学校综合办公室文件保管规定

学校综合办公室文件保管规定一、总则

为规范学校综合办公室文件管理，确保文件安全、完整、高效流转，特制定本规定。文件保管工作应遵循统一管理、分级负责、安全保密的原则，服务于学校日常行政工作。

二、文件分类与编号

（一）文件分类

1.日常行政文件：包括会议纪要、部门通知、工作计划等。

2.人事档案文件：如员工入职登记、考核记录等。

3.财务文件：预算报表、报销凭证等。

4.项目档案文件：专项工作报告、进度记录等。

（二）文件编号规则

1.采用“年份+部门代码+序号”格式，如“2023-Admin-001”。

2.日常行政文件编号需按月连续，如“2023-Admin-2023-01-001”。

三、文件保管流程

（一）文件接收与登记

1.接收文件时，需核对文件完整性，检查是否缺页或破损。

2.在《文件登记簿》中记录文件名称、编号、接收日期、送达人等信息。

（二）文件分类归档

1.根据文件类别，将文件放入对应档案盒，并贴上标签。

2.重大文件需单独建档，如年度工作报告、重要会议决议等。

（三）文件借阅与归还

1.借阅人需填写《文件借阅申请单》，经部门负责人签字后办理借阅手续。

2.借阅文件需在规定时间内归还，逾期需说明原因并续借。

四、文件保管要求

（一）保管环境

1.文件存放区域应保持干燥、通风、防尘，温度控制在15-25℃之间。

2.涉密文件需存放于带锁的档案柜中，并限制存取权限。

（二）保管期限

1.日常行政文件保存期限为3年，财务文件保存期限为5年，人事档案长期保存。

2.达到保存期限的文件需按流程销毁，销毁前需经部门负责人审批。

（三）电子文件管理

1.重要的纸质文件需同步录入电子管理系统，确保数据备份。

2.电子文件命名规则与纸质文件一致，并定期进行数据校验。

五、责任与监督

（一）责任分工

1.综合办公室指定专人负责文件保管工作，并定期培训相关技能。

2.各部门需指定联络人，协助文件流转与归档。

（二）监督机制

1.每季度对文件保管情况进行抽查，确保符合规定。

2.发现文件遗失、损坏等问题，需立即上报并追责。

六、附则

本规定自发布之日起实施，综合办公室负责解释与修订。

一、总则

为规范学校综合办公室文件管理，确保文件安全、完整、高效流转，特制定本规定。文件保管工作应遵循统一管理、分级负责、安全保密的原则，服务于学校日常行政工作。本规定旨在明确文件从接收、分类、归档、借阅到销毁的全流程管理要求，提升工作效率，减少资源浪费。

二、文件分类与编号

（一）文件分类

1.**日常行政文件**：包括但不限于会议纪要、部门通知、工作计划、简报、值班记录等。此类文件涉及学校日常运营的即时信息传达和工作安排。

2.**人事档案文件**：如员工入职登记表、劳动合同、绩效考核记录、培训证书、离职证明等。此类文件需严格保密，仅限授权人员接触。

3.**财务文件**：包括预算报表、经费申请表、报销凭证、采购合同、资产登记表等。此类文件需与财务部门协同管理，确保数据准确。

4.**项目档案文件**：如专项工作报告、项目进度表、实验记录、成果总结等。此类文件需按项目周期系统性归档，便于后续查阅。

（二）文件编号规则

1.采用“年份+部门代码+序号”格式，如“2023-Admin-001”。年份统一使用四位数字，部门代码参照《部门编码表》（见附件1），序号按顺序递增，不足三位补零。

2.日常行政文件编号需按月连续，如“2023-Admin-2023-01-001”。月份需明确标注，确保跨年度区分。

3.人事档案文件编号前加“HR”，财务文件加“FIN”，项目档案文件加“PRJ”，如“2023-HR-005”。

三、文件保管流程

（一）文件接收与登记

1.**接收环节**：

(1)文件送达后，由综合办公室指定人员当面核对文件份数、页码是否完整，检查有无破损或污渍。

(2)对于涉密文件，需在登记簿中标注“涉密”字样，并记录密级（如“内部”“秘密”）。

2.**登记操作**：

(1)在《文件登记簿》（电子或纸质版）中逐项记录：文件名称、编号、发文单位、接收日期、页数、送达人、备注等。

(2)电子文件需同步录入管理系统的“待归档”模块，生成唯一流水号。

（二）文件分类归档

1.**分类转移**：

(1)日常行政文件按月集中整理，纸质文件按编号顺序排列，电子文件按创建时间排序。

(2)人事档案文件需单独存放，避免与其它类别混淆，柜内需贴“人事档案—XX部门”标签。

2.**归档操作**：

(1)纸质文件放入无酸档案盒，盒内文件按编号升序排列，盒外标签标注“编号+年份+文件类型”。

(2)电子文件需刻录至光盘或存储在加密云盘，并生成归档索引表（包含文件名、路径、上传人、上传日期）。

（三）文件借阅与归还

1.**借阅申请**：

(1)借阅人需填写《文件借阅申请单》，注明文件用途、预计借用时长，经部门负责人审批签字。

(2)涉密文件借阅需额外获得保管人书面同意，并登记借阅人身份信息。

2.**借阅执行**：

(1)保管人在文件首页夹入《借阅登记卡》，记录借阅人、日期、归还期限。

(2)电子文件借阅需通过系统授权，借阅人仅获得临时查看权限。

3.**归还处理**：

(1)借阅期满后，保管人检查文件完整性，核对《借阅登记卡》信息无误后签字确认。

(2)发现文件损毁或缺失，需追究借阅人责任并按价赔偿（赔偿标准见附件2）。

四、文件保管要求

（一）保管环境

1.**物理环境**：

(1)文件存放区域需远离潮湿地面，避免阳光直射，相对湿度控制在45%-60%。

(2)重要档案柜需放置在消防通道附近，配备灭火器，并定期检查其有效性。

2.**安全措施**：

(1)档案柜需上锁，钥匙由至少两名保管人共同保管，实行“双人双锁”制度。

(2)电子文件存储需设置访问密码，定期更换（建议每季度一次），并启用登录日志记录。

（二）保管期限

1.**分类期限表**：

|文件类型|保管期限|备注|

|----------------|----------|------------------------------|

|日常行政文件|3年|重大活动文件可延长至5年|

|人事档案文件|长期|含离职后1年过渡期|

|财务文件|5年|含审计所需期间|

|项目档案文件|永久|研究类项目需完整保存|

2.**到期处理**：

(1)达到保存期限的纸质文件需编制《文件销毁清册》，经分管领导审批后执行。

(2)销毁方式仅限碎纸机粉碎，确保无法复原，并由两名以上人员监督。

（三）电子文件管理

1.**备份机制**：

(1)关键电子文件需每日增量备份至本地服务器，每周全量备份至异地存储设备。

(2)备份文件需标注备份日期，并封存于安全位置，严禁随意删除。

2.**数据恢复**：

(1)每半年进行一次数据恢复测试，验证备份有效性，并将测试结果存档。

(2)发现备份损坏，需立即联系技术部门修复，同时启动应急预案。

五、责任与监督

（一）责任分工

1.**综合办公室**：

(1)指定“文件管理员”岗位（至少2人轮岗），负责全流程管理，并持有《档案管理员培训合格证》（需每年复审）。

(2)建立文件交接制度，每月编制《文件流转统计表》上报行政主管。

2.**各部门联络员**：

(1)每月5日前提交上月文件借阅情况汇总表，并协助处理部门内部文件归档。

(2)参与季度检查，对发现的问题提出改进建议。

（二）监督机制

1.**内部审计**：

(1)每季度由行政主管牵头，抽查10%的文件档案，重点检查编号连续性和保管环境。

(2)审计不合格的部门需提交整改报告，逾期未改进的通报批评。

2.**问题追溯**：

(1)若发生文件遗失，需立即启动《文件丢失应急预案》：

(1)步骤1：封锁相关区域，排查责任人。

(2)步骤2：若系电子文件，立即隔离受影响系统。

(3)步骤3：按损失程度提交《事件分析报告》。

(2)持续记录所有异常事件，存档至“问题库”以供培训参考。

六、附则

本规定自发布之日起30日后生效，综合办公室负责根据实际需求修订。附件包括：

附件1：《部门编码表》

附件2：《文件损坏赔偿标准》

附件3：《文件销毁清册模板》

一、总则

为规范学校综合办公室文件管理，确保文件安全、完整、高效流转，特制定本规定。文件保管工作应遵循统一管理、分级负责、安全保密的原则，服务于学校日常行政工作。

二、文件分类与编号

（一）文件分类

1.日常行政文件：包括会议纪要、部门通知、工作计划等。

2.人事档案文件：如员工入职登记、考核记录等。

3.财务文件：预算报表、报销凭证等。

4.项目档案文件：专项工作报告、进度记录等。

（二）文件编号规则

1.采用“年份+部门代码+序号”格式，如“2023-Admin-001”。

2.日常行政文件编号需按月连续，如“2023-Admin-2023-01-001”。

三、文件保管流程

（一）文件接收与登记

1.接收文件时，需核对文件完整性，检查是否缺页或破损。

2.在《文件登记簿》中记录文件名称、编号、接收日期、送达人等信息。

（二）文件分类归档

1.根据文件类别，将文件放入对应档案盒，并贴上标签。

2.重大文件需单独建档，如年度工作报告、重要会议决议等。

（三）文件借阅与归还

1.借阅人需填写《文件借阅申请单》，经部门负责人签字后办理借阅手续。

2.借阅文件需在规定时间内归还，逾期需说明原因并续借。

四、文件保管要求

（一）保管环境

1.文件存放区域应保持干燥、通风、防尘，温度控制在15-25℃之间。

2.涉密文件需存放于带锁的档案柜中，并限制存取权限。

（二）保管期限

1.日常行政文件保存期限为3年，财务文件保存期限为5年，人事档案长期保存。

2.达到保存期限的文件需按流程销毁，销毁前需经部门负责人审批。

（三）电子文件管理

1.重要的纸质文件需同步录入电子管理系统，确保数据备份。

2.电子文件命名规则与纸质文件一致，并定期进行数据校验。

五、责任与监督

（一）责任分工

1.综合办公室指定专人负责文件保管工作，并定期培训相关技能。

2.各部门需指定联络人，协助文件流转与归档。

（二）监督机制

1.每季度对文件保管情况进行抽查，确保符合规定。

2.发现文件遗失、损坏等问题，需立即上报并追责。

六、附则

本规定自发布之日起实施，综合办公室负责解释与修订。

一、总则

为规范学校综合办公室文件管理，确保文件安全、完整、高效流转，特制定本规定。文件保管工作应遵循统一管理、分级负责、安全保密的原则，服务于学校日常行政工作。本规定旨在明确文件从接收、分类、归档、借阅到销毁的全流程管理要求，提升工作效率，减少资源浪费。

二、文件分类与编号

（一）文件分类

1.**日常行政文件**：包括但不限于会议纪要、部门通知、工作计划、简报、值班记录等。此类文件涉及学校日常运营的即时信息传达和工作安排。

2.**人事档案文件**：如员工入职登记表、劳动合同、绩效考核记录、培训证书、离职证明等。此类文件需严格保密，仅限授权人员接触。

3.**财务文件**：包括预算报表、经费申请表、报销凭证、采购合同、资产登记表等。此类文件需与财务部门协同管理，确保数据准确。

4.**项目档案文件**：如专项工作报告、项目进度表、实验记录、成果总结等。此类文件需按项目周期系统性归档，便于后续查阅。

（二）文件编号规则

1.采用“年份+部门代码+序号”格式，如“2023-Admin-001”。年份统一使用四位数字，部门代码参照《部门编码表》（见附件1），序号按顺序递增，不足三位补零。

2.日常行政文件编号需按月连续，如“2023-Admin-2023-01-001”。月份需明确标注，确保跨年度区分。

3.人事档案文件编号前加“HR”，财务文件加“FIN”，项目档案文件加“PRJ”，如“2023-HR-005”。

三、文件保管流程

（一）文件接收与登记

1.**接收环节**：

(1)文件送达后，由综合办公室指定人员当面核对文件份数、页码是否完整，检查有无破损或污渍。

(2)对于涉密文件，需在登记簿中标注“涉密”字样，并记录密级（如“内部”“秘密”）。

2.**登记操作**：

(1)在《文件登记簿》（电子或纸质版）中逐项记录：文件名称、编号、发文单位、接收日期、页数、送达人、备注等。

(2)电子文件需同步录入管理系统的“待归档”模块，生成唯一流水号。

（二）文件分类归档

1.**分类转移**：

(1)日常行政文件按月集中整理，纸质文件按编号顺序排列，电子文件按创建时间排序。

(2)人事档案文件需单独存放，避免与其它类别混淆，柜内需贴“人事档案—XX部门”标签。

2.**归档操作**：

(1)纸质文件放入无酸档案盒，盒内文件按编号升序排列，盒外标签标注“编号+年份+文件类型”。

(2)电子文件需刻录至光盘或存储在加密云盘，并生成归档索引表（包含文件名、路径、上传人、上传日期）。

（三）文件借阅与归还

1.**借阅申请**：

(1)借阅人需填写《文件借阅申请单》，注明文件用途、预计借用时长，经部门负责人审批签字。

(2)涉密文件借阅需额外获得保管人书面同意，并登记借阅人身份信息。

2.**借阅执行**：

(1)保管人在文件首页夹入《借阅登记卡》，记录借阅人、日期、归还期限。

(2)电子文件借阅需通过系统授权，借阅人仅获得临时查看权限。

3.**归还处理**：

(1)借阅期满后，保管人检查文件完整性，核对《借阅登记卡》信息无误后签字确认。

(2)发现文件损毁或缺失，需追究借阅人责任并按价赔偿（赔偿标准见附件2）。

四、文件保管要求

（一）保管环境

1.**物理环境**：

(1)文件存放区域需远离潮湿地面，避免阳光直射，相对湿度控制在45%-60%。

(2)重要档案柜需放置在消防通道附近，配备灭火器，并定期检查其有效性。

2.**安全措施**：

(1)档案柜需上锁，钥匙由至少两名保管人共同保管，实行“双人双锁”制度。

(2)电子文件存储需设置访问密码，定期更换（建议每季度一次），并启用登录日志记录。

（二）保管期限

1.**分类期限表**：

|文件类型|保管期限|备注|

|----------------|----------|------------------------------|

|日常行政文件|3年|重大活动文件可延长至5年|

|人事档案文件|长期|含离职后1年过渡期|

|财务文件|5年|含审计所需期间|

|项目档案文件|永久|研究类项目需完整保存|

2.**到期处理**：

(1)达到保存期限的纸质文件需编制《文件销毁清册》，经分管领导审批后执行。

(2)销毁方式仅限碎纸机粉碎，确保无