档案零散材料移交制度

PAGE档案零散材料移交制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案零散材料的移交工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的档案零散材料的移交管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.及时移交原则各部门及员工应按照规定的时间和要求，及时将档案零散材料移交至档案管理部门。3.完整准确原则移交的档案零散材料应真实、完整、准确，能够全面反映公司各项工作的历史面貌。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值。二、档案零散材料的范围（一）文件材料1.公司下发的各类文件、通知、通报、决定等。2.各部门向上级主管部门报送的请示、报告、汇报材料等。3.公司内部各部门之间的往来文件、函件、会议纪要等。（二）合同协议1.公司签订的各类合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。2.合同协议的变更、补充、解除等相关文件。（三）业务资料1.项目申报材料、可行性研究报告、项目方案、项目总结等。2.市场调研资料、客户信息、销售数据、营销活动方案等。3.财务报表、审计报告、税务资料、资金往来凭证等。（四）人事档案材料1.员工入职登记表、简历、身份证复印件、学历证书复印件等。2.员工转正审批表、绩效考核表、奖惩记录等。3.员工培训记录、职业资格证书复印件等。（五）其他材料1.公司组织的各类会议、活动的资料，包括会议议程、会议记录、活动方案、活动照片等。2.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等。3.其他具有保存价值的文件材料。三、移交职责（一）档案管理部门职责1.负责制定档案零散材料移交制度，并组织实施。2.指导各部门做好档案零散材料的收集、整理和移交工作。3.对移交的档案零散材料进行审核、验收，确保档案质量。4.负责档案零散材料的整理、编目、上架、保管和利用工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案零散材料的收集、整理和保管工作。2.按照规定的时间和要求，将档案零散材料移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）员工职责1.及时将本人在工作中形成的档案零散材料移交至所在部门。2.协助所在部门做好档案零散材料的整理和移交工作。四、移交时间（一）定期移交1.各部门应在每年的[具体时间]，将上一年度形成的档案零散材料移交至档案管理部门。2.对于一些时效性较强的档案零散材料，如项目申报材料、合同协议等，应在项目结束或合同履行完毕后的[具体时间]内移交。（二）即时移交1.员工离职时，应将本人的档案零散材料全部移交至所在部门，所在部门应在员工离职后的[具体时间]内移交至档案管理部门。2.公司内部机构调整、职能变更时，相关部门应在调整、变更后的[具体时间]内，将涉及的档案零散材料移交至档案管理部门。五、移交程序（一）整理1.各部门在移交档案零散材料前，应按照档案管理的要求，对材料进行分类、整理。2.整理后的档案零散材料应编目编号，编制目录清单，确保材料的完整性和系统性。（二）装订1.对于纸张较多、较厚的档案零散材料，应进行装订，确保材料的牢固和整齐。2.装订时应采用线装或胶装的方式，不得使用金属钉等易生锈的装订材料。（三）装盒1.整理装订后的档案零散材料应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.档案盒应采用统一规格，确保档案的整齐和美观。（四）移交1.各部门将整理装订好的档案零散材料装盒后，填写《档案零散材料移交清单》，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案材料移交至档案管理部门。2.移交部门应安排专人将档案零散材料送至档案管理部门，并与档案管理部门办理交接手续。交接双方应在《档案零散材料移交清单》上签字确认。六、审核与验收（一）审核1.档案管理部门收到移交的档案零散材料后，应按照档案管理的要求进行审核。2.审核内容包括档案材料的完整性、准确性、系统性、规范性等方面。（二）验收1.对于审核合格的档案零散材料，档案管理部门应进行验收。2.验收内容包括档案材料的装订质量、装盒情况、目录清单填写等方面。（三）反馈1.档案管理部门在审核验收过程中，如发现档案零散材料存在问题，应及时向移交部门反馈，并提出整改意见。2.移交部门应按照整改意见进行整改，整改完毕后重新移交档案管理部门审核验收。七、保管与利用（一）保管1.档案管理部门应按照档案保管的要求，对接收的档案零散材料进行妥善保管。2.档案保管应做到防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等，确保档案的安全。3.档案管理部门应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。（二）利用1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案零散材料时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定的程序和要求，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定的程序办理复印手续。八、监督与检查（一）监督1.公司档案管理部门负责对各部门档案零散材料移交工作进行监督。2.监督内容包括移交时间、移交程序、档案质量等方面。（二）检查1.公司定期对各部门档案零散材料移交工作进行检查。2.检查方式包括实地检查、查阅资料、听取汇报等。3.对于检查中发现的问题，公司将下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（三）考核1.公司将档案零散材料移交工作纳入各部门绩效考核体系。2.对于档案零散材料移交工作成绩突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。3.对于档案零散材料移交工作不力的部门和个人，公司将