受托会计档案保管制度

PAGE受托会计档案保管制度一、总则（一）目的为了加强公司受托会计档案的管理，确保会计档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司受托保管的各类会计档案，包括但不限于会计凭证、会计账簿、财务会计报告、银行对账单、税务资料等。（三）管理原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。2.完整性原则：保证会计档案的内容完整，不遗漏、不丢失重要信息。3.安全性原则：采取有效措施，确保会计档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密和敏感信息的会计档案，严格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原则：会计档案的管理应具备可追溯性，便于查询和审计。二、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照会计核算和财务管理的要求，及时将各类会计资料移交至档案管理部门。2.移交的会计资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。3.对于电子会计档案，应确保数据的完整性和可读性，并按照规定格式进行存储。（二）整理方法1.会计凭证应按照编号顺序排列，检查凭证日期、编号、摘要、金额等是否齐全，附件是否完整。2.会计账簿应按照科目顺序整理，检查账页是否连续，记录是否清晰。3.财务会计报告应按照年度、季度、月度顺序整理，确保报告内容完整、数据准确。4.其他会计资料应根据其性质和类别进行分类整理，建立相应的索引和目录。三、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿保管期限为30年。2.财务会计报告中，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。3.其他会计资料的保管期限按照国家有关规定执行。（二）保管方式1.纸质会计档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和年度顺序排列，便于查找和查阅。2.电子会计档案应存储在安全可靠的存储介质上，如磁盘、磁带、光盘等，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止自然灾害等原因导致数据丢失。3.对于重要的会计档案，应采取加密存储、访问控制等安全措施，确保档案信息的安全性。（三）保管环境1.档案保管场所应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好。2.定期对档案保管场所进行检查和维护，确保档案存储环境符合要求。四、会计档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的和查阅内容，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅会计档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅人员应按照规定的范围进行查阅，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换会计档案。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因工作需要借阅会计档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《会计档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或损坏。归还档案时，应确保档案的完整性和准确性，并由档案管理部门进行检查验收。五、会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期满，且已履行完相关手续，确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因保管不善等原因导致会计档案损坏、丢失，无法继续保存的，经公司批准后，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期满的会计档案进行清理，编制《会计档案销毁清册》，注明档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经公司财务负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理批准。3.销毁会计档案时，应由档案管理部门、财务部门等相关人员共同监销。监销人员应在销毁前认真核对档案内容，确保销毁的档案符合规定要求。销毁后，监销人员应在《会计档案销毁清册》上签字确认。（三）特殊情况处理对于涉及未结清债权债务的原始凭证，在保管期满后不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。六、会计档案的信息化管理（一）信息化建设要求1.公司应建立健全会计档案信息化管理制度，采用先进的信息技术手段，实现会计档案的电子化管理。2.会计档案信息化系统应具备档案录入、存储、查询、借阅、销毁等功能，并确保数据的安全性和完整性。3.加强对会计档案信息化系统的维护和管理，定期进行系统升级和数据备份，防止因系统故障等原因导致数据丢失。（二）电子会计档案管理1.电子会计档案应与纸质会计档案同步整理、归档，并确保两者内容一致。2.电子会计档案应按照规定格式进行存储，存储格式应符合国家有关标准和公司实际情况。3.对电子会计档案应进行分类、编号、索引等管理，便于查询和利用。4.建立电子会计档案的访问控制机制，设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对会计档案管理工作进行审计监督，检查会计档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度规定。2.财务部门应加强对会计档案管理工作的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部检查1.积极配合国家有关部门和监管机构对公司会计档案管理工作的检查，如实提供相关资料和信息。2.对于外部检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告公司管理层。八、责任追究（一）责任界定1.因保管不善、违规操作等原因导致会计档案损坏、丢失、泄露等情况发生的，相关责任人应承担相应的责任。2.对于违反本制度规定，擅自查阅、借阅、销毁会计档案的人员，应视情节轻重给予相应的处罚。（二）处罚措施1.对于一般违规行为，给予警告、批评教育等处理。2.对于严重违规行为，造成经济损失或不良影响的，除给予相应的经济处罚外，还应追究其行政责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。