班级档案归档制度制定

PAGE班级档案归档制度制定一、总则（一）目的为了加强班级档案管理，确保班级档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于[学校名称]内各班级的档案归档工作。（三）基本原则1.真实性原则：班级档案应如实反映班级各项工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集班级在教学、管理、活动等方面产生的各类文件资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案内容应准确无误，数据真实可靠。4.规范性原则：档案整理、归档应遵循统一的标准和规范。5.保密性原则：对涉及学生个人隐私、班级敏感信息等档案资料严格保密。二、档案管理职责（一）班主任职责1.负责班级档案工作的统筹规划和组织实施，明确班级档案管理的各项要求。2.指导班级学生干部做好档案资料的收集、整理和初步分类工作。3.定期对班级档案进行检查、审核，确保档案质量。4.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。（二）班级学生干部职责1.协助班主任开展档案资料的收集工作，按照要求及时将各类文件资料提交给班主任。2.负责对收集到的档案资料进行初步整理，如分类、装订等。3.配合班主任做好档案的保管和借阅登记工作。三、档案分类及归档范围（一）学生基本信息档案1.学生个人简历，包括姓名、性别、出生日期、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.学生入学登记表、学籍卡、学生证复印件等。3.学生体检表、健康档案。（二）学习档案1.学生课程表、教学计划。2.学生成绩单，包括平时成绩、考试成绩、学分等。3.学生作业、试卷、实习报告、毕业论文（设计）等。4.学生参加学科竞赛、学术活动的相关资料，如获奖证书、活动记录等。（三）班级活动档案1.班级主题班会记录，包括班会主题、时间、地点、参与人员、活动内容等。2.班级文体活动记录，如运动会、文艺汇演、体育比赛等的策划方案、活动照片、获奖情况等。3.班级社会实践活动记录，包括实践活动计划、活动总结、学生实践报告等。4.班级志愿者活动记录，如活动组织情况、服务对象反馈等。（四）班级管理档案1.班级规章制度，如考勤制度、奖惩制度、值日制度等。2.班级干部任免文件、班干部职责分工表。3.班级会议记录，包括班会、班委会、团支部会议等。4.班级考勤记录，如迟到、早退、旷课情况统计。5.学生奖惩记录，包括奖励原因、奖励类型、处分原因、处分类型等。（五）家校沟通档案1.家长会会议记录，包括会议时间、地点、参会家长名单、会议内容等。2.家长与教师的沟通记录，如电话沟通、面谈记录、邮件等。3.学生家长意见反馈表。（六）其他档案1.班级获得的荣誉证书、奖状等。2.班级与其他班级、学校、社会组织交流合作的相关资料。3.其他与班级工作相关的重要文件、资料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.明确档案收集的责任人，确保各类文件资料及时、准确地收集到班级档案中。责任人应定期提醒相关人员提交资料，避免遗漏。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并及时进行备份。（二）整理要求1.按照档案分类标准，对收集到的数据进行科学分类。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，确保档案的整洁。4.对破损或褪色的档案资料进行修复或复制，保证档案的可读性。5.对于纸张大小不一致的档案资料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。（三）装订要求1.采用线装或胶装的方式对档案资料进行装订，确保装订牢固、整齐。2.装订时应注意页码顺序，避免出现漏页、倒页等情况。3.在装订处应加盖装订章或骑缝章，以保证档案的完整性和密封性。五、档案保管（一）保管方式1.设立专门的班级档案柜，用于存放班级档案。档案柜应保持清洁、干燥、通风良好，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.对重要的电子档案，应进行定期备份，并分别存储在不同的存储介质上，如硬盘、光盘、U盘等，以防止数据丢失。3.对于纸质档案，应按照类别、年度等进行有序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.学生基本信息档案、学习档案等长期保存。2.班级活动档案、班级管理档案、家校沟通档案等保存期限为[X]年。3.其他档案根据实际情况确定保管期限，但不得少于[X]年。（三）档案安全1.严格限制无关人员进入档案保管场所，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。3.做好档案保管场所的防火、防盗、防潮、防虫等工作，配备必要得消防器材、防盗设施等。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.班主任有权查阅班级所有档案资料。2.班级学生干部因工作需要，经班主任同意后，可以查阅相关档案资料。3.其他任课教师因教学、研究等需要查阅班级档案的，应向班主任提出申请，经批准后方可查阅。4.学生本人原则上不得查阅自己的档案，但在特殊情况下，如毕业、升学等需要，经班主任同意后，可以查阅相关部分。（二）查阅程序1.查阅人应填写《班级档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.将申请表提交给班主任，班主任进行审核，审核通过后签字批准。3.查阅人凭批准后的申请表到档案保管人员处查阅档案，查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管场所。4.查阅人应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅班级档案的，必须经班主任批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]天，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向班主任说明并办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《班级档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.申请表提交给班主任审批，班主任审核同意后签字。3.借阅人持申请表到档案保管人员处办理借阅手续，档案保管人员应详细记录借阅档案的名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息，并要求借阅人签字确认。4.借阅人应按时归还档案，如逾期未还，档案保管人员应及时催还。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且已无保存价值的。2.档案内容涉及保密信息，且已过保密期限，经相关部门批准可以销毁的。3.档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复且已无使用价值的。（二）销毁程序1.由班主任组织相关人员对拟销毁的档案进行鉴定，确定是否符合销毁条件。2.填写《班级档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，并提交学校档案管理部