大学档案安全管理制度

PAGE大学档案安全管理制度一、总则（一）目的为了加强大学档案安全管理，确保档案的完整与安全，维护学校正常的教学、科研和管理秩序，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职工和学生在档案形成、整理、保管、利用等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防和消除各类安全隐患，确保档案实体和信息的安全。2.预防为主原则强化安全意识，建立健全安全防范机制，加强日常管理和监督检查，做到防患于未然。3.依法管理原则严格遵守国家法律法规，依法开展档案安全管理工作，确保管理活动合法合规。4.分级负责原则明确各部门、各单位在档案安全管理中的职责，实行分级管理、责任到人。二、档案安全管理职责（一）学校档案工作领导小组职责1.全面领导学校档案安全管理工作，制定档案安全管理工作方针、政策和规划。2.定期研究解决档案安全管理工作中的重大问题，协调各部门、各单位之间的工作关系。3.监督检查档案安全管理工作的落实情况，对违反档案安全管理制度的行为进行纠正和处理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案安全管理的法律法规和学校的相关制度，制定档案安全管理工作细则和操作规程。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整与安全。3.定期对档案保管状况进行检查，对发现的问题及时采取措施进行整改。4.组织开展档案安全宣传教育和培训工作，提高全体人员的安全意识和业务水平。5.负责档案安全事故的调查处理，并及时向上级主管部门报告。（三）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理和移交工作，确保档案的真实、完整。2.按照学校档案管理部门的要求，做好本部门、本单位档案的安全保管和利用工作。3.加强对本部门、本单位人员的档案安全宣传教育，督促其遵守档案安全管理制度。4.配合学校档案管理部门做好档案安全检查和事故处理工作。（四）档案工作人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责，确保档案工作安全有序进行。2.负责档案的日常管理工作，做好档案的收集、整理、编目、上架等工作，保证档案的质量。3.加强对档案库房的管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。4.严格执行档案查阅、借阅制度，做好登记、催还和保密工作，防止档案信息泄露。5.定期对档案管理设备进行维护和检查，确保设备正常运行。三、档案实体安全管理（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的位置，并符合国家有关建筑设计规范和档案保管要求。2.库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，做到布局合理，便于管理。4.档案架（柜）应排列整齐，编号清晰，便于查找和存取档案。档案应分类存放，标识明确，不得随意堆放。（二）档案整理与装订1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案装订应牢固、整齐、美观，不得使用金属物装订，确保档案的完整性和耐久性。3.整理后的档案应及时上架存放，不得在整理现场长期堆放。（三）档案保管与保护1.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的质量。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好档案的防虫防鼠工作，定期投放防虫药品，检查防鼠设施，防止档案受到虫害和鼠害。5.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、污垢等对档案造成损害。（四）档案搬运与运输1.档案搬运应轻拿轻放，避免碰撞和挤压，防止档案受损。2.运输档案时，应采取必要的防护措施，如包装、遮盖等，确保档案安全。3.严禁将档案与易燃、易爆、有毒等物品混装运输。四、档案信息安全管理（一）档案信息系统建设与管理1.档案信息系统应符合国家有关信息安全标准和规范，具备数据备份、恢复、加密、访问控制等功能。2.建立健全档案信息系统管理制度，明确系统管理员、数据录入员、审核员等人员的职责，确保系统安全运行。3.定期对档案信息系统进行维护和升级，及时修复系统漏洞，防止信息泄露和被篡改。4.加强对档案信息系统用户的管理，设置不同的用户权限，严格控制用户对档案信息的访问范围。（二）档案数据备份与恢复1.建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的完整性和可用性。3.发生档案信息系统故障或数据丢失等情况时，应及时启动数据恢复程序，确保档案数据的安全。（三）档案信息保密管理1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强对档案信息的保密管理，防止档案信息泄露。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和使用范围。3.档案工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，不得擅自泄露档案信息。4.加强对档案查阅、借阅场所的管理，防止无关人员进入，确保档案信息安全。（四）档案信息利用管理1.严格执行档案查阅、借阅制度，凡查阅、借阅档案，必须履行审批手续，填写查阅、借阅登记表。2.查阅、借阅档案应在规定的场所进行，不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅、借阅档案时，档案工作人员应在场监督，不得让查阅、借阅人员单独接触档案。4.查阅、借阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案，不得在档案上圈划批注。5.对涉及重要信息的档案利用，应进行跟踪管理，确保档案信息的安全。五、档案安全应急管理（一）应急管理机构与职责1.成立学校档案安全应急管理领导小组，由学校分管领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，各相关部门负责人为成员。2.应急管理领导小组负责制定档案安全应急预案，组织开展应急演练，协调解决应急处置中的重大问题。3.档案管理部门负责具体实施档案安全应急处置工作，及时向上级主管部门报告事故情况，并配合有关部门进行调查处理。（二）应急预案制定与演练1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置程序、保障措施等内容。2.定期组织开展档案安全应急演练，演练内容应包括火灾、水灾、盗窃、信息泄露等事故的应急处置，提高应急处置能力。3.根据演练情况，及时对应急预案进行修订和完善，确保应急预案的科学性、实用性和可操作性。（三）应急处置措施1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，防止事故扩大。2.及时组织人员抢救档案，保护现场，做好事故记录，并向上级主管部门报告事故情况。3.配合有关部门进行事故调查处理，查明事故原因，分清责任，提出处理意见。4.对事故造成的损失进行评估，及时采取措施进行修复和弥补，确保档案工作尽快恢复正常。六、档案安全监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案安全监督检查制度，定期对学校各部门、各单位的档案安全管理工作进行监督检查。2.档案管理部门应加强对自身工作的内部监督检查，定期开展自查自纠，及时发现和解决问题。3.鼓励全体教职工和学生对档案安全管理工作进行监督，对发现的问题及时向档案管理部门报告。（二）检查内容与方式1.检查内容包括档案实体安全、信息安全、管理制度执行情况等方面。2.检查方式可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等形式。3.检查过程中应做好记录，对发现的问题应下达整改通知书，责令限期整改。（三）整改落实与跟踪1.各部门、各单位