测量档案存档管理制度

PAGE测量档案存档管理制度一、总则（一）目的为加强公司测量档案的管理，确保测量档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与测量工作相关的档案存档管理，包括但不限于测量数据记录、测量报告、测量仪器校准记录、测量方案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司测量档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：测量档案应如实反映测量工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及公司机密的测量档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案分类与编号（一）档案分类1.测量数据类：包括各类测量原始数据记录、电子测量数据文件等。2.测量报告类：如工程测量报告、地形测量报告、变形测量报告等。3.测量仪器类：测量仪器校准记录、仪器购置合同、仪器维修记录等。4.测量方案类：测量项目策划书、测量技术方案、测量应急预案等。5.其他类：与测量工作相关的会议纪要、培训资料、技术交流文件等。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.编号结构为：[年份][档案类别代码][流水号]。年份：采用公元纪年，取年份的后两位数字，如“23”代表2023年。档案类别代码：根据档案分类设置相应代码，如“SLSJ”代表测量数据类，“CLBG”代表测量报告类等。流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从001开始。例如，2023年的第一份测量报告编号为：23CLBG001。三、档案收集与整理（一）收集要求1.测量工作完成后，相关责任人应及时将测量档案资料收集齐全，确保无遗漏。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。3.电子档案应存储在规定的存储介质上，并确保数据的完整性和可读性。（二）整理流程1.对收集到的档案资料进行分类，按照档案分类标准进行归类。2.对每份档案资料进行核对，检查资料的完整性和准确性，如有缺失或错误应及时补充或更正。3.对纸质档案进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。4.对电子档案进行命名规范，按照编号规则进行命名，并建立相应的电子文件夹结构，便于存储和检索。四、档案归档（一）归档时间1.测量数据类档案应在测量工作完成后的[X]个工作日内归档。2.测量报告类档案应在报告审核通过后的[X]个工作日内归档。3.测量仪器类档案应在仪器校准完成或相关事件发生后的[X]个工作日内归档。4.测量方案类档案应在方案实施完成后的[X]个工作日内归档。5.其他类档案应在相关工作结束后的[X]个工作日内归档。（二）归档方式1.纸质档案应按照档案类别分别装入档案盒，在档案盒上注明档案类别、编号范围等信息，并整齐排列存放在档案架上。2.电子档案应按照档案类别分别存储在服务器的指定文件夹中，并定期进行备份，备份存储介质应异地存放。五、档案保管（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。（二）保管期限1.测量数据类档案：长期保存。2.测量报告类档案：与工程建设项目相关的档案，保存期限按照国家和行业相关规定执行；一般性测量报告保存期限为[X]年。3.测量仪器类档案：自仪器报废或停用之日起保存[X]年。4.测量方案类档案：保存期限为[X]年。5.其他类档案：根据档案性质和实际需要确定保管期限。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查结果应形成清查报告，报公司主管领导审核。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅测量档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的测量档案，查阅人员应签署保密协议，并经公司保密管理部门批准后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.所在部门负责人对申请表进行审核，签署意见并加盖部门公章。3.查阅人员持申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。（三）借阅权限1.公司内部人员因特殊原因需要借阅测量档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.外部单位因工作需要借阅公司测量档案，应出具正式函件，说明借阅目的和范围，经公司主管领导批准后，由档案管理部门办理借阅手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.所在部门负责人和档案管理部门负责人对申请表进行审核，签署意见并加盖公章。3.借阅人员持申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料，并与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.借阅人员应按照协议规定的期限归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的赔偿责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的测量档案，档案管理部门应采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息的安全。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，如有违反，将依法追究其责任。3.查阅和借阅涉及公司机密的测量档案时，查阅人员和借阅人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露档案内容。（二）安全管理1.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案库房的安全。2.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患应及时报告并采取措施进行处理。3.档案存储介质应定期进行备份和维护，防止数据丢失或损坏。4.对因自然灾害、突发事件等原因可能影响档案安全的情况，档案管理部门应制定应急预案，确保档案的安全转移和保护。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因保管不善导致档案损坏、丢失，无法修复或补充的。3.其他符合销毁条件的档案。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对拟销毁的档案进行清理和鉴定，编制《档案销毁清单》，注明档案的名称、编号、形成时间、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》报公司主管领导审批，经批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用合适的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应有专人负责监督，并在《档案销毁清单》上签字确认