查阅医疗机构档案制度

PAGE查阅医疗机构档案制度一、总则（一）目的为加强医疗机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医疗机构管理、医疗服务、教学科研等工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本医疗机构各科室、部门及全体员工在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医疗机构档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映医疗机构各项活动的真实情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存医疗机构在各个方面形成的档案，确保档案内容完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和统计分析。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责医疗机构档案的集中管理和日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本医疗机构档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁医疗机构的各类档案。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为医疗机构各项工作提供参考依据。5.组织档案业务培训，提高全体员工的档案意识和业务水平。6.对各科室、部门的档案管理工作进行监督、检查和指导。（三）各科室、部门职责1.指定专人负责本科室、部门档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，做好本科室、部门档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。3.积极配合档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等。2.行政管理档案：包括医疗机构的各类文件、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表等。3.教学科研档案：包括教学计划、教学大纲、教案、科研项目申报书、研究成果等。4.人事档案：包括员工的个人简历、学历证书、职称证书、考核记录等。5.财务档案：包括财务报表、会计凭证、审计报告等。6.设备档案：包括设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。7.基建档案：包括工程项目的立项文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。8.其他档案：如外事活动档案、声像档案、电子档案等。（二）收集要求1.各科室、部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和要求，及时将本科室、部门形成的档案收集齐全，并进行初步整理。2.档案收集应确保文件材料的真实性、完整性和准确性，不得擅自涂改、伪造或销毁档案材料。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将档案分为医疗业务档案、行政管理档案、教学科研档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等大类，再根据需要进一步细分小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用档案。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的数据备份设备，确保档案数据的安全。3.根据档案的数量和种类，合理安排档案架、柜等存储设备，便于档案的存放和查找。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。3.按照档案的保管期限，对到期档案进行鉴定和销毁，销毁档案应严格履行审批手续。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.对电子档案的存储介质应定期进行检查和更换，防止数据丢失。4.严格控制电子档案的访问权限，确保电子档案的保密性和安全性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值、历史意义和现实利用需求，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.分析档案内容：根据档案的主题、来源、形成时间等因素，分析其在医疗、教学、科研、管理等方面的作用和价值。3.参考档案保管期限表：结合国家和行业规定的档案保管期限表，对档案的保管期限进行判定。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报医疗机构主管领导审批。2.经批准后，档案管理部门编制销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、数量等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家法律法规和本医疗机构的相关规定。2.服务优先原则：以服务医疗机构各项工作为宗旨，积极提供档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息安全。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：根据利用者的需求，办理借阅手续，将档案借给利用者使用一定期限。3.出具证明：为利用者出具档案查阅证明，证明档案的真实性和完整性。（三）利用手续1.利用者需填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息。2.档案管理部门对利用申请表进行审核，符合规定的予以办理利用手续。3.查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.借阅档案时，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或丢失档案。如需延期借阅，应办理续借手续。5.利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时追究利用者的责任。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本医疗机构领导汇报档案工作情况。3.统计数据应准确、及时、完整，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.医疗机构发生撤销、合并、分立等情况时，应按照国家有关规定，及时将档案移交给