会计档案包括财务制度

PAGE会计档案包括财务制度会计档案管理制度总则1.目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理。3.定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。会计档案的内容1.会计凭证包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。2.会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿；明细账是根据明细分类科目设置的，用来对会计要素的具体内容进行明细分类核算的账簿；日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿；固定资产卡片是对固定资产进行明细分类核算的账簿形式。3.财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。月度、季度、半年度财务会计报告通常仅指会计报表，年度财务会计报告包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。会计报表是对公司财务状况、经营成果和现金流量的结构性表述，至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表等报表；会计报表附注是对会计报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目等所作的解释；财务情况说明书是对公司一定会计期间生产经营、资金周转和利润实现及分配等情况的综合性说明。4.其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。银行存款余额调节表是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收本单位未收账项数额，减去对方已付本单位未付账项数额，以调整双方余额使其一致的一种调节方法；银行对账单是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的记录；纳税申报表是纳税人履行纳税义务，按期向税务机关申报纳税期应缴税额时应填报的表格；会计档案移交清册是记录会计档案移交情况的清册；会计档案保管清册是记录会计档案保管情况的清册；会计档案销毁清册是记录会计档案销毁情况的清册；会计档案鉴定意见书是对会计档案是否达到保管期限、是否仍有保存价值等进行鉴定后出具的意见书。会计档案的管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司会计档案管理制度，并组织实施。负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、查阅、销毁等工作的指导和监督。负责建立会计档案目录索引，编制会计档案保管清册、移交清册和销毁清册等。负责会计档案库房的安全管理，确保会计档案的安全与完整。2.财务部门职责负责按照会计档案管理制度的要求，及时将会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料整理、装订成册，并移交档案管理部门。负责对会计档案的利用情况进行登记，并配合档案管理部门做好会计档案的查阅、复制等工作。负责对已超过保管期限的会计档案提出销毁意见，并配合档案管理部门做好会计档案的销毁工作。3.其他部门职责各部门应妥善保管本部门形成的与会计核算相关的资料，并按照公司会计档案管理制度的要求，及时移交档案管理部门。在会计档案查阅、复制等过程中，各部门应积极配合档案管理部门和财务部门的工作，提供必要的协助。会计档案的整理与归档1.整理要求会计凭证应按记账凭证编号顺序，连同所附的原始凭证一并整理装订成册，并加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等内容。会计账簿应按总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿的顺序整理，每本账簿应加具封面，在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、月份等内容。财务会计报告应按月度、季度、半年度、年度顺序整理，装订成册，并加具封面封尾，在封面上注明单位名称、年度、月份、财务会计报告种类等内容。其他会计资料应按类别、时间顺序整理，装订成册，并加具封面，在封面上注明单位名称、资料名称、年度、月份等内容。2.归档要求在会计年度终了后，财务部门应在规定的时间内将整理好的会计档案移交档案管理部门归档。档案管理部门应对移交的会计档案进行认真核对，确保会计档案的齐全、完整、准确，并按照档案管理的要求进行分类存放。会计档案应按照年度、类别进行编号，以便于查找和管理。会计档案的保管1.保管期限会计凭证、会计账簿、财务会计报告等主要会计档案的保管期限为三十年。银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等其他会计资料的保管期限为十年。会计档案移交清册的保管期限为三十年。会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书的保管期限为永久。2.保管方式会计档案应采用纸质档案与电子档案同时保管的方式。电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份。会计档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。档案管理部门应建立会计档案借阅登记制度，对会计档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅时间、借阅人、借阅内容、归还时间等。3.保管期限的延长与缩短因特殊原因需要延长会计档案保管期限的，应由档案管理部门提出申请，经财务部门审核，报公司领导批准后执行。对于保管期限已满但仍有未了事项的会计档案，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。会计档案的查阅与复制1.查阅权限公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。公司外部人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，并填写《会计档案查阅申请表》，经公司财务部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅要求查阅会计档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得将会计档案携带出档案库房。查阅人员应爱护会计档案，不得在会计档案上涂改、标记、抽换、损坏等。查阅会计档案时，档案管理部门应安排专人负责陪同，并对查阅情况进行监督。3.复制要求因工作需要复制会计档案的，应填写《会计档案复制申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定的程序和要求进行复制，并对复制件加盖“与原件核对无误”印章。复制会计档案的费用由申请复制的部门或个人承担。会计档案的销毁1.销毁条件保管期限已满且无未了事项的会计档案，经档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，报公司领导批准后，可以销毁。对于保管期限未满但已失去保存价值的会计档案，经档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，报公司领导批准后，可以销毁。2.销毁程序档案管理部门应编制《会计档案销毁清册》，详细列出拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。《会计档案销毁清册》应经财务部门负责人和档案管理部门负责人审核签字，并报公司领导批准。销毁会计档案时，应由档案管理部门、财务部门共同派员监销。监销人员应在销毁前认真核对拟销毁的会计档案与《会计档案销毁清册》所列内容是否一致，并在销毁后在《会计档案销毁清册》上签名盖章。销毁会计档案的过程中，应采用适