机关档案电子文档制度

PAGE机关档案电子文档制度一、总则（一）目的为加强机关档案电子文档的管理，确保电子文档的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关在履行职能活动中形成的具有保存价值的电子文档的管理。（三）基本原则1.统一管理原则。对机关档案电子文档实行集中统一管理，确保管理工作的规范化、标准化。2.全程管理原则。对电子文档从形成、积累、整理、归档到保管、利用等全过程进行管理。3.便于利用原则。遵循电子文档的形成规律，便于检索和利用，提高工作效率。4.安全保密原则。采取有效措施确保电子文档的安全保密，防止信息泄露。二、电子文档的形成与积累（一）来源机关在履行职能活动中通过计算机系统、办公自动化设备等生成的各类电子文件、数据、图表、图像等。（二）职责分工1.各部门负责本部门电子文档的形成、积累和初步整理工作，指定专人负责，并确保电子文档的质量和真实性。2.信息技术部门负责提供技术支持，保障电子文档生成、存储和传输的安全与稳定。（三）形成要求1.电子文档应采用符合国家标准的格式，确保其通用性和可读性。2.电子文档应具备准确、完整的元数据，包括文件编号、题名、日期、作者、来源等，以便于管理和检索。3.电子文档的内容应真实、准确、完整，与纸质文件保持一致。（四）积累措施1.定期对电子文档进行清理，删除无用的文件，确保存储空间的合理利用。2.建立电子文档备份制度，定期对重要电子文档进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。三、电子文档的整理（一）分类标准按照机关档案分类方案，对电子文档进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等。（二）编号规则为便于管理和检索，对电子文档进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用年度类别顺序号的方式进行编号。（三）整理流程1.对电子文档进行分类，确定其所属类别。2.根据编号规则，为每份电子文档赋予唯一的编号。3.建立电子文档目录，将电子文档的编号、题名、日期、来源等信息录入目录，便于查询和管理。（四）元数据管理完善电子文档的元数据，确保元数据的准确性和完整性。元数据应与电子文档同步更新，以便更好地反映电子文档的特征和背景信息。四、电子文档的归档与移交（一）归档范围1.本机关在履行职能活动中形成的具有保存价值的电子文档。2.与纸质档案相对应的电子文档。（二）归档时间1.一般情况下，电子文档应在次年上半年完成归档。2.对于重要紧急的电子文档，应及时归档。（三）归档要求1.归档的电子文档应整理齐全、完整，符合分类和编号要求。2.电子文档应存储在符合安全要求的存储介质上，并进行标识。3.归档的电子文档应同时移交相应的元数据，确保元数据与电子文档的一致性。（四）移交程序1.各部门将整理好的电子文档及元数据移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的电子文档进行审核，核对其完整性、准确性和规范性。3.审核无误后，办理交接手续，双方签字确认。五、电子文档的保管（一）存储介质选择应选择质量可靠、性能稳定的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行检查和维护。（二）存储环境要求存储电子文档的环境应保持适宜的温度、湿度，避免阳光直射和强磁场干扰，确保存储介质的安全。（三）备份策略制定完善的备份策略，定期对电子文档进行备份。备份应采用多种方式，如异地备份、磁带备份等，确保数据的安全性和可恢复性。（四）数据维护定期对电子文档进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。对损坏或丢失的数据应及时进行修复和补充。（五）安全保密措施1.建立严格的电子文档访问权限制度，对不同级别的人员设置不同的访问权限。2.采用加密技术对重要电子文档进行加密存储和传输，防止信息泄露。3.设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止网络攻击和病毒感染。六、电子文档的利用（一）利用方式1.提供在线查询服务，方便机关工作人员查阅电子文档。2.根据工作需要，提供电子文档的下载、打印等服务。3.开展电子文档的编研工作，为机关决策提供参考依据。（二）利用流程1.用户提出利用申请，填写利用申请表，注明利用目的、内容等。2.档案管理部门对利用申请进行审核，批准后提供相应的电子文档。3.用户在利用电子文档时应遵守相关规定，不得擅自修改、删除电子文档。（三）利用记录对电子文档的利用情况进行记录，包括利用时间、利用人、利用内容等，以便统计和分析利用需求。七、电子文档的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和本机关档案保管期限表，对电子文档进行定期鉴定，确保电子文档的保存价值。（二）鉴定组织成立电子文档鉴定小组，由档案管理部门、业务部门等相关人员组成，负责电子文档的鉴定工作。（三）鉴定方法1.审查电子文档的内容、来源、形成时间等，判断其保存价值。2.参考同类机关的档案保管情况，确定电子文档的保管期限。（四）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的电子文档，填写销毁申请表，报经批准。2.采用安全可靠的方式对电子文档进行销毁，确保数据无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人等。八、监督与检查（一）监督职责机关档案管理部门负责对本机关电子文档管理工作进行监督检查，确保制度的有效执行。（二）检查内容1.电子文档的形成、积累、整理、归档等工作是否符合要求。2.电子文档的保管、利用等情况是否安全、规范。3.电子文档鉴定与销毁工作是否按程序进行。