公司干部档案管理制度

PAGE公司干部档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司干部档案管理，有效地保护和利用档案，提高干部管理工作的科学性、规范化水平，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司干部档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和安全性。2.真实性原则：档案内容必须真实、可靠，如实反映干部的经历、政治表现、业务能力等情况。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保干部档案信息不泄露，维护干部的合法权益。4.服务性原则：充分发挥干部档案的作用，为公司干部选拔任用、培训考核、职业生涯规划等提供有力支持。二、档案内容与分类（一）履历材料干部的个人基本情况、学历、工作经历、职务任免等相关材料。（二）自传材料干部本人撰写的关于自己经历、思想演变过程等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.干部定期考核、年度考核、任职期满考核等形成的鉴定材料。2.干部选拔任用、竞聘上岗、人才引进等过程中的考察材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历、学位证书复印件，培训结业证书、成绩单等材料。2.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等材料。（五）政审材料1.政治历史情况审查表、调查报告等材料。2.加入中国共产党、民主党派的相关材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书等入党相关材料。2.入团志愿书、入团申请书等入团相关材料。（七）奖励材料干部获得的各种奖励证书、表彰决定等材料。（八）处分材料干部受到党纪政纪处分的决定、调查报告等材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资介绍信等工资相关材料。2.干部任免审批表、任职文件等任免相关材料。3.出国（境）审批表、护照复印件等出国（境）相关材料。（十）其他可供组织参考的材料干部个人认为有必要归入档案的其他材料，如个人工作总结、重要事迹材料等。三、档案收集与归档（一）收集渠道1.人力资源部门定期向各部门收集干部的相关材料。2.干部本人应及时向人力资源部门提交新产生的个人材料。3.公司内部各部门在工作中形成的涉及干部的材料，应及时移交人力资源部门。（二）归档要求1.归档材料必须是原件，如有特殊情况需用复印件的，应注明出处，并加盖原件保存单位公章。2.归档材料应完整、齐全、真实、有效，符合档案管理的规范要求。3.归档材料应按照档案分类目录进行整理、装订，填写档案目录清单，确保材料与目录一一对应。四、档案整理与保管（一）整理1.人力资源部门应定期对干部档案进行整理，检查档案材料的完整性、准确性和规范性。2.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，对不符合要求的材料进行补充或更换。3.按照档案分类目录，对档案材料进行分类、排序、编目，编制档案索引，方便查找和利用。（二）保管1.设立专门的干部档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。3.建立档案保管登记制度，对档案的接收、转出、查阅、借阅等情况进行详细记录。4.定期对档案进行清查核对，确保档案的安全和完整。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.公司内部因干部选拔任用、培训考核、政审等工作需要查阅干部档案的，经人力资源部门负责人批准后可以查阅。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅干部档案的，应出具正式介绍信，经公司领导批准后可以查阅。（二）查阅程序1.查阅人应填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.经批准后，查阅人在档案管理人员的陪同下在指定地点查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容。3.查阅结束后，查阅人应及时归还档案，并在《干部档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围1.因特殊情况需要借阅干部档案的，经公司领导批准后可以借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人应填写《干部档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等。2.经批准后，借阅人向档案管理人员办理借阅手续，领取档案，并在《干部档案借阅登记表》上签字确认。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人的责任。六、档案转递（一）转递条件1.干部因工作调动、离职、退休等原因需要转递档案的，应按照规定办理档案转递手续。2.档案转递应遵循及时、准确、安全的原则，确保档案的完整和安全。（二）转递程序1.人力资源部门根据干部的调动通知等相关文件，填写《干部档案转递通知单》，注明转递原因、转递单位、档案内容等。2.将档案材料进行整理、核对，确保档案材料齐全、完整，并密封档案。3.在档案封口处加盖人力资源部门公章，通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位。4.与接收单位办理档案交接手续，填写《干部档案转递回执》，由接收单位签字盖章后返回人力资源部门存档。七、档案信息化管理（一）建立干部档案信息系统利用现代信息技术，建立公司干部档案信息系统，实现档案的电子化管理。（二）信息录入与维护1.人力资源部门应及时将干部档案中的相关信息录入信息系统，确保信息的准确性和完整性。2.定期对档案信息进行更新和维护，及时录入新产生的档案材料信息。（三）信息安全与保密1.加强干部档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.对档案信息系统进行定期备份，确保数据的安全性和可靠性。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和规章制度。2.档案管理人员应具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责。（二）具体职责1.负责干部档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递等日常管理工作。2.维护干部档案信息系统，及时录入、更新档案信息。3.对档案管理工作中发现的问题及时报告，并提出改进建议。4.严格遵守档案管理的保密规定，确保档案信息安全。九、监督与检查（一）监督机制公司建立健全干部档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案材料的收集、整理、归档、保管等情况。3.档案查阅、借阅、转递等手续的办理情况。4.档案信息系统的安全运行情况