案件档案材料保管制度

PAGE案件档案材料保管制度一、总则（一）目的为加强公司案件档案材料的管理，确保档案材料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及案件的档案材料保管工作，包括但不限于法律纠纷案件、内部违规违纪案件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则案件档案材料由公司指定的专门部门或人员进行集中保管，确保档案的完整性和系统性。2.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止档案材料的泄露、损毁和丢失，维护公司的合法权益。3.有效利用原则建立档案材料的检索和利用机制，方便公司内部人员在工作中查阅和使用，充分发挥档案材料的价值。二、档案材料的收集与整理（一）收集范围1.案件相关的法律文书，如起诉书、答辩状、判决书、裁定书等。2.证据材料，包括书证、物证、证人证言、鉴定意见等。3.案件处理过程中的会议记录、请示报告、审批文件等。4.与案件有关的其他材料，如往来信函、电子邮件、录音录像等。（二）收集要求1.案件承办部门或人员应在案件处理过程中及时收集相关档案材料，确保材料的真实性和完整性。2.对于重要的档案材料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集经核对无误的复印件，并注明原件存放处。3.收集的档案材料应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的保管和查阅。（三）整理方法1.分类根据案件的性质、类别、时间等因素，将档案材料分为不同的类别，如民事案件档案、刑事案件档案、行政案件档案等。2.编号为每一份档案材料编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应按照一定的规则进行编排，如年份+案件类别+流水号。3.装订对于纸张较多的档案材料，应进行装订，确保材料的整齐和牢固。装订时应注意保持材料的原有顺序，不得随意更改。4.编目编制档案材料的目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便于查阅和检索。三、档案材料的保管（一）保管部门公司设立专门的档案保管室，负责案件档案材料的集中保管。档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案材料的安全。（二）保管方式1.纸质档案保管将纸质档案材料存放在档案柜中，按照分类和编号顺序排列，便于查找和取用。2.电子档案保管对于电子档案材料，应进行备份存储，并建立相应的索引和目录，以便于检索和利用。电子档案的存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）保管期限1.一般案件档案材料的保管期限为[X]年，自案件结案之日起计算。2.涉及重大法律纠纷、公司核心利益或具有重要历史价值的案件档案材料，保管期限为[X]年或永久保管。（四）档案的清查与盘点1.档案保管部门应定期对档案材料进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。清查和盘点工作每年至少进行一次。2.对于清查和盘点中发现的问题，应及时进行记录和处理，如档案材料的丢失、损坏、霉变等情况，应查明原因，采取相应的补救措施，并向上级报告。四、档案材料的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅案件档案材料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅的目的、内容和范围，并经所在部门负责人审批后，方可到档案保管部门查阅。2.涉及公司机密或敏感信息的案件档案材料，查阅人员应严格遵守公司的保密规定，未经授权不得泄露档案内容。（二）查阅程序1.查阅人员持经审批的《档案查阅申请表》到档案保管部门办理查阅手续，档案保管人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案材料。2.查阅人员应在档案保管部门指定的地点查阅档案材料，不得擅自将档案材料带出保管室。如需复印或摘录档案材料，应经档案保管人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅结束后，查阅人员应将档案材料归还档案保管人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员因特殊原因需要借阅案件档案材料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅的目的、期限和归还时间，并经所在部门负责人和档案保管部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员持经审批的《档案借阅申请表》到档案保管部门办理借阅手续，档案保管人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案材料。2.借阅人员应向档案保管人员出具借条，注明借阅的档案编号、名称、数量和归还时间等信息，并签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案材料，不得转借他人或擅自涂改、损坏、丢失档案材料。如因保管不善造成档案材料损坏或丢失的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案材料。如需续借，应提前向档案保管部门提出申请，并经审批同意后办理续借手续。五、档案材料的保密与安全（一）保密措施1.档案保管人员应严格遵守公司的保密制度，对档案材料的内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.档案保管室应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案保管人员应妥善保管档案保管室的钥匙和密码，不得随意转借他人。3.对于涉及公司机密或敏感信息的案件档案材料，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。（二）安全管理1.档案保管室应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，确保档案材料的安全。2.档案保管人员应定期对档案保管室进行安全检查，发现安全隐患应及时报告并采取措施加以解决。3.对于自然灾害、突发事件等可能影响档案材料安全的情况，档案保管人员应及时采取保护措施，确保档案材料的安全。六、档案材料的销毁（一）销毁条件1.档案材料保管期限届满，且已无保存价值的，可以进行销毁。2.因其他原因需要销毁档案材料的，应经公司相关部门审核批准后，方可进行销毁。（二）销毁程序1.档案保管部门应定期对保管期限届满或已无保存价值的档案材料进行清理，编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、数量等信息。2.《档案销毁清单》经档案保管部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.经审批同意销毁的档案材料，应在档案保管部门指定的地点进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等信息。4.销毁记录应与《档案销毁