乡镇档案管理规则制度

PAGE乡镇档案管理规则制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡镇各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本乡镇实际情况，制定本规则制度。（二）适用范围本规则制度适用于本乡镇机关各部门、所属事业单位、村（社区）等在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整与安全，便于开发利用。2.真实性原则档案内容必须真实反映本乡镇各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理本乡镇在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以乡镇党委书记为组长，乡镇长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调乡镇档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题，确保档案管理工作与乡镇各项工作协调发展。（二）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员。档案管理部门负责本乡镇档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等。（三）各部门职责1.各部门负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的具体落实，协助档案管理部门做好档案管理相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本乡镇工作相关的文件、指示、通知等。2.本乡镇党委、政府形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.各部门在业务工作中形成的文件、报告、合同、协议、报表、图纸等。4.本乡镇组织的各类活动、会议、培训等形成的文件、资料、照片、音像等。5.本乡镇干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。6.本乡镇所属事业单位、村（社区）上报的各类文件、资料、统计报表等。7.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应在文件材料形成后及时收集，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、纸张完好，禁止使用圆珠笔、铅笔等书写。3.对破损、褪色的文件材料，应及时进行修复或复制。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限文件类别进行分类整理。年度划分以文件形成的自然年度为准；保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）；文件类别根据《归档文件整理规则》进行划分，如党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.科技档案按照项目进行分类整理，包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目竣工验收文件等。每个项目单独编号，建立项目档案目录。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，年度终了后，由财务部门负责整理成册，移交档案管理部门保管。保管期限按照《会计档案管理办法》执行。4.人事档案按照干部档案管理的有关规定进行整理，建立个人档案目录，实行一人一档管理。5.声像档案按照载体形式（照片、录音带、录像带等）进行分类整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并配以文字说明。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行。（三）档案存放1.按照档案类别、保管期限、年度等进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找。2.对电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，严格限制无关人员进入档案库房。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.制定档案应急预案，对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取措施，确保档案安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本乡镇档案管理规定为依据，准确判定档案的保存价值。2.坚持全面的历史观点，从维护历史真实面貌出发，对档案进行综合分析和鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其历史价值、现实价值和保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本乡镇实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应注明档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁清册报乡镇档案管理领导小组审批后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在档案销毁清册上签字确认。销毁完毕后，监销人应将档案销毁情况报告乡镇档案管理领导小组。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期对档案统计数据进行汇总、分析，及时掌握档案管理工作动态，为档案管理决策提供依据。（二）利用工作1.制定档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、手续等。2.档案管理人员应积极主动地为乡镇各项工作提供档案利用服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。3.对档案利用情况进行登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、利用内容等信息。4.严格遵守档案保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得提供利用。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理工作效率和服务水平，为乡镇各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。2.对现有档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。3.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.按照规划逐步推进档案信息化建