事业单位人事档案制度

PAGE事业单位人事档案制度一、总则（一）目的为了加强事业单位人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的效率和质量，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位全体在职人员及离退休人员的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案必须如实反映人员的真实情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集和整理与人员相关的各类材料，保证档案内容的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保人事档案信息不被泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案管理工作，保证档案管理的规范化和科学化。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的人事档案管理部门，负责本单位人事档案的集中统一管理。（二）部门职责1.档案收集与整理：负责收集、鉴别和整理各类人事档案材料，确保档案材料的齐全、完整和规范。2.档案保管：妥善保管人事档案，做好档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.档案查阅与利用：按照规定的程序和权限，为有关部门和人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。4.档案信息化管理：推进人事档案信息化建设，建立健全档案信息数据库，提高档案管理工作的效率和水平。5.档案统计与分析：定期对人事档案进行统计和分析，为单位的人事决策提供参考依据。三、档案内容及分类（一）履历材料包括个人基本情况登记表、履历表、自传等。（二）自传材料个人撰写的关于自己经历、思想、工作等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、聘期考核登记表等。2.各类先进模范事迹材料。3.干部考察材料、后备干部登记表等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、培训结业证书等。2.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。3.职业资格证书等。（五）政审材料1.入党政审材料：入党申请书、自传、政治历史情况的审查材料等。2.入团政审材料：入团申请书、自传、政治历史情况的审查材料等。3.其他政审材料：录用、调动、出国（境）等政审材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书等。2.入团志愿书、入团申请书等。3.党团组织关系介绍信、党员证明信等。（七）奖励材料1.各级各类奖励证书、表彰决定等。2.奖励审批表等。（八）处分材料1.处分决定、处分审批表等。2.解除处分的决定等。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资介绍信等。2.任免文件、任职通知等。3.出国（境）审批表、护照等。（十）其他可供组织参考的材料1.体检表、健康证明等。2.反映个人重要情况的其他材料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时将涉及本部门人员的档案材料收集齐全，并移交档案管理部门。2.档案材料应真实、完整、规范，不得涂改、伪造。（二）鉴别与整理1.档案管理部门对收集到的档案材料进行鉴别，剔除不符合要求的材料。2.按照档案内容分类，对档案材料进行整理、装订，编制档案目录。五、档案保管（一）保管条件1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。（二）档案整理与存放1.按照档案类别和人员顺序，对档案进行排列存放，便于查找和管理。2.建立档案索引，方便快速查找档案。（三）档案安全管理1.制定档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，防止档案被盗、被抢、被毁等事故的发生。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本单位内部人员查阅人事档案，需经所在部门负责人批准，并填写查阅登记表。2.外单位因工作需要查阅人事档案，需持单位介绍信，经档案管理部门负责人批准，并填写查阅登记表。3.涉及个人隐私等特殊情况的档案材料，查阅时需严格按照规定的程序和权限进行。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅登记表，注明查阅目的和查阅内容。2.档案管理部门工作人员根据查阅人员的权限，提供相应的档案材料。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人员不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。（三）利用规定1.因工作需要复印档案材料的，需经档案管理部门负责人批准，并登记复印的内容和份数。2.档案复印件应加盖档案管理部门公章，方可有效。3.档案材料一般不得外借，特殊情况需要外借的，需经单位主管领导批准，并限期归还。七、档案转递（一）转递条件1.人员调动、辞职、辞退、退休等，需办理档案转递手续。2.档案转递应按照规定的程序和要求进行。（二）转递程序1.档案管理部门根据人员变动情况，开具档案转递通知单。2.档案转递通知单应注明转递单位、转递原因、档案内容等信息。3.档案管理部门将档案材料密封包装，并在封口处加盖公章。4.档案转递一般通过机要交通或专人送取的方式进行，确保档案的安全转递。（三）转递接收1.接收单位收到档案后，应及时将回执寄回档案转出单位。2.档案转出单位应认真核对回执内容，确保档案转递的准确性。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立健全人事档案信息数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入信息的准确、完整。2.定期对档案信息进行更新和维护，保证档案信息与实际情况一致。（三）信息安全管理1.加强对档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.定期对档案信息系统进行备份，防止数据丢失。九、档案统计与分析（一）统计内容1.档案数量统计，包括在职人员档案、离退休人员档案等。2.档案材料类别统计，如履历材料、鉴定材料、学历材料等。3.档案利用情况统计，如查阅人次、复印份数等。（二）统计方法定期对档案进行统计，填写统计报表，并进行数据分析。（三）分析与应用根据档案统计分析结果，为单位的人事决策提供参考依据，如人员结构分析、人才队伍建设等。十、监督与检查（一）监督机制建立健全人事档案管理监督机制，加强对档案管理工作的监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案材料的收集、整理、保管、查阅、利用等情况。3.档案信息化建设情况。