公安档案规章制度

PAGE公安档案规章制度一、总则（一）目的公安档案是公安机关在履行职责过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是公安机关工作的重要组成部分。为了加强公安档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合公安工作实际，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于各级公安机关及其所属单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则公安档案管理遵循统一领导、分级管理、分类科学、便于利用的原则。公安机关应明确档案管理机构和人员，保障档案管理工作所需的经费、设备和场地，确保档案管理工作的顺利开展。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置各级公安机关应设立专门的档案管理机构，如档案科、档案室等，负责本单位档案的集中管理。档案管理机构应配备与工作任务相适应的档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公安业务工作。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理规章制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位在工作中形成的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对所属单位的档案工作进行监督、指导和检查，组织开展档案业务培训和交流活动。4.积极推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平，实现档案信息资源的共享和有效利用。5.参与本单位重大活动和重要工作的档案管理，提供档案支持和服务。6.定期向上级公安机关档案管理部门报送档案工作情况和统计报表。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围公安档案收集范围包括文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等各类档案。具体收集范围按照国家有关档案管理规定和公安业务工作实际确定。1.文书档案：主要包括公安机关在行政管理、执法办案、队伍建设等工作中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.业务档案：根据公安业务工作分类，包括刑事侦查、治安管理、交通管理、出入境管理、消防管理等业务工作中形成的各类档案，如案件卷宗、审批文件、证件办理记录等。3.声像档案：记录公安机关重要活动、重大事件、案件现场等的照片、录音、录像等资料。4.电子档案：以电子数据形式存在的各类公安档案，包括办公自动化系统生成的文件、业务信息系统产生的数据等。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围和要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，并定期向档案管理机构移交。2.收集的档案应齐全完整，真实准确，字迹清晰，载体完好。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.电子档案应按照相关标准和规范进行收集，确保数据的真实性、完整性和可读性。电子档案应与纸质档案同步收集，并建立相应的关联关系。（三）档案整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）档案整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制案卷目录和卷内文件目录，装订成册。2.业务档案整理：根据不同业务工作的特点和要求，按照案件类别、时间顺序等进行分类整理，建立档案索引和检索工具。3.声像档案整理：按照内容、时间、地点等进行分类，编写说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行数字化处理。4.电子档案整理：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子档案数据库，编制电子档案目录和索引。四、档案的保管（一）档案保管场所档案管理机构应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件。档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。（二）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找。不同载体的档案应分开存放，避免相互影响。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，确保数据的安全性。4.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、用火、存放易燃、易爆物品等。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的保存价值。（二）档案鉴定组织各级公安机关应成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织开展档案鉴定工作。（三）档案鉴定方法1.档案鉴定工作小组应逐卷逐件地对档案进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值。2.根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三个保管期限。永久保管的档案是指对公安工作具有长远查考利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对公安工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指在较短时间内对公安工作有查考利用价值的档案。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，档案鉴定工作小组应提出销毁意见，报本单位主管领导批准后进行销毁。（四）档案销毁程序1.档案管理机构应编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册应一式两份，一份留存档案管理机构，一份报本单位主管领导审批。2.经批准销毁的档案，应在档案管理机构和业务部门人员的监督下进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁后，档案管理机构应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。档案销毁清册应永久保存。六、档案的统计与检索（一）档案统计档案管理机构应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。档案管理人员应定期编制档案统计报表，向上级公安机关档案管理部门报送。（二）档案检索档案管理机构应建立健全档案检索体系，编制多种形式的检索工具，如案卷目录、卷内文件目录、分类索引、主题索引、人名索引等，方便档案的查找和利用。同时，应积极推进档案信息化建设，建立电子档案检索系统，提高档案检索的效率和准确性。七、档案的利用（一）利用原则公安档案利用应遵循依法依规、服务公安工作、方便利用的原则，在确保档案安全的前提下，为公安机关的各项工作提供有力支持。（二）利用范围公安档案的利用范围主要包括公安机关内部查考工作、公安业务工作、公安历史研究、社会利用等方面。公安机关内部人员因工作需要可查阅、借阅、复制本单位的档案；公安业务部门在办理案件、处理工作等过程中可根据需要查阅相关档案；公安历史研究人员可查阅、利用公安档案进行历史研究；社会单位或个人因涉及公安业务等特殊原因，经公安机关批准后可查阅相关档案。（三）利用手续1.公安机关内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。2.公安业务部门查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、数量、用途等信息，经本部门负责人签字同意后，报档案管理机构负责人审批。审批通过后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。3.公安历史研究人员查阅、利用公安档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅、利用的档案名称、数量、用途等信息，经所在单位或部门负责人签字同意后，报公安机关档案管理机构负责人审批。审批通过后，到档案管理机构办理查阅手续。4.社会单位或个人查阅公安档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅的档案名称、数量、用途等信息，并提交相关证明材料，经公安机关相关部门审核同意后，报档案管理机构负责人审批。审批通过后，到档案管理机构办理查阅手续。（四）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案管理机构指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案管理机构。如需复制档案，应经档案管理机构负责人批准，并按照规定的程序进行复制。2.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。查阅、借阅结束后，应及时将档案归还档案管理机构，并办