员工档案转移管理制度

PAGE员工档案转移管理制度一、总则（一）目的为了规范公司员工档案的转移管理工作，确保员工档案的安全、完整和有效利用，维护员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工档案的转移管理工作，包括档案的接收、保管、转出、查阅等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保档案转移管理工作合法合规。2.准确性原则：保证员工档案信息的真实、准确、完整，避免出现错误或遗漏。3.保密性原则：对员工档案内容予以严格保密，防止信息泄露。4.及时性原则：及时处理员工档案的转移事项，提高工作效率，避免延误。二、档案接收（一）新员工档案接收1.新员工入职时，人力资源部门应告知其提交个人档案的要求和流程。2.新员工应在规定时间内将个人档案提交至公司人力资源部门。档案内容应包括但不限于个人简历、学历证书、学位证书、职业资格证书、培训记录、工作经历证明、劳动合同等相关材料。3.人力资源部门收到新员工档案后，应进行认真审核，检查档案材料是否齐全、真实、有效。对于不符合要求的档案，应及时通知员工补充或更正。4.审核通过的新员工档案，人力资源部门应进行编号、登记，并按照档案管理规定进行妥善保管。（二）员工档案转入接收1.当员工因工作调动、离职后重新入职等原因，其档案需要转入公司时，人力资源部门应提前与原档案保管单位或个人联系，确认档案的转出情况。2.原档案保管单位或个人应按照规定的格式和要求，将员工档案密封后通过专人送达或邮寄至公司人力资源部门。3.人力资源部门收到转入档案后，应按照新员工档案接收的流程进行审核、编号、登记和保管。同时，应核对转入档案与原公司留存档案的一致性，如有差异应及时核实并处理。三、档案保管（一）保管方式1.公司设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存放。2.档案应按照类别、年度、员工姓名等进行分类存放，并建立清晰的档案索引和目录，便于查找和管理。3.对于电子档案，应进行备份存储，并采用加密、防病毒等安全措施，确保电子档案的安全。（二）保管期限1.员工档案的保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定。一般情况下，员工在职期间的档案应永久保管；员工离职后，其档案应按照规定的期限进行保管，如[X]年。2.对于涉及员工重大权益、法律纠纷等重要档案，应适当延长保管期限，直至相关事项处理完毕。（三）档案维护1.定期对档案进行检查和清理，确保档案的完整性和可读性。对于破损、褪色、字迹模糊等问题的档案，应及时进行修复或复制。2.对档案保管环境进行定期监测，如温湿度、空气质量等，确保档案保管条件符合要求。3.按照档案管理规定，及时更新档案信息，如员工的岗位变动、薪资调整、奖惩情况等，确保档案信息的时效性和准确性。四、档案转出（一）员工离职档案转出1.员工离职时，人力资源部门应提前告知其档案转出的流程和要求。2.员工应填写档案转出申请表，注明档案接收单位的名称、地址、联系方式等信息，并签字确认。3.人力资源部门审核员工档案转出申请表无误后，按照档案管理规定对员工档案进行整理、密封，并在档案袋上加盖公司公章。4.人力资源部门应通过专人送达或邮寄的方式，将员工档案及时转至档案接收单位。同时，应保留档案转出的相关凭证，如送达回执、邮寄凭证等，以备查询。（二）员工档案因其他原因转出1.当员工档案因工作调动、升学、出国等其他原因需要转出时，人力资源部门应按照员工离职档案转出的流程进行办理。2.对于因特殊原因需要提前转出档案，但员工尚未离职的情况，人力资源部门应审核相关证明材料，并经公司领导批准后，方可办理档案转出手续。五、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅员工档案，应根据工作需要，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅范围应严格限定在与工作相关的内容，不得查阅与工作无关的个人隐私信息。2.外部单位或个人查阅员工档案，应持有合法有效的证明文件，并经公司领导批准。查阅内容应严格按照审批范围进行，不得擅自扩大查阅范围或泄露档案信息。（二）查阅流程1.查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，并签字确认。2.相关部门负责人或公司领导对档案查阅申请表进行审批，批准后在申请表上签字盖章。3.档案管理人员根据审批后的申请表，提供相应的档案供查阅人员查阅。查阅人员应在指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案保管室。4.查阅人员查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理查阅登记手续。（三）查阅记录1.档案管理人员应对每次档案查阅情况进行详细记录，包括查阅人员姓名、查阅时间、查阅目的、查阅范围、查阅结果等信息。2.查阅记录应妥善保管，保存期限与员工档案保管期限一致。查阅记录可作为档案管理工作的重要参考资料，用于追溯档案查阅情况和维护档案信息安全。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对员工档案内容予以保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.在档案管理工作中，涉及档案信息的传递、存储、使用等环节，应采取必要的保密措施，如加密传输、设置访问权限、使用专用存储设备等。3.对接触员工档案的人员进行定期保密培训，提高其保密意识和保密技能，防止因人为疏忽导致档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案保管室的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保档案保管场所的安全。2.制定档案安全应急预案，明确在火灾、水灾、盗窃等突发情况下的应急处理措施，确保档案的安全转移和妥善保管。3.定期对档案安全情况进行检查和评估，及时发现和消除安全隐患，确保档案管理工作的安全可靠。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司员工档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、查询、统计等功能，提高档案管理工作的效率和准确性。2.通过信息化管理系统，实现档案信息的共享和协同办公，方便公司内部各部门之间的信息交流和业务协作。（二）信息化管理流程1.档案管理人员应按照档案管理规定，将员工档案信息录入信息化管理系统。录入的信息应准确、完整，与纸质档案内容一致。2.定期对信息化管理系统中的档案信息进行更新和维护，确保信息的时效性和准确性。同时，应做好数据备份工作，防止数据丢失。3.公司内部人员可通过信息化管理系统查询和使用员工档案信息，但应严格遵守系统的使用权限和操作流程。外部单位或个人如需查询档案信息，应按照档案查阅的规定，通过信息化管理系统申请并经审批后进行查阅。（三）信息化安全保障1.加强信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对信息化管理系统的用户进行身份认证和权限管理，严格控制用户的访问权限，确保只有授权人员能够访问和操作档案信息。3.定期对信息化管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患，保障系统的安全稳定运行。八、监督与考核（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，定期对员工档案转移管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合法律法规和公司制度的要求。2.监督小组应重点检查档案的接收、保管、转出、查阅等环节的工作情况，包括档案材料的完整性、准确性、保密性，档案管理流程的规范性，档案信息化管理系统的运行情况等。3.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）考核办法1.建立档案管理工作考核制度，对档案管理人员和涉及档案管理工作的相关部门进行考核。考核内容包括档案管理工作的质量、效率、安全等方面。2.考核方式可采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，考核结果作为员工绩效评价