学校综合办公室事务分担规定

学校综合办公室事务分担规定一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心部门，承担着多项事务性工作。为确保工作效率、责任明确、流程规范，特制定本事务分担规定。本规定适用于综合办公室全体工作人员，旨在优化资源配置，提升服务质量，保障学校各项工作顺利开展。

二、事务分担原则

（一）职责明确

1.每项事务均需指定具体负责人，确保责任到人。

2.避免事务交叉重叠，减少沟通成本。

3.对于新增事务，需在3个工作日内完成职责分配。

（二）分工协作

1.相似职能可合并处理，如文件收发与归档可由同一人负责。

2.关联事务需建立协作机制，例如会议安排需与设备管理同步确认。

3.遇跨部门事务时，由综合办公室牵头协调，相关部门配合。

（三）动态调整

1.根据人员变动或工作负荷，每季度评估一次分担方案。

2.重大活动或紧急任务时，可临时增派人员支援。

3.调整后的分担方案需在5个工作日内公布并执行。

三、具体事务分担内容

（一）文件管理

1.日常文件收发：由张三（假设姓名）负责，每日9:00前完成签收登记。

2.文件归档：由李四负责，每月最后一个周五前完成上月文件整理归档，存档地点需记录在案。

3.电子文件管理：由王五负责，确保服务器数据每周备份一次，备份记录存档。

（二）会议服务

1.会议通知：由赵六负责，会前2天发送会议通知，并确认参会人员。

2.场地布置：由孙七负责，会前1天完成投影仪、音响等设备调试，并检查会议室整洁度。

3.会议记录：由周八负责，会后24小时内整理会议纪要，并分发给相关人员。

（三）行政接待

1.来访登记：由吴九负责，全程接待来访者，并填写《来访登记表》。

2.内部协调：由郑十负责，协调各部门接待需求，确保响应时间不超过30分钟。

3.物资申请：由钱十一负责，每月汇总各部门物资需求，并提交采购清单。

（四）其他事务

1.考勤统计：由冯十二负责，每日下班前完成当日考勤核对，每周一汇总提交。

2.值班安排：由陈十三负责，每月25日发布次月值班表，并确保人员覆盖。

3.紧急事务处理：如遇突发事件，由综合办公室主任（假设职位）统筹指挥，相关责任人立即响应。

四、监督与考核

（一）监督机制

1.每月25日召开事务分担工作例会，由综合办公室副主任主持。

2.全体员工可通过匿名渠道反馈分担执行情况，每月收集一次。

3.对于问题事项，需在2个工作日内启动整改。

（二）考核标准

1.按时完成率：每项事务需在规定时间内完成，逾期未达50%将记为一次考核不合格。

2.质量评分：由其他部门随机抽查工作成果，按优（90分）、良（80分）等次评定。

3.年度评估：结合季度考核结果，每年12月进行综合评定，结果与绩效挂钩。

五、附则

1.本规定自发布之日起执行，未尽事宜由综合办公室解释。

2.修改本规定需经全体工作人员讨论通过，并书面记录。

3.所有事务分担方案需存档备查，存档期限为2年。

四、具体事务分担内容

（一）文件管理

1.日常文件收发：

(1)**签收登记**：

-文件到达后，签收人需核对文件名称、数量与发送单位，确保无误后在《文件签收登记簿》上详细记录，包括签收日期、时间、文件类型、密级（如有）、接收部门/人员。

-对于紧急文件，需在签收后立即标注“加急”，并第一时间通知指定处理人。

(2)**传递分发**：

-普通文件：每日上午10:00前完成前一天签收文件的分发，通过内部邮件系统或纸质通知单送达相关收件人。

-加急文件：需在签收后15分钟内送达，并口头提醒收件人优先处理。

-跨部门文件：需由综合办公室指定专人负责协调，确保文件在2小时内完成传递。

(3)**退回处理**：

-如文件需退回，需在《文件签收登记簿》注明退回原因及日期，并按原路径退回，同时更新流转记录。

(4)**签收规范**：

-签收人需亲笔签名，不得使用印章或代签。若签收人为非本人，需提供授权委托书或经部门负责人签字确认。

2.文件归档：

(1)**分类标准**：

-按文件类型分为：行政类（人事、财务）、会议类（通知、纪要）、项目类（报告、方案）、资料类（合同、资质）。

-按年份归档，如2023年文件单独存放，不可与其他年份混放。

(2)**归档流程**：

-整理：每月最后一天前完成当月文件分类、排序、编号。

-立卷：每季度最后一个周五前将分类文件立卷，每卷不超过100份，并附《文件立卷说明》。

-扫描：重要文件（如合同、会议纪要）需同步进行电子扫描，存入指定服务器目录。

-装订：使用A4装订夹，确保文件平整无折损，封面标注卷号、日期、责任部门。

(3)**存档地点**：

-纸质档案存放于档案柜内，柜门上贴有标签，注明存放年份及内容。

-电子档案需设置二级权限访问，定期进行病毒查杀和备份。

3.电子文件管理：

(1)**数据录入**：

-每日下班前将纸质文件录入电子管理系统，包括文件名称、编号、密级、创建人、创建日期等字段。

-采用OCR技术辅助录入，提高准确率至95%以上。

(2)**备份操作**：

-服务器数据备份：每周六凌晨进行全量备份，并将备份文件存储于异地服务器。

-备份记录需在《电子文件备份日志》中详细记录备份时间、容量、操作人等信息。

(3)**权限管理**：

-不同密级文件设置不同访问权限，如普通文件可部门内共享，密级文件需双因素认证。

-每月审查一次用户权限，及时撤销离职员工或调岗人员的访问权。

（二）会议服务

1.会议通知：

(1)**信息收集**：

-收到会议申请后，需确认会议主题、时间、地点、参会人员、所需设备（投影仪、麦克风等），并在《会议申请表》上签字确认。

(2)**通知发送**：

-会前3天通过邮件、企业微信或内部公告栏发布会议通知，内容包括时间、地点、议程、需准备材料。

-对于临时会议，需在1小时内完成通知，并电话确认关键参会人。

(3)**参会确认**：

-会前1天统计参会人员名单，如有变动需及时调整议程或设备需求。

2.场地布置：

(1)**设备检查**：

-会前2小时到达会场，检查投影仪亮度、音响音量、麦克风灵敏度，确保设备运行正常。

-如遇故障，需在15分钟内联系技术部门支援。

(2)**物资准备**：

-根据会议需求准备纸笔、饮用水、签到表等物资，确保摆放整齐。

-重要会议需提前准备背景板、横幅等装饰。

(3)**场地清洁**：

-会后及时清理会场，回收纸笔、设备，保持场地整洁，并在2小时内完成下一场会议的布置。

3.会议记录：

(1)**记录要点**：

-重点关注会议决策、待办事项、责任人、完成时限，避免记录冗长发言。

-使用“主题-决策-行动”结构，如“项目A预算审批-通过100万预算-财务部下月提交明细”。

(2)**纪要整理**：

-会后4小时内完成会议纪要初稿，发送给记录人及部门负责人校对。

-校对后24小时内发布正式版纪要，并通过邮件抄送所有参会人。

(3)**归档要求**：

-纪要需与会议相关文件（如议程、报告）一同归档，电子版上传至共享云盘，纸质版存入会议档案夹。

（三）行政接待

1.来访登记：

(1)**登记流程**：

-来访者需填写《外来人员登记表》，包括姓名、单位、职务、联系方式、来访事由、预计停留时间。

-对于商务拜访，需核对其名片或预约函，并在系统中查询是否为优先客户。

(2)**引导服务**：

-确认登记无误后，根据事由引导至相关部门或会议室，全程保持微笑服务。

-如需签入访客证，需在登记后15分钟内完成办理。

(3)**异常处理**：

-如遇可疑人员或突发情况，需立即停止登记并向上级汇报，同时联系安保部门。

2.内部协调：

(1)**需求汇总**：

-每周一收集各部门接待需求，汇总成《内部接待计划表》，明确时间、地点、人员安排。

(2)**资源调配**：

-根据接待级别（普通、重要、VIP）分配会议室、茶水服务、翻译人员等资源。

-重要接待需提前一周完成场地布置和物资准备。

(3)**现场协调**：

-接待当天全程跟进，协调各部门配合，确保接待流程顺畅。

3.物资申请：

(1)**需求提交**：

-各部门每月25日提交次月物资需求表，包括办公用品（打印纸、笔）、活动用品（气球、横幅）、设备租赁等。

(2)**采购审批**：

-综合办公室汇总需求后，按金额分类：

-500元以下：部门负责人审批；

-500-2000元：主管级审批；

-2000元以上：需提交采购委员会讨论。

(3)**入库管理**：

-物资到货后需双人验收，并在《物资入库登记表》中记录数量、型号、供应商信息。

-建立库存预警机制，打印纸、墨盒等易耗品低于10%时需立即申领。

（四）其他事务

1.考勤统计：

(1)**数据采集**：

-每日上班前核对打卡机数据，人工补录异常打卡（如迟到、早退）。

-对于弹性工作制人员，需通过钉钉、企业微信等系统确认出勤。

(2)**异常处理**：

-如遇设备故障，需在2小时内联系维修，同时采用纸质考勤记录作为临时替代。

-病假、事假需提供医院证明或请假申请，并在系统中更新状态。

(3)**报表生成**：

-每月最后一天汇总考勤数据，生成《部门考勤统计表》，按部门、人员分类统计。

2.值班安排：

(1)**排班原则**：

-按周轮换值班，确保每名员工每周值班不超过2次。

-重大活动期间增加值班人员，如节假日值班需提前3天公布名单。

(2)**职责清单**：

-值班人员需负责：接听紧急电话、处理临时事务、每日设备巡检、记录值班日志。

(3)**交接班制度**：

-每日下班前进行交接班，使用《值班交接记录簿》记录未完成事项及注意事项。

3.紧急事务处理：

(1)**分级响应**：

-一级（重大）：如火灾、设备故障导致停水停电，立即拨打119/911并上报上级。

-二级（一般）：如人员突发疾病，联系120并安抚现场，同时通知人事部门。

-三级（轻微）：如文件丢失、电脑误操作，需在1小时内完成补救。

(2)**指挥流程**：

-综合办公室主任为总指挥，根据事件类型指定专项小组（如安全组、技术组）。

-每个小组需明确负责人和成员，并配备对讲机等通讯设备。

(3)**事后复盘**：

-事件处理完毕后，需在3天内召开复盘会议，总结经验教训，修订应急预案。

五、监督与考核

（一）监督机制

1.**定期检查**：

-综合办公室每月15日对分担事务进行抽查，使用《事务监督检查表》记录完成度。

-重点检查：文件归档完整性、会议设备调试成功率、接待流程规范性。

2.**神秘访客**：

-每季度安排1次匿名访问，评估文件收发、接待服务、环境整洁等指标。

-访问结果需在部门会议上公布，并制定改进计划。

3.**反馈渠道**：

-设置意见箱或在线表单，员工可匿名反馈问题，综合办公室每月统计并整改。

（二）考核标准

1.**量化指标**：

-文件错漏率：低于2%，每超1%扣0.5分。

-会议准时率：达到98%，每低1%扣0.3分。

-接待投诉率：0投诉为满分，每发生1次扣2分。

2.**质化评估**：

-通过360度评估，由直接上级、同事、服务对象（如其他部门）打分。

-评估维度包括：响应速度、服务态度、问题解决能力。

3.**年度评选**：

-结合季度考核结果，评选“优秀分担个人”和“高效协作团队”，颁发荣誉证书及奖金。

六、附则

1.**培训制度**：

-新员工入职后需参加分担事务培训，内容包括：文件管理规范、会议服务流程、接待礼仪。

-每半年组织一次技能竞赛，提升员工实操能力。

2.**变更管理**：

-任何部门不得私自更改本规定，需通过综合办公室提交申请，经主管级以上签字批准。

-变更内容需在5个工作日内发布，并组织全员培训。

3.**版本控制**：

-本规定编号为ZJBG-2023-001，每年12月30日前的版本作废，需重新审核发布。

-所有版本均需存档于综合办公室档案室，电子版上传至共享云盘。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心部门，承担着多项事务性工作。为确保工作效率、责任明确、流程规范，特制定本事务分担规定。本规定适用于综合办公室全体工作人员，旨在优化资源配置，提升服务质量，保障学校各项工作顺利开展。

二、事务分担原则

（一）职责明确

1.每项事务均需指定具体负责人，确保责任到人。

2.避免事务交叉重叠，减少沟通成本。

3.对于新增事务，需在3个工作日内完成职责分配。

（二）分工协作

1.相似职能可合并处理，如文件收发与归档可由同一人负责。

2.关联事务需建立协作机制，例如会议安排需与设备管理同步确认。

3.遇跨部门事务时，由综合办公室牵头协调，相关部门配合。

（三）动态调整

1.根据人员变动或工作负荷，每季度评估一次分担方案。

2.重大活动或紧急任务时，可临时增派人员支援。

3.调整后的分担方案需在5个工作日内公布并执行。

三、具体事务分担内容

（一）文件管理

1.日常文件收发：由张三（假设姓名）负责，每日9:00前完成签收登记。

2.文件归档：由李四负责，每月最后一个周五前完成上月文件整理归档，存档地点需记录在案。

3.电子文件管理：由王五负责，确保服务器数据每周备份一次，备份记录存档。

（二）会议服务

1.会议通知：由赵六负责，会前2天发送会议通知，并确认参会人员。

2.场地布置：由孙七负责，会前1天完成投影仪、音响等设备调试，并检查会议室整洁度。

3.会议记录：由周八负责，会后24小时内整理会议纪要，并分发给相关人员。

（三）行政接待

1.来访登记：由吴九负责，全程接待来访者，并填写《来访登记表》。

2.内部协调：由郑十负责，协调各部门接待需求，确保响应时间不超过30分钟。

3.物资申请：由钱十一负责，每月汇总各部门物资需求，并提交采购清单。

（四）其他事务

1.考勤统计：由冯十二负责，每日下班前完成当日考勤核对，每周一汇总提交。

2.值班安排：由陈十三负责，每月25日发布次月值班表，并确保人员覆盖。

3.紧急事务处理：如遇突发事件，由综合办公室主任（假设职位）统筹指挥，相关责任人立即响应。

四、监督与考核

（一）监督机制

1.每月25日召开事务分担工作例会，由综合办公室副主任主持。

2.全体员工可通过匿名渠道反馈分担执行情况，每月收集一次。

3.对于问题事项，需在2个工作日内启动整改。

（二）考核标准

1.按时完成率：每项事务需在规定时间内完成，逾期未达50%将记为一次考核不合格。

2.质量评分：由其他部门随机抽查工作成果，按优（90分）、良（80分）等次评定。

3.年度评估：结合季度考核结果，每年12月进行综合评定，结果与绩效挂钩。

五、附则

1.本规定自发布之日起执行，未尽事宜由综合办公室解释。

2.修改本规定需经全体工作人员讨论通过，并书面记录。

3.所有事务分担方案需存档备查，存档期限为2年。

四、具体事务分担内容

（一）文件管理

1.日常文件收发：

(1)**签收登记**：

-文件到达后，签收人需核对文件名称、数量与发送单位，确保无误后在《文件签收登记簿》上详细记录，包括签收日期、时间、文件类型、密级（如有）、接收部门/人员。

-对于紧急文件，需在签收后立即标注“加急”，并第一时间通知指定处理人。

(2)**传递分发**：

-普通文件：每日上午10:00前完成前一天签收文件的分发，通过内部邮件系统或纸质通知单送达相关收件人。

-加急文件：需在签收后15分钟内送达，并口头提醒收件人优先处理。

-跨部门文件：需由综合办公室指定专人负责协调，确保文件在2小时内完成传递。

(3)**退回处理**：

-如文件需退回，需在《文件签收登记簿》注明退回原因及日期，并按原路径退回，同时更新流转记录。

(4)**签收规范**：

-签收人需亲笔签名，不得使用印章或代签。若签收人为非本人，需提供授权委托书或经部门负责人签字确认。

2.文件归档：

(1)**分类标准**：

-按文件类型分为：行政类（人事、财务）、会议类（通知、纪要）、项目类（报告、方案）、资料类（合同、资质）。

-按年份归档，如2023年文件单独存放，不可与其他年份混放。

(2)**归档流程**：

-整理：每月最后一天前完成当月文件分类、排序、编号。

-立卷：每季度最后一个周五前将分类文件立卷，每卷不超过100份，并附《文件立卷说明》。

-扫描：重要文件（如合同、会议纪要）需同步进行电子扫描，存入指定服务器目录。

-装订：使用A4装订夹，确保文件平整无折损，封面标注卷号、日期、责任部门。

(3)**存档地点**：

-纸质档案存放于档案柜内，柜门上贴有标签，注明存放年份及内容。

-电子档案需设置二级权限访问，定期进行病毒查杀和备份。

3.电子文件管理：

(1)**数据录入**：

-每日下班前将纸质文件录入电子管理系统，包括文件名称、编号、密级、创建人、创建日期等字段。

-采用OCR技术辅助录入，提高准确率至95%以上。

(2)**备份操作**：

-服务器数据备份：每周六凌晨进行全量备份，并将备份文件存储于异地服务器。

-备份记录需在《电子文件备份日志》中详细记录备份时间、容量、操作人等信息。

(3)**权限管理**：

-不同密级文件设置不同访问权限，如普通文件可部门内共享，密级文件需双因素认证。

-每月审查一次用户权限，及时撤销离职员工或调岗人员的访问权。

（二）会议服务

1.会议通知：

(1)**信息收集**：

-收到会议申请后，需确认会议主题、时间、地点、参会人员、所需设备（投影仪、麦克风等），并在《会议申请表》上签字确认。

(2)**通知发送**：

-会前3天通过邮件、企业微信或内部公告栏发布会议通知，内容包括时间、地点、议程、需准备材料。

-对于临时会议，需在1小时内完成通知，并电话确认关键参会人。

(3)**参会确认**：

-会前1天统计参会人员名单，如有变动需及时调整议程或设备需求。

2.场地布置：

(1)**设备检查**：

-会前2小时到达会场，检查投影仪亮度、音响音量、麦克风灵敏度，确保设备运行正常。

-如遇故障，需在15分钟内联系技术部门支援。

(2)**物资准备**：

-根据会议需求准备纸笔、饮用水、签到表等物资，确保摆放整齐。

-重要会议需提前准备背景板、横幅等装饰。

(3)**场地清洁**：

-会后及时清理会场，回收纸笔、设备，保持场地整洁，并在2小时内完成下一场会议的布置。

3.会议记录：

(1)**记录要点**：

-重点关注会议决策、待办事项、责任人、完成时限，避免记录冗长发言。

-使用“主题-决策-行动”结构，如“项目A预算审批-通过100万预算-财务部下月提交明细”。

(2)**纪要整理**：

-会后4小时内完成会议纪要初稿，发送给记录人及部门负责人校对。

-校对后24小时内发布正式版纪要，并通过邮件抄送所有参会人。

(3)**归档要求**：

-纪要需与会议相关文件（如议程、报告）一同归档，电子版上传至共享云盘，纸质版存入会议档案夹。

（三）行政接待

1.来访登记：

(1)**登记流程**：

-来访者需填写《外来人员登记表》，包括姓名、单位、职务、联系方式、来访事由、预计停留时间。

-对于商务拜访，需核对其名片或预约函，并在系统中查询是否为优先客户。

(2)**引导服务**：

-确认登记无误后，根据事由引导至相关部门或会议室，全程保持微笑服务。

-如需签入访客证，需在登记后15分钟内完成办理。

(3)**异常处理**：

-如遇可疑人员或突发情况，需立即停止登记并向上级汇报，同时联系安保部门。

2.内部协调：

(1)**需求汇总**：

-每周一收集各部门接待需求，汇总成《内部接待计划表》，明确时间、地点、人员安排。

(2)**资源调配**：

-根据接待级别（普通、重要、VIP）分配会议室、茶水服务、翻译人员等资源。

-重要接待需提前一周完成场地布置和物资准备。

(3)**现场协调**：

-接待当天全程跟进，协调各部门配合，确保接待流程顺畅。

3.物资申请：

(1)**需求提交**：

-各部门每月25日提交次月物资需求表，包括办公用品（打印纸、笔）、活动用品（气球、横幅）、设备租赁等。

(2)**采购审批**：

-综合办公室汇总需求后，按金额分类：

-500元以下：部门负责人审批；

-500-2000元：主管级审批；

-2000元以上：需提交采购委员会讨论。

(3)**入库管理**：

-物资到货后需双人验收，并在《物资入库登记表》中记录数量、型号、供应商信息。

-建立库存预警机制，打印纸、墨盒等易耗品低于10%时需立即申领。

（四）其他事务

1.考勤统计：

(1)**数据采集**：

-每日上班前核对打卡机数据，人工补录异常打卡（如迟到、早退）。

-对于弹性工作制人员，需通过钉钉、企业微信等系统确认出勤。

(2)**异常处理**：

-如遇设备故障，需在2小时内联系维修，同时采用纸质考勤记录作为临时替代。

-病假、事假需提供医院证明或请假申请，并在系统中更新状态。

(3)**报表生成**：

-每月最后一天汇总考勤数据，生成《部门考勤统计表》，按部门、人员分类统计。

2.值班安排：

(1)**排班原则**：

-按周轮换值班，确保每名员工每周值班不超过2次。

-重大活动期间增加值班人员，如节假日值班需提前3天公布名单。

(2)**职责清单**：

-值班人员需负责：接听紧急电话、处理临时事务、每日设备巡检、记录值班日志。

(3)**交接班制度**：

-每日