建设工程档案移交制度

PAGE建设工程档案移交制度一、总则（一）目的为加强建设工程档案管理，确保建设工程档案的完整、准确、系统，便于工程的维护、管理及后期查阅利用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本建设工程档案移交制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织参与的各类新建、改建、扩建建设工程项目档案的移交管理工作。（三）基本原则1.真实性原则建设工程档案应如实反映工程建设活动和工程实际状况，不得伪造、篡改。2.完整性原则涵盖工程建设全过程形成的各类文件资料，包括前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等，确保档案资料齐全完整。3.准确性原则文件内容准确无误，数据真实可靠，签字盖章等手续完备。4.规范性原则档案整理应符合国家及行业规定的标准和规范，便于管理和查阅。二、建设工程档案的内容及分类（一）前期文件1.项目立项批复文件，包括项目建议书、可行性研究报告及批复等。2.环境影响评价文件及批复。3.建设用地规划许可证、土地使用证等相关土地手续文件。4.建设工程规划许可证。（二）设计文件1.初步设计文件及审批意见。2.施工图设计文件，包括建筑、结构、给排水、电气、暖通等各专业图纸及设计变更文件。（三）施工过程文件1.施工组织设计、施工方案。2.工程开工报告、复工报告。3.技术交底记录4.原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验检测报告，如钢材、水泥、砂石、构配件的质量证明文件，设备的产品合格证、质量检验报告等。5.施工试验记录，如混凝土试块抗压强度试验报告、钢筋焊接试验报告、土壤压实度试验报告等。6.隐蔽工程验收记录，详细记录隐蔽工程的部位、内容、质量情况等。7.分项、分部工程质量验收记录，包括验收时间、验收内容、验收结论等。8.工程质量问题处理记录，对施工过程中出现的质量问题及处理情况进行记录。9.施工日志，记录每日工程施工情况，包括天气、施工部位、施工人员、施工进度等。（四）监理文件1.监理规划、监理实施细则。2.监理月报、监理周报。3.监理通知单、监理工作联系单，记录监理过程中发现的问题及要求施工单位整改的情况。4.工程质量评估报告，对工程质量进行总体评估。（五）竣工验收文件1.单位（子单位）工程竣工验收报告，包括工程概况、验收依据、验收范围、验收程序、验收意见等。2.工程竣工验收备案表。3.工程竣工决算报告。4.工程质量保修书。5.建设工程消防验收意见书（涉及消防工程的项目）。6.环保验收文件（涉及环保要求的项目）。三、建设工程档案移交责任主体（一）建设单位建设单位负责组织、协调建设工程档案的收集、整理、移交工作，对档案的完整性、准确性、规范性负责。在工程建设过程中，督促各参建单位做好档案资料的形成与积累工作，并对各参建单位档案工作进行监督检查。（二）勘察单位勘察单位应按照合同要求，及时向建设单位移交工程勘察文件，包括工程地质勘察报告、测量成果等，并确保文件的质量符合相关标准。（三）设计单位设计单位负责提供完整的设计文件及设计变更文件，并对文件的准确性负责。在工程建设过程中，及时解答施工单位对设计文件的疑问，配合做好设计变更的相关工作，并按规定向建设单位移交设计档案。（四）施工单位施工单位是建设工程档案形成的主要责任主体，应按照档案管理要求，负责收集、整理本单位在工程施工过程中形成的各类文件资料，确保档案资料真实、完整、准确、规范，并在工程竣工验收前，向建设单位移交施工档案。（五）监理单位监理单位负责对工程建设过程中的档案资料进行审核、监督和检查，确保施工单位档案资料的质量符合要求。同时，整理监理过程中形成的文件资料，在工程竣工验收后，向建设单位移交监理档案。四、建设工程档案移交流程（一）档案整理阶段1.各参建单位在工程建设过程中，应按照档案分类标准，及时对各自形成的文件资料进行收集、整理。2.施工单位应配备专业的档案管理人员，负责档案资料的日常整理工作。档案整理应遵循先分类、后组卷的原则，按照工程建设的不同阶段和文件资料的性质，将相关文件资料分别归入相应的类别和卷册。3.整理过程中，要确保文件资料的齐全完整，对破损、褪色的文件应进行修复或复制，对字迹模糊或易褪色的文件应附抄件，并在备考表中说明情况。4.卷内文件应按照排列顺序依次编写页号，单面书写的文件在右下角编写页号，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角编写页号。5.卷内文件应编制卷内目录，目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容，序号应从1开始依次标注。6.每卷档案应编制备考表，备考表应置于卷末，说明本卷档案的整理情况、缺损情况、在组卷和编目过程中需要说明的问题等，并由立卷人、审核人签名。（二）档案预验收阶段1.工程竣工验收前，建设单位应组织勘察、设计、施工、监理等单位对工程档案进行预验收。2.预验收组应按照档案管理标准和要求，对档案的完整性、准确性、规范性进行全面审查。3.预验收过程中，如发现档案存在问题，预验收组应提出整改意见，要求相关单位限期整改。整改完成后，重新进行预验收，直至档案符合要求为止。（三）档案移交阶段1.工程竣工验收合格后，施工单位、监理单位等参建单位应在规定时间内，将整理好的工程档案移交建设单位。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单应包括工程名称、档案类别、卷数、册数、移交日期等内容，并由移交单位和接收单位双方签字盖章。3.建设单位对接收的档案进行核对无误后，应出具档案接收证明。4.建设单位应按照国家有关规定，在工程竣工验收备案后，将建设工程档案移交至当地城建档案管理部门。移交时，应提交档案移交清单、档案接收证明等相关材料，并办理档案移交手续。五、建设工程档案移交期限（一）施工单位施工单位应在工程竣工验收前，向建设单位移交施工档案。具体移交时间应在工程竣工报告批准后[X]个工作日内完成。（二）监理单位监理单位应在工程竣工验收后[X]个工作日内，向建设单位移交监理档案。（三）建设单位建设单位应在工程竣工验收备案后[X]个工作日内，将建设工程档案移交至当地城建档案管理部门。六、建设工程档案的保管与利用（一）保管要求1.建设单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.对电子档案应进行备份存储，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。(二)利用规定1.需要查阅建设工程档案的单位或个人，应填写档案查阅申请表，并经建设单位相关部门负责人批准。2.查阅档案时，应在建设单位指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.涉及国家机密或商业秘密的档案，应严格按照保密规定进行查阅和利用，未经批准，不得对外泄露。七、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应定期对建设工程档案移交工作进行监督检查，检查内容包括档案的整理情况、移交期限执行情况、档案质量等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改，并跟踪整改情况，直至问题得到解决。（二）考核机制1.建立建设工程档案移交工作考核机制，将档案移交工作纳入对各参建单位的绩效考核内容。2.对档案移交工