机关档案资料收集制度

PAGE机关档案资料收集制度一、总则（一）目的为加强本机关档案资料的收集、整理、保管和利用，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案资料在机关工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种文件、资料、图表、声像等档案资料的收集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关档案资料实行集中统一管理，由机关档案管理部门负责档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案资料管理的规范化和标准化。2.完整准确原则各部门应按照全面、系统、准确的要求，及时收集、整理本部门工作活动中形成的各种档案资料，保证档案资料的完整性和准确性，如实反映机关工作的历史面貌。3.及时归档原则档案资料形成后，应按照规定的时间及时归档，不得积压或拖延，确保档案资料的时效性。4.方便利用原则档案资料的收集、整理和保管应便于查阅和利用，满足机关各项工作对档案资料的需求，提高工作效率。二、档案资料收集范围（一）上级文件1.上级机关颁发的与本机关工作有关的各类文件、指示、通知、通报等。2.上级机关召开的重要会议文件、领导讲话、会议纪要等。（二）本机关文件1.本机关制发的各类文件，包括决定、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函等。2.本机关召开的各种会议文件，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.本机关领导在各种会议上的讲话、发言材料等。4.本机关工作计划、总结、统计报表、简报等。（三）部门文件1.各部门制发的文件、通知、报告、请示等。2.各部门开展业务活动形成的工作方案、调研报告、业务台账、合同协议等。3.各部门组织的各类会议文件、活动记录等。（四）人事档案1.机关工作人员的履历表、任免文件、考核材料、奖惩材料、工资变动材料等。2.工作人员的学历学位证书、专业技术职务资格证书、培训结业证书等复印件。3.工作人员的入党入团材料、政审材料等。（五）财务档案1.机关财务预算、决算报表、财务收支凭证、会计账簿等。2.财务审计报告、专项财务检查材料等。3.固定资产台账、资产购置合同、资产处置文件等。（六）业务档案1.机关开展各项业务工作形成的文件、资料、图表、数据等，如行政审批文件、执法卷宗、项目申报材料、业务统计报表等。2.业务工作中形成的重要合同、协议、招投标文件等。3.业务工作中的调研成果、技术资料、学术论文等。（七）声像档案1.机关组织的重要会议、活动的照片、录像、录音等。2.机关工作中具有保存价值的照片、录像、录音等，如重大项目建设、突发事件处置等。3.机关领导视察、调研等活动的照片、录像、录音等。（八）实物档案1.机关获得的各类奖杯、奖牌、证书、锦旗等。2.机关在重大活动中使用的具有纪念意义的物品，如纪念品、礼品等。3.其他具有保存价值的实物。三、档案资料收集要求（一）文件材料齐全完整各部门应按照档案资料收集范围，全面收集本部门工作活动中形成的各种文件材料，确保文件材料的齐全完整。对重要文件材料应收集原件，如无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（二）文件材料真实准确收集的文件材料应真实反映机关工作的实际情况，内容准确无误。对文件材料中的数据、事实等应进行认真核对，确保其真实性和准确性。（三）文件材料格式规范收集的文件材料应符合国家有关公文格式的规定，字迹清晰，图表工整，签字盖章齐全。对不符合格式要求的文件材料，应进行规范整理或重新制作。（四）声像档案质量清晰声像档案应图像清晰、声音清楚，主题明确，能够准确反映机关工作活动的内容。对声像档案应进行必要的编辑和整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。（五）实物档案标识明确实物档案应进行必要的清洁、整理和包装，标识明确，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息。对有特殊要求的实物档案，应按照相关规定进行保管。四、档案资料收集程序（一）部门收集各部门负责本部门工作活动中形成的档案资料的收集工作。部门指定专人负责档案资料的收集、整理和保管，并按照档案资料收集要求，及时将本部门形成的档案资料进行分类整理，定期向机关档案管理部门移交。（二）档案管理部门接收机关档案管理部门负责接收各部门移交的档案资料。档案管理部门对接收的档案资料进行认真核对，检查档案资料的齐全完整情况、质量情况等。对不符合要求的档案资料，应及时退回原部门进行补充或整改。（三）整理归档档案管理部门对接收的档案资料进行整理归档。按照档案资料的分类标准，对档案资料进行分类、编号、编目、装订等工作，并将整理好的档案资料存入档案库房。五、档案资料收集时间（一）定期收集1.各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案资料整理完毕，并向机关档案管理部门移交。2.机关档案管理部门应在每年的[具体时间]前，完成对上一年度接收档案资料的整理归档工作。（二）不定期收集1.对于机关工作中形成的重要档案资料，如重大项目建设文件、突发事件处置文件等，各部门应在文件材料形成后及时收集，并向机关档案管理部门移交。2.机关档案管理部门根据工作需要，可随时要求各部门收集相关档案资料，并及时进行整理归档。六、档案资料收集责任（一）部门责任1.各部门负责人为本部门档案资料收集工作的第一责任人，负责组织本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的齐全完整。2.各部门指定的档案资料收集人员应认真履行职责，按照档案资料收集要求，及时收集、整理本部门的档案资料，并向机关档案管理部门移交。对因工作失误导致档案资料丢失、损坏或延误移交的，应承担相应的责任。（二）档案管理部门责任1.机关档案管理部门负责人为本机关档案资料收集工作的总负责人，负责组织、协调档案资料的收集工作，确保档案资料收集工作的顺利进行。2.档案管理部门工作人员应认真履行职责，按照档案资料收集程序和要求，及时接收各部门移交的档案资料，并进行整理归档。对因工作失误导致档案资料丢失、损坏或延误整理归档的，应承担相应的责任。七、档案资料收集监督与检查（一）内部监督机关档案管理部门负责对各部门档案资料收集工作进行内部监督。定期对各部门档案资料收集情况进行检查，检查内容包括档案资料的收集范围、收集要求、收集时间、收集程序等方面。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督接