建立农村家庭档案制度

PAGE建立农村家庭档案制度一、总则（一）目的为了加强农村家庭档案管理，规范农村家庭档案的建立、整理、保管和利用，提高农村家庭档案管理水平，更好地服务农村经济社会发展和农民群众生活，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区行政区域内农村家庭的各类档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：农村家庭档案应如实反映家庭的生产生活情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集家庭各类具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编目等工作。4.保密性原则：对涉及个人隐私等敏感信息的档案，严格保密，确保信息安全。（四）管理职责1.档案管理部门职责：负责制定农村家庭档案管理制度，组织开展业务培训，指导农村家庭档案的建立和管理工作，监督检查制度执行情况。2.乡镇（街道）职责：负责本辖区农村家庭档案工作的组织协调和指导，督促各村（社区）开展家庭档案建设，收集汇总相关工作情况。3.村（社区）职责：具体负责组织本村（社区）农村家庭档案的建立、整理和保管工作，确定专人负责档案管理，为农户提供档案管理咨询服务。二、档案内容（一）证件类1.家庭成员身份证、户口簿、结婚证、离婚证、收养证等。2.各类职业资格证书、学历证书、荣誉证书等。（二）合同协议类1.土地承包合同、租赁合同、宅基地使用协议等。2.家庭经营活动中的购销合同、劳务合同等。（三）财务类1.家庭收支账本、银行存单、保险单据等。2.各类投资收益凭证、债权债务凭证等。（四）医疗健康类1.家庭成员的病历、诊断证明、体检报告等。2.医疗费用报销凭证、医疗保险卡等。（五）生产生活类1.农业生产技术资料、农产品种植养殖记录等。2.家庭房屋建设、装修相关资料，如建房合同、设计图纸、装修清单等。3.家电设备购买凭证、维修记录等。（六）文化传承类1.家族族谱、家训家规、名人传记等。2.家庭照片、音像资料、书法绘画作品等。（七）其他类1.与家庭相关的重要文件、信件、便条等。2.反映家庭特殊事件、重要经历的资料。三、档案建立（一）收集1.农户应主动收集本家庭各类具有保存价值的文件材料，按照档案内容分类整理。2.村（社区）档案管理人员定期上门宣传档案收集知识，指导农户做好档案收集工作。3.对于一些年代久远、难以收集齐全的档案，可通过走访当事人、查阅相关部门档案等方式进行补充完善。（二）整理与分类1.农户按照档案内容的性质和类别，将收集到的文件材料进行分类。2.每一类档案可根据时间顺序、重要程度等进行排序，确保档案条理清晰。3.对于纸张大小不一、破损的文件材料，应进行裁剪、修补等处理，保持档案的整齐美观。（三）编目与编号1.为每一类档案编制目录，目录应包括档案名称、日期、来源等信息。2.对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编号可采用年份+类别代码+流水号的方式，如202301001，表示2023年第一类档案的第1份。（四）装订与装盒1.将整理好的档案按照类别进行装订，装订应牢固整齐，便于翻阅。2.对于数量较多的档案，可装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。四、档案保管（一）保管场所1.村（社区）应设立专门的农村家庭档案保管室，保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等基本条件。2.保管室应保持清洁卫生，温度、湿度适宜，确保档案安全。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的存储设备上。2.纸质档案应按照类别、年度等顺序排列存放，便于查找和管理。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅等情况。（三）安全管理1.制定档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责。2.加强对保管室的安全防范措施，安装必要的安全设备，如监控摄像头、防盗门窗等。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。五、档案利用（一）利用范围1.农户自身因生产生活需要，如查询证件、合同协议等。2.政府部门、社会组织因工作需要，如开展农村调研、扶贫帮扶等。3.司法机关因案件办理需要，如查阅相关证据材料等。（二）利用手续1.农户利用本人家庭档案，可直接向村（社区）档案管理人员提出申请，填写档案查阅申请表，经批准后即可查阅。2.政府部门、社会组织、司法机关等利用农村家庭档案，应出具单位介绍信或相关证明文件，经档案管理部门审核同意后，按照规定的程序查阅利用。3.查阅利用档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管室，严禁涂改、损毁、丢失档案。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，详细记录档案利用的时间、利用者、利用目的、查阅档案内容等信息。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。六、档案信息化建设（一）数字化录入1.按照档案整理的类别和编号，对纸质档案进行数字化录入，建立电子档案数据库。2.数字化录入应确保档案内容准确无误，图像清晰可读。（二）信息系统建设1.开发或选用适合农村家庭档案管理的信息系统，实现档案的在线查询、借阅、统计等功能。2.信息系统应具备用户权限管理、数据安全备份等功能，保障档案信息安全。（三）数据共享1.建立农村家庭档案数据共享机制，与政府部门、社会组织等相关系统进行对接，实现数据共享。2.通过数据共享，为农村经济社会发展提供更加便捷高效的服务。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对农村家庭档案工作进行监督检查，重点检查档案制度执行情况、档案整理质量、保管安全等方面。2.乡镇（街道）应加强对本辖区农村家庭档案工作的日常监督，及时发现和解决问题。（二）考核评价1.制定农村家庭档案工作考核评价标准，对村（社区）档案工作进行量化考核。2.考核评价结果作为评选先进村（社区）、档案工作优秀个人等的重要依据。（三）问题整改1.对监督检查和考核评价中发现的问题，及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.村（社区）应按照整改要求认真进行整改，确保农村家庭档案工作规范有序开展。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织农村家庭档案管理人员参加业务培训，培训内容包括档案管理知识、信息化技术等。2.通过培训，提高档案管理人员的业务水平和工作能力。（二）宣传1.利用多种渠道，如广播、电视、报纸、网络等，广泛宣传农