机关档案收集移交制度

PAGE机关档案收集移交制度一、总则（一）目的为了加强机关档案的收集与移交工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在机关工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案收集与移交管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关档案工作实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于开发利用。2.全面收集原则对机关工作中形成的各类档案进行全面收集，确保档案涵盖机关工作的各个方面。3.及时移交原则各部门及所属单位应按照规定的时间和要求，及时将档案移交至机关档案管理部门。4.规范操作原则档案收集与移交工作应严格按照规定的程序和标准进行，确保操作规范、准确。二、档案收集（一）收集范围1.文书档案机关在履行职能活动中形成的各种文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件等。机关召开的各类会议形成的会议文件、记录、纪要等。机关的工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。机关的统计报表、财务报表、审计报告等文件材料。机关的人事档案、工资档案、奖惩档案等文件材料。2.科技档案机关在科研、生产、建设等活动中形成的技术文件、图纸、图表、数据等。机关引进的新技术、新设备、新材料等项目的文件材料。机关的基建工程档案，包括项目审批文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。3.声像档案机关在重大活动、会议、调研等过程中形成的照片、录音、录像等声像材料。机关的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物照片。机关制作的宣传片、纪录片等视频资料。4.电子档案机关在办公自动化过程中形成的电子文件，包括电子公文、电子报表、电子图纸等。机关的数据库文件、网站信息等电子数据。机关存储在各种存储介质上的电子档案备份。（二）收集要求1.完整性要求各部门及所属单位应确保收集的档案材料完整无缺，能够全面反映机关工作的历史过程和实际情况。2.准确性要求收集的档案材料应真实准确，数据可靠，字迹清晰，签字盖章齐全。3.系统性要求对收集的档案材料应进行系统整理，按照一定的分类标准和排列顺序进行存放，便于查找和利用。4.时效性要求各部门及所属单位应及时收集档案材料，避免档案材料的散失和损坏。对于重要的档案材料，应在规定时间内收集完毕。（三）收集渠道1.部门收集各部门负责收集本部门在工作活动中形成的档案材料，并按照规定的时间和要求进行整理和移交。2.专人收集机关档案管理部门指定专人负责收集各部门及所属单位的档案材料，定期进行检查和督促。3.定期归档各部门及所属单位应按照规定的时间，定期将档案材料归档至机关档案管理部门。4.特殊情况收集对于一些特殊情况形成的档案材料，如突发事件、重大项目等，机关档案管理部门应及时介入，进行收集和整理。三、档案移交（一）移交主体各部门及所属单位为档案移交的主体，应按照规定的时间和要求，将档案材料移交至机关档案管理部门。（二）移交时间1.年度档案移交各部门及所属单位应在次年的上半年，将上一年度形成的档案材料移交至机关档案管理部门。2.项目档案移交对于重大项目、专项工作等形成的档案材料，应在项目结束或工作完成后的三个月内，移交至机关档案管理部门。3.临时档案移交对于一些临时性工作形成的档案材料，应在工作结束后的一个月内，移交至机关档案管理部门。（三）移交程序1.整理核对各部门及所属单位在移交档案前，应按照档案整理的要求，对档案材料进行系统整理和核对，确保档案材料的完整、准确、系统。2.编制目录各部门及所属单位应根据整理好的档案材料，编制档案目录，详细列出档案的名称、文号、日期、保管期限等信息。3.填写移交清单各部门及所属单位应填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交至机关档案管理部门。移交清单应包括档案的名称、数量、移交日期等信息。4.移交档案各部门及所属单位将整理好的档案材料和编制好的档案目录、移交清单一并移交至机关档案管理部门。机关档案管理部门应对移交的档案材料进行认真核对，确认无误后，在移交清单上签字盖章。（四）移交手续1.交接签字档案移交时，移交部门和接收部门应派专人进行交接，并在移交清单上签字确认。交接签字应注明交接日期、交接人姓名等信息。2.手续完备档案移交手续应完备，移交清单应作为档案管理的重要依据，妥善保存。四、档案管理部门职责（一）接收与整理1.负责接收各部门及所属单位移交过来得档案材料，对移交的档案进行认真核对和清点，确保档案的数量和质量符合要求。2.按照档案整理的规范和标准，对接收的档案进行系统整理，包括分类、编号、编目、装订等工作，使档案达到规范化、标准化管理的要求。（二）保管与维护1.建立健全档案保管制度，为档案提供安全、适宜的保管环境，确保档案的实体安全。2.定期对档案进行检查和维护，及时发现并处理档案存在的问题，如霉变、虫蛀、破损等，确保档案的完整性和可读性。3.采用先进的档案管理技术和设备，如档案管理软件、数字化存储设备等，提高档案管理的效率和水平。（三）利用与服务1.制定档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序等，为机关各部门及所属单位提供档案查阅、借阅等服务。2.根据机关工作的需要，积极主动地提供档案信息，为领导决策、工作查考、解决问题等提供依据和参考。3.开展档案编研工作，对档案信息进行深加工，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为机关工作和社会利用提供优质服务。（四）监督与指导1.对各部门及所属单位的档案收集、整理、移交等工作进行监督检查，及时发现问题并提出整改意见。2.加强对各部门及所属单位档案工作人员得业务培训和指导，提高档案工作人员的业务素质和工作能力。3.定期组织开展档案工作考核评价，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对档案工作不力的部门和个人进行督促整改。五、档案收集移交工作的监督检查（一）监督检查主体机关档案管理部门负责对各部门及所属单位的档案收集移交工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案收集的完整性、准确性、系统性和时效性。2.档案移交的时间、程序、手续是否符合规定。3.档案管理部门对接收档案的整理、保管、利用等工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查机关档案管理部门定期对各部门及所属单位的档案收集移交工作进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期抽查机关档案管理部门不定期对各部门及所属单位的档案收集移交工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查针对档案收集移交工作中的重点问题和薄弱环节，机关档案管理部门组织开展专项检查，确保档案工作规范有序进行。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，机关档案管理部门应及时向责任部门发出整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真落实整改措施，并将整改情况及时反馈给机关档案