使用校内非公共使用场地（如会议室、报告厅、实验室、活动场地等）的部门，需提前提交《场地租赁申请表》。表中应说明：所需场地名称、租赁时间段（起止日期及具体时间）、预计使用人数、使用目的、是否需要提供相关服务（如设备支持、茶水）、申请部门及负责人联系方式。申请表需按场地管理权限报批。

(2)审核与收费：办公室或场地管理部门根据申请表审核场地使用申请，确认场地是否可用、是否满足使用要求。若场地涉及收费，办公室需根据学校场地收费标准（示例：按小时或按天计费，不同场地价格不同）计算租赁费用，并向申请部门开具《场地租赁发票》或结算单。审核与收费过程需及时通知申请人。

(3)维护跟进：场地使用期间，办公室或指定维护人员需进行巡查，确保场地设施正常运行，环境整洁。使用结束后，办公室应安排人员检查场地，清理遗留物品，恢复原状。场地巡查和维护情况需记录在案，作为后续场地管理参考。对因使用方原因造成的场地损坏，需按规定进行维修费用追偿。

（三）人事支持

1.员工信息查询

(1)查询范围：根据学校内部规定，允许查询的员工信息通常限于：姓名、所属部门、岗位职务、办公电话、内部邮箱、分派工位（如有）等公开或经授权查询的信息。涉及薪资、福利、绩效考核、个人隐私等敏感信息严格禁止查询，除非获得员工本人书面授权或上级主管基于工作需要并履行审批程序。

(2)查询流程：校内人员如需查询员工信息，应填写《员工信息查询申请单》，明确查询目的、所需信息类型、涉及人员范围（具体姓名或部门）。申请单需由申请人部门负责人签字同意，并说明查询原因的合理性。办公室收到申请后，需对申请进行审核，确认查询目的符合学校规定且信息属于可查询范围后，方可提供信息。提供方式可为口头告知（简单信息）、书面材料（经审批的汇总信息，不包含个人敏感信息）或系统账号授权（有限权限）。所有查询行为需记录存档，以备核查。

2.培训安排

(1)培训申请：各部门需提升员工技能或知识时，应制定培训计划，并填写《年度培训需求申请表》或《专项培训申请表》。表中需包含：培训主题、培训目标、目标受众（部门、层级）、建议培训时间、预计时长、培训形式（内部讲师/外部聘请）、所需场地与设备、预算等。申请表需经部门负责人签字并报办公室审核。

(2)审批与通知：办公室汇总各部门培训需求，结合学校年度培训预算与计划，对培训申请进行综合平衡和审批。审批内容包括：必要性、可行性、预算合理性等。审批通过后，办公室负责确定培训方案，如：联系外部讲师、安排内部讲师、预订培训场地、采购或准备培训材料等。培训方案确定后，办公室通过内部通知系统、邮件或公告等形式，向目标受众发布培训通知，内容包括：培训主题、讲师、时间、地点、报名方式、注意事项等。

(3)考勤统计：培训活动结束后，组织部门或办公室负责统计实际参训人员名单。可采用签到表、系统打卡或签到链接等方式进行。统计结果需与培训通知中要求的参训范围进行核对，确认无误后，将参训名单（注意隐去个人身份信息，仅统计人数或部门分布）报送办公室备案，作为评估培训效果和后续改进的依据。办公室需对培训效果进行初步评估，并收集参训人员的反馈意见。

三、查询与办理流程（补充细化）

（一）线上查询

1.访问学校内部管理系统

(1)登录账号：使用分配给个人的唯一账号（示例：学号/工号）和密码登录学校官方内部管理系统。首次登录或忘记密码时，需按照系统提示通过预留手机号或邮箱进行验证和重置。

(2)进入“业务查询”模块：在系统首页导航栏或快捷入口找到“综合办公”或“服务大厅”等类似模块，点击进入。系统界面会根据用户角色（部门管理员/普通教职工）展示不同的功能入口。

(3)选择对应类别：在“业务查询”模块内，清晰展示“行政事务”、“后勤服务”、“人事支持”等主要类别。用户点击相应类别后，会列出该类别下的具体可查询/办理事项（示例：文件查询、会议室预定、资产登记、培训报名等）。

2.线上提交申请

(1)填写标准化申请表：系统为每种业务提供了标准化的在线表单。用户根据所选业务，选择对应表单进行填写。表单字段设计清晰，包含必填项和选填项，并附有填写说明。示例：会议申请表包含会议主题、时间、地点、人数、设备需求等字段；资产购置申请表包含物品名称、规格、数量、用途、预算等字段。

(2)上传佐证材料：对于需要证明的申请（如资产购置需提供报价单、培训申请需提供计划书），系统提供文件上传功能。支持常见文件格式（如JPG,PNG,PDF,DOCX），有文件大小限制（示例：单个文件不超过10MB，总大小不超过50MB）。上传时需命名规范，方便查阅。

(3)确认提交并获取